突发疫情期间公立医院防疫物资内控管理分析

●韩海平

近年来，随着市场经济的飞速发展和医疗卫生体制改革的不断深化，公立医院面临的各种挑战与风险不断增加，尤其面临突发公共卫生事件应急管理过程中，强化医疗机构内部控制尤为重要，不能因突发而无序，不能因紧急而无规，它是医院一项重要组织制度，是确保医院安全有效运行的关键，是医院实现规范化、系统化、科学化管理的重要保证。

一、对医院内部控制的理解

医院内部控制是一套比较完整的内部管理体系，是保障医院规范有序、科学高效运行的有效手段，也是实现医院目标的长效保障机制。主要是在风险导向下，从医院实际情况出发，在相关法律法规基础上通过建立单位内部制度、执行程序和管控措施，规范医院运行和风险管理的系统性工程。也就是说，医院内部控制是为医院业务活动风险防范服务的，规范、系统、科学的内部控制体系，对提高医院运营和内部管理水平具有极其重要的推动作用。

二、公立医院防疫期间物资管理存在的问题

公立医院以公益性为根本属性，在其日常业务活动中存在各种风险，尤其在应对疫情等突发公共卫生事件时，为保障人民群众的生命安全和身体健康，公立医院必须无条件服从调遣，正所谓有条件要上，没有条件创造条件也要上，这种紧急情况下非常规地创造条件就会存在非常复杂的风险和问题隐患。

（一）应急物资采买流程不规范

应急采供打破了原有规范的内控流程和管控措施，“应急第一”加大了物资管控风险。

（二）物资采买和使用随意性大

面对突发事件，部分单位在实际工作中突破原有的内控流程规定，出现了随意采买和使用的苗头，甚至“搭便车”扩大采购范围和使用范围，造成国有资产损失和浪费。

（三）物资采购与供应不及时

应对突发公共卫生事件时，及时、有效地物资采买和供应是防控的关键环节，是确保医疗机构防控工作的顺利开展和患者及医务人员安全的重要保障，任何防控物资采供缺失和不及时都会严重影响防控效果，甚至危及生命安全。

（四）物资分配与使用不合理

在防控疫情过程中，防控物资管理是重要环节，也是难点，既不能因过度而造成浪费，也不能因不足而导致缺口，它将直接关系到防控工作取得的效果。

三、防疫期间解决物资内控管理问题的原则

无论何种情况下，医院物资管理内控体系的各个环节都是根据风险管理的需求设置的，是医院风险防控不可或缺的管控环节。因此，即使是在疫情防控期间，医院内控设置的管理流程和管控措施均不能逾越，必须严格执行。但为了应对防疫期间的紧急和突发状况，国家出台了相关政策和规定，财政部《关于做好新冠肺炎疫情防控资产保障工作的通知》及《财政部办公厅关于疫情防控采购便利化的通知》明确规定了疫情防控期间，行政事业单位根据疫情防控工作需要紧急配置救治器械、医药防护用品等疫情防控资产，各部门、各地方本着急事急办、特事特办的原则，可简化资产配置审批程序，建立采购“绿色通道”，在履行必要的内部程序后，快速高效配置。因此，医院需要根据特殊情况，通过及时有效地调整原有的内控程序和措施以满足特殊时期的风险管控需求。可按以下原则灵活执行医院的防疫物资管理内控规定。

（一）简化业务审批流程

正常情况下，医院业务的办理都是严格按照医院审批权限规定，是由经办部门提出申请，业务相关部门或归口管理部门根据部门职责对业务办理提出审核意见，由业务主管领导进行审批，涉及“三重一大”事项的还须履行集体决策程序。而特殊时期，防疫物资管理相关的业务决策应更加便利、快捷和高效。可以从风险管控和效率提升两个维度考虑，对于非“三重一大”事项，建立由各部门负责人和单位领导组成临时工作小组，业务的决策审批直接由临时工作小组进行，不再执行原有的部门逐层流转和领导逐级审核或审批程序，减少审核批准的业务环节，缩短审批时间。对于“三重一大”事项，在临时工作小组决策后，由单位相关议事决策机构进行集体决策。

（二）调整业务审批形式

正常情况下，医院办理业务应当严格按照内控流程和控制要求执行，经各个环节的书面审核批准后方可办理。而疫情防控的特殊时期，可根据业务紧急情况相应简化审批形式，在网络条件允许的情况下，借助微信、视频会议等方式审批后先行办理；对于网络环境不畅的情况下，灵活采取电话审核批准的方式。需要强调的是，无论采用哪种方式，事后均需对业务决策过程进行记录，补充完善相关资料。

（三）做好相关业务记录

疫情防控期间，各种紧急和突发的情况较多，医院做好防疫物资管理相关业务的记录及其档案资料的管理尤为重要，应做好痕迹管理，凡事可追踪、可溯源。

四、公立医院防疫物资内控执行具体措施

（一）建立健全应急采购内控机制

医院应当成立相应的应急采购领导小组和监督小组，应急采购领导小组由院领导亲自牵头，负责医院应急采购实施的组织领导；监督小组由医院审计、纪检等部门组成，纪检部门要进行监督检查，相关职能部门应积极配合应急采购的实施工作。应急采购应以集体研究、讨论、决策为原则，以安全、高效、满足防控救治为目标，确保采购过程公开、公平、公正和规范。

（二）简化应急物资采购审批程序和审批形式

医院成立物资管理工作小组，小组成员可由物资管理部门、采购部门、单位业务主管领导组成。由物资管理工作小组的工作模式替代医院原有的部门联审和领导逐级审批的模式，简化审批流程，缩短审批时间。在审批形式上，工作小组成员可通过钉钉办公平台或建立微信群等形式发表意见，及时响应物资采购工作需求，快速做出决策。

（三）统一应急物资采购与分配

医院应分别对物资采购和管理实行责任明确的归口管理。因防疫物资管理涉及医院感染防控方面的特殊要求，应由医工、采购、感控、医务等相关部门共同制定防控物资领用管理办法，便于物资管理部门根据管理办法并结合物资收、发、存情况编制采购计划并提出采购需求，由采购部门统一实施采购，避免出现多头采购、过度采购或采购缺口的情况。

物资管理部门应根据相关部门提供的各部门的工作职责和人员数量，按照防控物资领用管理办法合理发放防疫物资，避免出现物资发放过度或缺口的情况。同时，各部门明确指定专人负责物资领用，避免出现人人可领、随意领用的现象。

（四）做好应急防疫物资使用记录和备查登记

资产管理部门应规范物资管理，建立疫情防控资产登记台账，做好疫情防控物资的验收、保管、领用、报损记录，严格领发登记，详细、准确记录领用物资的名称、规格型号、数量、领用部门和领用人，领用人需在物资领用台账上签字确认。同时，各部门物资领用人员应做好物资发放记录等相关备查登记。

综上所述，疫情防控期间，医疗机构的物资管控会受到很大影响，面对疫情考验我们要以尊规守矩为底线，应当在符合国家有关规定和单位的实际情况下，随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高，不断修订和完善内部控制制度。在突发事件或紧急事项面前，依据及时了解和掌握的新政策，梳理管控流程，制定可实施的细则，确保资产安全完整并发挥出最大效益。