公立医院会计档案管理研究

●李风芹 崔慧婷 肖燕霞 张少萍 王靖旭

一、公立医院会计档案的含义及分类

公立医院的会计档案是医院在会计活动中自然形成的, 并按照一定规律保存备查的会计资料；公立医院会计档案作为医院会计信息载体，是记录医院经济业务的重要历史资料和反映经济发展的重要证据；它不仅是医院管理者总结医院经营管理经验的重要参考资料，还是上级主管部门、税务部门、财政部门或者第三方审计部门检查医院遵守各项财经纪律情况的书面证明。公立医院的会计档案按照其内容分为会计报表、会计账簿、会计凭证等会计核算专业资料；公立医院会计档案根据保存形式分为纸质化会计档案和电子化会计档案。

二、公立医院会计档案管理的重要性

1.公立医院会计档案是为医院管理者提供数据资料的基础。医院根据会计档案的有效数据信息，对不同期间的数据进行纵向对比与分析，找出一定时期医院经济发展的规律；对同一期间的数据进行结构性分析，找出重点指标的结构比例变化，进一步分析促进医院发展的有利因素或者影响医院发展的制约因素，为医院领导决策提供有力的数据理论依据，有利于医院管理者为医院制定有效的战略目标。

2.公立医院会计档案管理有效促进医院财务管理水平的提升。会计档案管理作为医院财务管理的重要组成部分，其管理水平从某种程度上体现着医院的财务管理水平，二者相互影响，互相促进；精细化、高效率会计档案管理对医院财务管理起到了积极推动与促进作用，进而提升了财务管理的水平。

3.为公立医院面对各种经济审计及检查提供强有力的数据支持。当前形势下，公立医院领导离任面对任职期间经济责任审计，医院三甲复审需要提供财务相关资料，主管部门对医院的财务报表及医院财务收支需要审计事务所第三方审计部门出具审计意见。同时，医院还要接受财政部门财政资金项目的绩效评价及税务部门的税收查证等检查，医院的会计档案为各种审计、查证、检查提供了重要的依据和凭证。

三、公立医院会计档案管理存在的问题

1.医院领导对会计档案管理的重视程度不够。医院领导主要抓医院财务资金流向等管理，忽视对医院会计档案的管理，对会计档案管理从思想上重视程度不足，造成医院会计档案整体管理水平落后，会计档案利用率较低。

2.医院会计档案缺乏统一管理，影响会计档案质量和利用效率。目前，医院对会计档案的管理缺乏统一性，信息化程度较低，有些甚至还停留在手工收集阶段，影响了会计档案数据的利用效率，降低了会计档案的质量。

3.公立医院会计档案管理人员层次偏低，管理理念落后。医院领导配备会计档案管理人员比较随意，如存在学历偏低、年龄偏大、信息化技术掌握程度偏低、个人综合素质不高等“短板”，管理理念落后，难以适应信息化时代医院会计档案管理的高标准要求。

4.公立医院电子会计档案保存缺乏完整性。2016年1月1日执行的新《会计档案管理办法》（以下简称《新办法》）确定了电子会计档案保存的合理性、合法性。公立医院对电子会计档案的重视不足，又加上电子会计档案合法性确定的时间相对较晚，导致医院电子会计档案的保存缺乏完整性、数据量不足，在目前大数据时代，影响会计档案的利用效率。

四、公立医院会计档案管理的策略

1.医院领导要重视医院会计档案的管理工作。医院不仅应当按照规定设置独立的档案管理部门，负责对医院会计档案统一管理，作为会计档案管理工作的组织保证，医院同时还须配备高层次复合型档案管理人员，所谓高层次复合型档案管理人员，是指既懂财务知识又熟悉信息技术与管理的复合型档案管理人员，为医院会计档案管理提供必要条件。这样不仅保障会计档案管理的统一管理和完整性，而且大大提高了医院会计档案管理水平和使用效率。

2.医院应采取有效措施，逐步提高会计档案管理人员整体素质。医院要定期将会计档案人员派出参加培训，提高会计档案管理人员的业务素质和知识水平，并创造条件吸引有专业技术技能和知识水平人员参与到会计档案管理工作中来，整体提高医院会计档案管理人员水平。

3. 加强医院电子化会计档案的管理。目前，95%以上会计数据都是以电子形式呈现，《新办法》对电子会计档案进行了合法化的确定，从制度上弥补了电子会计资料保存、归档的空白，是会计档案管理的巨大进步。医院会计档案作为公立医院经济活动主要“记录者”，其管理模式理应跟上信息时代发展的要求，逐渐向电子管理模式方向迈进。电子会计档案作为新生事物，其发展必然遇到许多这样或那样的问题，会计档案管理人员要有足够的思想准备，防范电子会计档案可能发生的风险，保证其安全性与完整性。

五、公立医院会计档案管理的实践思路

1.建立医院《会计档案管理办法》。医院应根据《中华人民共和国会计法》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等文件规定,制定医院《会计档案管理办法》，其内容包括医院会计档案的种类、医院会计档案的立卷、医院会计档案的保管及会计档案保管时间、医院会计档案查询与借阅、医院会计档案的销毁等一系列规定，从制度上保证会计档案的管理条件。

2. 财务部设立专门的档案管理岗位。医院财务部设置专门的会计档案管理岗位，配备高水平档案管理人员，负责在会计档案移交到医院档案部门前财务部门会计档案的收集、保管、查阅、移交等管理工作。

3.医院设立专门档案管理部门，配备高水平档案管理人员。医院不仅设置专门的档案管理部门，同时还应配备高水平的档案管理人员；医院高水平档案管理人员不仅要熟练掌握档案管理的相关知识，同时还需要具备财务会计知识和电子信息化技术。

4. 医院应加强会计档案人员培训，促使会计档案人员与时俱进，跟上时代经济与信息发展的步伐，不断提高会计档案管理水平。医院通过培训不断提高档案管理人员的水平，强化会计档案的管理的意识，从而提高大家对会计档案的重视程度，进一步加强会计档案的管理力度。

公立医院要做好医院会计档案管理与应用工作，需要医院会计档案管理人员认真思考、积极探索、不断研究，努力提高公立医院会计档案的管理水平和电子会计档案的利用效率，会计档案的管理工作任重道远，永远在路上。