加快信息化建设提升医院会计档案管理水平

●李 倩 于 蔚 张少萍 崔 欣

2015年12月11日，国家财政部、国家档案局令第79 号文《会计档案管理办法》，创新地提出会计档案包含电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。医院信息化建设的先进程度，直接影响着医院档案管理的电子化进程。

一、.公立医院会计档案的内容

（一）公立医院会计档案的基本内容

2015年，国家财政部、国家档案局令第79 号文《会计档案管理办法》（2016年1月1日执行）提出新办法下发了会计档案管理的内容及范围。

公立医院会计档案是指公立医院进行会计核算处理过程中接收和形成的会计数据资料，它记录和反映公立医院经济运行情况，具备存储和保管用途价值。公立医院会计档案包含记录医院经济运行的文字、图片、表格等形式各异的会计数据信息，也包含信息化环境下通过计算机及其他电子设备形成的公立医院电子会计档案。

《会计档案管理办法》第六条，明确列示了需要归档的会计资料内容。公立医院会计档案管理的内容主要包含：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、预决算报告等等。

《会计档案管理办法》第八条强调，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

新的会计档案管理办法首次明确提出电子会计档案管理，从制度层面予以明确，为档案信息化建设的加速发展提供政策依据，为将来公立医院会计档案管理指明了道路与管理方向。

（二）体现公立医院医疗卫生行业特性的会计档案内容

我国公立医院由政府投资举办，是体现我国医疗卫生事业性质的重要载体。党的十七大报告对公共卫生服务做出了明确定位，即公益性为基础，同时，公立医院承担着政府的部分福利职能，要把人民群众的利益、社会效益放在第一位，不以营利为目的。

我国公立医院在承担基本医疗服务和公共卫生服务职能的过程中，在履行医疗、教学、科研、预防、保健、康复等功能的过程中，留存了大量反映公立医院医疗卫生行业特殊属性的会计档案资料。这些特殊属性的会计档案，是医疗卫生与财务会计互相融合的产物，是有别于其他行业的体现医疗卫生行业特性的会计档案。它主要包括：反映医保执行情况的文件及结算状况的明细账；反映医疗服务价格改革和执行情况的上级文件；反映科研立项、使用、结算情况的科研经费管理明细账；反映公立医院全面综合改革的药品取消加成、医用耗材取消加成等政策文件；反映公立医院预算执行情况的预决算报表、预算批复等。

二、公立医院电子化会计档案的重要性

（一）提升医院管理水平

信息化环境下的会计档案，运用科学有序的管理手段，能极大提升会计档案处理效率、提高会计数据精确率，有效缩短无序的工作时间，提升档案管理的及时性，减少人力物力财力的消耗、降低人力资源成本支出。会计档案的管理，是财务会计数据信息与档案管理融合的产物，是医院机密管理的重要内容。提升会计档案电子化、信息化，打破“信息孤岛”，更加有利于职能部门科室之间进行相关数据查阅、共享，能有效提升医院整体管理水平与质量。

（二）丰富档案存储类型，保障医院运营安全性

传统的公立医院纸质会计档案的存储类型为会计凭证、会计账簿、财务会计报告及银行余额调节表、纳税申报表等等，信息化建设下的电子会计档案中不仅包含以上类型会计档案，还含有计算机电子设备形成、传输和存储的电子数据及磁介质中存储的电子数据。丰富的电子存储档案是纸质会计档案的有效补充，在处理医院内外部经济合同纠纷、医患纠纷、重点税源查证监控、医疗服务价格改革、医保支付政策调整、医用药品、耗材取消加成改革、等级医院评审复审等事项方面提供重要详实的依据，有着不可比拟的优势。为保障公立医院整体运营的安全性、完整性，提供了重要的保障。

（三）提高医院风险防控能力

信息化条件下处理系统，在公立医院的药品、医用耗材物资采购管理、基建工程管理、门诊收款、住院收款结算、医保垫支结算等日常运用过程中产生了大量的财务相关信息，建立了从会计原始凭证、记账凭证、各类总账、明细账、日记会计账簿到财务会计报告过程的符合内部控制规范的风险管控制度流程。实现了医院医疗、教学、科研、预防、保健、康复业务流程与财务会计业务流程的无缝衔接，减少中间过程的人员干预，确保了会计信息的完整性、真实性，同时降低了人力成本、提升了工作效率与工作精度。信息化条件下的电子会计档案处理流程，引入医院风险控制制度。从传统的事后监督转向事前预防、事中控制、事后监督，全流程全过程的会计监督检查能及时获取医院经济运行过程中的风险点，有利于医院进行多层次、全方位的风险管控，提升医院风险管理的时效性。

三、公立医院提升会计档案电子化的建议

（一）完善医院档案管理架构

目前，多数公立医院档案管理工作得不到领导的足够重视，信息化水平低下，工作效率低下。院领导尤其是院长要高度重视医院档案的信息化建设，认可医院档案电子化发展为医院管理、医院运营带来的重要意义。完善医院的组织架构，设置专门的档案管理部门，并下设财务会计档案管理小组。组织架构的完善，从医院管理的全局观出发，统一思想，敦促医院管理者及各职能部门、临床科室认识到医院会计档案的信息化管理内容涉及医院经济运行的全过程，与医院的整体运营同等重要，能有效提升医院管理的精细化，确保医院安全、完整、持续运营。

（二）加强会计档案管理人才培训与配备

医院的会计档案是医院医疗、教学、科研、预防、保健、康复等业务与财务会计融合的产物。医院实施信息化的电子会计档案管理，需要更加专业的人才，不仅要具备传统的会计档案管理能力，还要适应信息化建设下的电子化计算机能力。传统的会计档案管理人才除了具备基础的档案管理专业素养，还需要具备一定的财务会计专业素养、医疗卫生行业基础知识素养等。信息化环境下，医院要加大对现有会计档案管理人才的大数据信息化、计算机运用能力的培训，提升现有管理人员的信息化、电子化素养以适应新形势下的会计档案管理。同时，医院要兼顾现状分批、分层次地引入专业的公立医院信息化会计档案管理专业人才，补充到现有的公立医院会计档案管理团队中，提升整个会计档案管理队伍的专业性。

（三）完善会计档案管理的内控流程

会计档案管理作为医院管理的重要组成部分，是医院整体内部控制过程的重要控制内容。会计档案作为医院管理的重要机密，在信息化条件下，要严格执行医院内部控制管理规定。在系统的流程设计环节引入内部控制思想，减少人为干预，降低并消除业务流程与会计信息产生流程过程中可能产生的风险。同时，信息化条件下，要实行严格的会计信息系统准入授权，对不同岗位、不同职级设置相应的准入权限，做到不相容职务互相牵制，确保电子化会计信息的安全性、完整性。最后，信息化大数据环境下，要确保信息系统的安全稳定性，不受外来攻击，从内部控制流程上保障系统的安全，防范信息系统的风险也是提升电子化会计档案管理水平的重要内容。

电子化发展是未来公立医院会计档案的发展方向，它能有效提升工作效率、降低人力成本消耗、提高数据处理的精度与速度等等。加强公立医院信息化建设，以适应社会大数据时代的快速发展，从而提升公立医院电子化会计档案管理水平，提升医院整体精细化管理能力，促进医院的安全、完整、可持续化发展。