基层档案管理信息化改造方法研究

◎韩婧

各类档案管控项目是各个企事业单位日常管理项目之一，各个相关企事业单位需要关注目前采用高新科技达成档案管控工作方式的变更，常规的档案管控作业任务相对来说比较依赖手工作业方式，档案材料的归档整理效率不高，档案材料的归类和调整任务的执行效果需要进一步加强，管理工作数字化体系建设进程推进程度不足，档案陈列室内部相关的电脑、打印机等办公设备比较陈旧，有关信息化建设的支持力度不足，档案材料的整体性需要更深层次的提升。

一、档案材料数字化系统建设的优势及未来前景

1.信息化系统的优势。目前国内基层企事业单位的档案材料的归档整理作业仍然处于相对原始的级别，相对来讲还属于依靠人工为主的方式，以人工为主的归档整理工作很难在较短的时间内提升档案管控的效果。档案数字化搭建的明显特征为档案材料的信息化和参数化，许多档案材料经过复印及扫描等运作方式变成数字文档。档案材料的数字化管控能够让档案管控愈加清晰明朗，档案材料的保密性较好。档案数字化管控能够让某些档案材料被拷贝及共享，执行比较便捷，能够给许多工作的推进带来方便，愈加凸显相关档案材料的实用意义，提升档案资料文档的使用价值。

2.信息化系统的未来前景。国内各企事业单位现阶段一般都比较注重档案归档整理工作的推进，很多企事业单位在办公条件信息化领域都取得了较大的进步，所以，档案材料数字化工程的推进也顺理成章。现阶段，世界上多数国家均着手在档案材料归档整理数字化层面实行了大量的探索，非常多的档案资料归档整理方面的工作者会借助领先的互联网解决方案增强档案归档整理的便捷性。今后档案资料数字化搭建工作将朝着整体化、信息化、加密化的趋势演变，电子档案资料要保证其安全性，要重视做好设备的安全保护，做好硬件设备的稳定运行，定期对计算机和扫描仪进行维护和保养，部分保密等级较高的档案资料要严格按照要求进行管理。

二、档案归档整理数字化系统搭建的必要性

1.提升常规的档案归档整理方式。相关基层企事业单位的日常工作内容一般来讲基本上即为档案归档整理作业，不过目前来看，相关档案管理单位的档案归档整理工作方式还停留在比较传统的层次，办公装备相对陈旧，相关配套设施推动进程相对滞后，常规的纸质的档案材料归档整理方式会造成档案材料长时间存放后可能腐烂或丢失，并且纸质材料容易遭受气温、空气湿度改变的损伤，长期存放有可能产生的风化等弊端。档案资料数字化系统搭建能够转变常规的档案归档整理模式，是对档案归档整理作业方式的重大升级，把纸质档案材料升级成为数字化档案材料，该方案有利于针对档案材料最大限度的保护，使用较少的存储设备就能够存放海量的档案材料，能够确保档案材料的整体性和连贯性，查找资料相对便捷。

2.提升档案材料的应用价值。相关档案归档整理工作中保存了许多的材料和票据，相关材料均为企事业单位业务开展的重大根基，同时也能作为相应的企事业单位重大决定的主要依据，提升档案材料的使用速率就是重要的内涵。高端的数字化解决方案投入在档案归档整理中，使用领先装备把纸版档案材料转化为数字文档，针对档案材料的数字化处置能够把数字文档存储在电脑中，提升资料的保密性，缩减档案归档整理造价，提升档案的使用效果。

三、基层单位档案归档整理产生的弊端

1.针对档案数字化系统搭建缺乏关注。某些企事业单位针对档案归档整理数字化系统搭建缺乏关注，特别基层单位的某些档案部门等，档案数字化系统搭建相对落后，某些基层单位甚至没有建立独立的档案室，只是办公室兼管档案材料，很多数字化装备没有购置，管理者思维和理念较为落后，很少主动去搜集档案资料，搜集的档案资料不够完整，档案管理的效率有待提升。

2. 档案材料数字化系统缺少专门人才。档案材料数字化系统搭建必须要有专门的人才作为支撑，现阶段档案材料数字化系统搭建过程中出现的一类明显弊端是缺少专门的高端人才及档案归档整理专门人才，许多档案归档整理人员均为办公室其他工作人员兼职，极少有档案归档整理相关专业毕业生负责此类业务，他们缺少相关专业常识，针对于高端的装置无法熟练使用。

3.档案资料归档整理基本装置需要提高。现阶段许多领先的技术手段逐步投入在档案归档整理过程中，档案数字化归档整理必须依靠相对高端的装置，然而，基层单位档案归档整理机构基本装置搭建相对落后，某些档案资料室只有一部电脑，打印装备配置缺乏，档案材料的归档、查询、提交全部都依赖手工操作，归档整理效率不高。

四、档案材料数字化系统搭建的合理方案

1.强化针对档案归档整理的关注。基层企事业单位需要关注档案材料的数字化系统搭建进程，需要关注高端解决方案的使用，档案归档整理任务要跟上时代发展，凸显新时代进步的特征，档案归档整理工作者必须关注档案归档整理的关键效果。若要提升档案归档整理数字化信息的搭建能力，首要由思想上实行调节和转变，必须意识到档案归档整理采用信息化解决方案亦或数字化解决方案的优点和必要性。

2.增大财政投入提高档案材料数字化基础设施系统搭建。基层企事业单位档案归档整理机构需要增大财政扶持力度，搞好档案材料数字化基础设施体系搭建，购买必要的电脑、打印设备、扫描装置等装备，搞好硬件和程序的研发和使用，增大财政投入建造档案资料室，确保档案保存的温湿度限定在某一特定区间内，为档案材料的存放带来合适的条件。档案材料不但包含纸版资料，还有电子文件和资料，要做好纸质档案的保存，避免其受腐蚀和损坏，电子资料的存储也至关重要。

3.保证档案归档整理数字化安全。多数档案材料是具备非常高保密级别的，多数档案材料不可轻易带出资料室，数字档案的保密归档整理特别关键，必须防止黑客入侵电脑系统盗取有关材料，同时需要防止电脑病毒对电脑装置的损害。所以，必须完善互联网安全系统，使用者需要通过用户名密码才能够进入对应的系统，防止绝密材料流失。

五、结语

综上所述，基层企事业单位档案归档整理数字化系统搭建依靠高端的数字互联网解决方案，必须得到有关部门的关注，需要提升档案资料归档整理工作者的素养和业务水平，确保档案采料的安全，提升档案归档整理工作效率。