公积金归集档案管理工作浅析

文| 杨 斌

住房公积金档案泛指住房公积金业务办理过程中产生的各种历史记录，住房公积金业务分为归集、提取、贷款三大类，随着业务创新，业务量的增加，业务种类的越来越多，业务档案的管理工作也面临更高的要求。本人作为归集处室档案管理人员，在工作实践中有一些心得体会和研究，与同行共同探讨。

归集业务档案的种类

归集是公积金业务的源头，归集上量才能有利于提取和贷款以及后续的还贷业务的开展，我市归集业务档案种类2014年以前以开户缴存，职工信息变更，年度基数调整，错缴调账，异地转移为主，2015年以后随着公积金业务的创新和发展，增加相关的异地贷款审核，非正常业务报批，法院冻结及解冻、异地转移接续单、暂存代理开户等相关业务。随着归集业务的倍级增加，相应的档案种类越来越复杂，归集处室的业务档案管理归类工作的重要性日益凸显。

归集业务档案的作用

1.是住房公积金管理规范化的基础。住房公积金为缴存人所有，牵扯到广大职工的切身利益，归集业务涉及单位开户缴存，比例调整，职工账户转移，年度结息等信息，归集业务档案作为相关业务的载体，为管理规范化打好基础。

2.是职工维权的依据。随着职工维权意识的增强，公积金归集档案对缴存人作用越来越重要，因为归集档案全程反应了职工缴存额度、缴存时间、缴存基数的变化，是缴存人公积金缴存情况的真实反映，当职工与用人单位因缴存额度存在纠纷和争议时，开户资料以及缴存变更原始资料可以为职工提供合法有效维权依据。

3.是构建缴存单位诚信体系的重要组成部分。公积金开户缴存档案较全面反映了缴存开户单位营业范围、社保，基本账户，法人，职工等的真实情况，足额按时为职工缴纳公积金是开户单位应尽的职责和义务，一些小微企业（低于5人）钻归集制度的漏洞，贷款成功即办理封存停缴，客观上形成骗贷嫌疑，针对这种情况我们在单位开户缴存档案中对一些小微企业，为防范缴存风险增加缴存承诺书，承诺按时足额缴存公积金，并建立诚信档案，便于跟踪调查。

归集档案管理存在问题

随着公积金事业的发展，归集业务量和归集业务种类越来越多，实际工作中对归集业务归集档案的管理有了更高的要求。本人梳理一下存在的主要问题：

1.缺少统一规范。目前归集档案的管理是学习相关处室，对资料的归档，目录，封皮没有统一要求。

2.管理不专业。公积金归集档案是单位全部档案的一部分，不能专业专职管理，本人就是到归集处工作后在完成相关工作后抽空学习同类处室，不断摸索和请教同事来进行归集档案的归档管理工作。

3.配套设施不健全。归集档案的归档工作是在现有办公场地完成，无法达到标准的档案保管和存放要求。另外归集业务因其特殊性存在系统操作明细导出困难以及导出明细与实际办理业务顺序不符的问题使有些归集档案建档困难，无法合理排序并列出明细。

4.利用率不高。归集档案查询使用大部分是职工与单位发生纠纷时，也有少数是为了核对业务原始数据，稽核业务。

加强归集档案管理的几点建议：

1.加强硬件设施建设。使用和建立专业规范的档案柜，档案室（存在一定困难），使其保管环境达到“八防三无”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠、无霉变、无遗失、无差错），提高档案管理水平。

2.加强对档案管理工作的重视程度。归集档案是维护缴存人合法权益的重要依据，公积金中心提供合法有效原始依据保护缴存人合法权益是职责和义务。因此保存并管理好归集档案也是一项重要工作，档案管理人作为具体工作承担者担负者重要责任。

3.规范管理归集档案。建议建立完善的规章制度，定期进行培训和交流，使市本级和各管理部按照统一模式管理（分类、整理、排序、装订等），以适应不断变化的归集业务。

4.建议提高归集档案的数字化管理。2018徐州公积金中心业务系统升级，提取和贷款的电子档案已经配套成熟，而归集档案因归集业务的特殊性，目前除开户缴存业务目录明细可以导出与纸质档案配套归类，其余信息更正、年度基数调整、异地转移尚不能同时导出数据，相关业务资料归档后没有便捷的明细导出，不利排序查询建立索引，建议领导和信息处重视对这块程序的改进。

5.充分发挥归集档案的社会功能。建议拓宽归集档案服务范围，完善缴存人历史缴存信息，让缴存人通过相关的服务平台（微信、支付宝、网站、个人网厅）可以方便查询调用，让缴存人对自己的缴存时间、缴存基数、缴存额、提取额、余额清楚了然，让归集档案不仅用于调查取证解决纠纷，而且能帮助缴存人合理规划购房还贷，让职工缴的放心，用的舒心。以上是本人在归集档案管理工作中的一些体会和思考、对问题的建议、解决办法，其中一些建议已经得以实施并取得良好效果，现总结出来与广大同行切磋探讨。