精益生产理论在企业会务工作中的应用探讨

◎李婧

伴随着社会和经济的快速发展，各行各业间的沟通与交流越来越频繁，企业之间的竞争也愈来愈激烈。会议是企业发展中非常重要的活动之一，包括决策、控制、协调和教育等功能，在企业的生产经营管理活动中发挥着极为重要的作用。企业应当加强对企业会务接待工作的重视，实行精益管理方式，科学、规范、高效地完成每一次会务接待工作。基于此，文章阐述了企业会务接待工作的相关内容，然后探讨了企业会务工作中存在的问题，并就精益管理理念在企业会务接待工作中的应用展开了简要分析。

一、会务工作的概念及其作用

会务工作是办公室工作的重要组成部分，同时在企业日常运营中也承担着沟通与交流的功能。企业中的会务类别非常多，比如办公会、晨会、例会、座谈会、交流会、评审会等。通过各类会议，能够进一步贯彻企业的战略决策，统一内部思想，提升企业的内部凝聚力，所以，会务工作在企业的日常管理中起着非常关键的作用。

企业会务工作不但能够实现内部管理的上通下达，同时还可以实现内部与外部的良好沟通，最终实现各个部门之间的协调和配合，同时也是企业领导层向下灌输决策和理念，员工向上反映建议意见的重要渠道。从某种程度上来讲，企业会务工作质量直接关系到企业的经营发展状况。

二、精益生产理论应用于企业会务工作的必要性

精细化管理理论最早起源于日本。它是对社会分工进行更进一步的精细化划分。这一理念，符合我国当前大力倡导的工匠精神，也是现代管理理念的重要一环，还体现出了对工作质量的高品质追求。随着精益生产理论的快速发展，如今，它已经变成一种现代先进的管理理念、企业文化和工作标准。在管理的过程中，不仅强调需要应用专业化的管理手段，系统化的管理模式，还需要建立在数据化和信息化的基础上，将管理的重点放在服务对象上，强调管理效率，注重给服务对象带来良好的管理体验。经过系统的、专业的精细化管理，有效节约应用于管理的时间与精力，达到提高管理效率的同时减少管理成本的支出。将精益生产理论引入会务工作有利于更加科学规范地开展会议接待工作，也有利于优化完善会务相关管理办法，提高会务工作的服务质量和工作效率，从而提升企业整体组织管理和服务水平。精益生产理论在会务工作中的运用是使会务工作适应当今社会专业和精细化发展的新形势、推动会务工作从粗放型管理向精益化管理转变的必经之路。

三、企业会务工作中存在的问题

企业会务工作中存在的问题大致包括以下几个方面：

1.会前准备工作不够充分和细致，易出现遗漏和疏忽之处。一般来讲，会议在召开之前应当先拟定筹备工作计划书或筹备工作方案，然后召集会务工作人员召开工作协调分工会，对会议的种类、规模、范围等予以明确，对会议的流程、安排、环节等予以布置，做到分工明确，责任到人。否则，很容易出现会务细节的疏漏或工作安排的漏项，使得会务工作人员之间信息不对称、会务工作前后脱节、甚至不能顺利进行会议等诸多麻烦，严重影响会务工作质量。例如：下发通知后，没能及时确认更新与会来宾的准确行程，直接导致用餐、用房、车辆预定的失误；打印席卡时，出现与会人员名单中姓名拼写错误、人名与职务不对应等现象；与会人员入场时，未安排好入场引导，导致人员入场时间长、会场嘈杂无秩序，影响会议按时召开，给参会人员造成诸多不便。

2.会议开展过程中，会务工作人员未能做好现场秩序维护和服务保障工作。会议开展过程中，是最能直接考验会务工作人员应急反应能力的环节。因为你准备的再充分也不能完全预料现场会发生什么，各种突发状况都会在第一时间反映在现场会议中。例如：会议进行过程中，发生设备故障、议程调整等突发状况时，工作人员未能在现场快速发现、处理或调动应急预案，进程会被打断、会场会出现“冷场”的局面；有时，参会人员由于特殊情况晚到或早退，会务工作人员没能及时的引导和安排，导致参会人员在会场中来回走动无法落座，严重影响到会场的纪律和秩序。

3.会后未能及时交流总结和反思。一般来讲，会议结束后，应当及时总结经验、吸取教训、提出改进措施。会议的结束并不意味着会务工作的结束，每场会议都有值得保持和发扬的经验，也有需要改进和反思的不足之处。会务工作每总结一次，下一次的会议管理服务水平就提高一点。日积月累的交流总结和反思，可以加速会务工作达到行云流水，高质高效的最佳状态，极大地提升公司整体的会务服务管理水平。如果每次会议只是按照会议议程草草收场，那么会议管理服务水平将停滞不前，甚至导致恶性循环。

4.会议名目繁多。有些企业热衷于开会，大事小情都希望通过会议来解决，导致出现“会山会海”的情况，会务环节设置过多，时间长、效率低，会务工作人员接待压力大，会议整体质量不高，间接导致会务费用成本大，支出多，与“精简、高效、节约办会”的原则背道而驰。党的十八大以来，中央要求精简会议、改进会风，提高会议效率和质量。习近平总书记在2014 年“5.8”中办讲话中强调“五个坚持”，要求无论办文、办会、办事，都要一丝不苟、严谨细致、精益求精。精细化办会，把每一个环节做细、做精，力求每一次会议高效、圆满。

四、精益生产理论在会务工作中的实际运用

1.“精益”的目的分析。精益中的“精”字的内涵为完美、精确，其中的“益”字则是利好之意，意思表述为追求极致。在会务当中应用精益理念，主要表现在组织策划的精心、会务工作的细致开展方面。会务工作涉及多个环节，且内容细节众多且分散。要高效完成会务工作的首要任务是制定可行性高的方案，此时体现的是精益中的“精”这一思想理念。在会务开始前，工作人员要进行详细、全面的工作方案的制定，确保内容涵盖会务工作的方方面面，既要合理进行经费预算，也要详细进行会议现场勘察，要对与会人员的座位进行安排，并明确参会人员名单，选择适合的方式通知参会，还要对会议的流程进行细化。同时，还要准备席签与会议材料，采购会议召开所需的各种物资。此外，还要精心布置主席台，调试灯光、音响以及摄影设备，安排会议引导及礼仪人员，对参会人员的食宿、交通以及会务召开时的新闻发布等内容进行详细规划。确保工作计划内容详细、全面，不可遗漏任何一项工作。

“益”这一理念主要体现在会议召开全程中的各个环节当中，要确保任何一件小事都要完美完成，任何一个细节都到精细安排，确保工作质量，从细节之处彰显工作的精细化与优质化。

2.精益生产理论在团队的运用。精益生产强调“团队工作法”，要求团队中所有的工作人员都要对团队的决策以及执行起到作用，从而确保工作成效。参与会务工作的所有人员是一个整体和团队，他们的工作目的就是为了确保会务工作的顺畅开展。对于会务团队来讲，“精益”主要体现于下面两个层面：

（1）目标要精，团队中所有工作人员都应该秉承着认真、负责的理念，心往一处想，劲往一处使，互相帮助，勤于沟通，以精品工程为工作目标，严格要求，确保会务工作质量；另外，需要注意的是，所有人都要服从管理，假如团队工作人员各行其是，那么即便做好了自己的工作，也必然会影响整个会务工作的高效、顺畅开展。所以，在会务工作执行中，要绝对服从安排，通力协作，为高质量会务工作的完成打下基础。

（2）落实要精，在会务工作开展前一定要制定详细的计划和规划，编制出细化的工作流程，将责任落实到人，团队中每一个人的任务和职责都要进行细化，从而保障各个会务环节能够实现无缝衔接。对于不清楚、不明白、不理解的地方要及时请示，绝不擅作主张。对于关键细节，一定要多人核对，多次检查，不放过一个疑点，不遮掩一个盲区。确保工作没有漏洞，任务没有漏项，人员没有漏位。甚至很多大型会议在举办之前都会进行“演练”。虽然只是“演练”，但会务工作人员依然要正确的对待且全身心的投入，因为“演练”有助于提早发现和解决会务工作中可能会出现的各类预想不到的问题，同时，使得会务工作人员更加清楚自己在团队中的角色和所承担的任务，更有利于正式会议的顺利开展。另外，在落实会议组织工作时，会议的形式也是可以灵活变动的，并非一成不变。例如：今年爆发的新型冠状病毒肺炎具有极强的传染性，那么在组织会议的时候应该多选择视频会议的形式。如必须进行现场会议时，会务工作接待人员要注意座位的隔离、采取分餐制，并且准备口罩、酒精、洗手液等防疫用品，确保会议正常、顺利、安全举行。3.目视化管理的运用。

所谓目视化管理，在精益生产理论中指的是工作人员要依据自身的视觉感知进行分析和判断，目视化管理也就是强调要重视现场的情况，运用于会务工作就要重视会议现场的状况，很好地开展会中服务工作，提升现场服务水平。

会务工作开展过程中，服务的质量直接影响着办会的品质，很多会议开展期间都会发生一些突发的情况，面对这种情况，会务工作人员应该时刻警惕，保持清晰的头脑，冷静快速的处理各种突发状况。比如会务人员变动、桌牌修改、议程变化、音响与灯光故障等。在入场阶段，人员较为集中，参会人员对会场熟悉度不足，很容易导致混乱，因此，会务人员要时刻关注场中的情况，积极主动进行引导，确保会场秩序。会议开展过程中，工作人员要时刻关注参会人员的各项需求，并尽可能的进行满足；同时，还要时刻监督会场秩序和氛围，必要时进行提醒，保持会场的安静、有序，面对部分参会人员手机振动或者需要接听电话时，可以友善的提醒并引导场外进行接听。

4.精益生产理论要求“精简办会”。

在会务工作中融入精益生产理论主要是要与时俱进地运用精简理念进行会议的策划与举办。首先，要确保会议预算的清晰明了，应以上一年预算的编制与执行状况为依据进行当年预算的制定，结合企业发展实际、了解当下的经营需求，通过严格的预算审查与批复之后再予执行，以实现各项资源的有效节约，减少不必要的支出，在简洁中突显隆重，利用有限的资金实现会务工作的最优化展现。同时，要对会议的场次及各个环节进行简化，力图时间及物资成本都可有效节约。确保会议效果不受影响并实现工作效率的最大化，进而保证高效、务实的召开会议。如预算申请时，应在确保会议质量的同时尽可能降低产品成本，以既定标准为依据进行酒店、会议室的安排，不可过于奢华；最好在企业内部进行用餐接待，如必须外出用餐也应选择与企业有协议的餐厅，禁止在高消费场所进行用餐接待；应根据与会人员的行程合理进行车辆安排，以减少车辆准备数量，降低车辆闲置率。此外，在宾客接待时，不得布置任何形式的欢迎设施，如悬挂条幅、铺设红毯以及敬献鲜花等欢迎仪式都要严格取缔，此外也不得到机场等处进行与会人员的接送，如存在特殊情况也应尽量安排工作人员自行接送。企业将精益理念融入自身发展的各个环节才可确保其在激烈的市场竞争中立于不败之地。由于会议的重要程度不同，可将会议分成多个处理级别，董事会会议、总经理办公会议以及年度工作会议等重大会议划归为一类会议，以生产、预算等作为主题的专题会议属于二类会议；各个部门之间的交流与沟通会议属于三类会议，除这三类会议以外的其他会议都属于四类会议。不同级别的会议，企业的组织策划与接待规格也并不一致，对会议进行档次划分有利于根据会议类型进行组织策划，可确保各类会议都可圆满召开。

5.精益生产理论要求“持续改进”。

企业在会务接待工作的过程中，需要做到与时俱进，持续完善。随着科学技术的快速发展，企业应加大先进技术的应用力度，将信息化管理模式应用到会议现场管理过程中。目前，很多企业的会议通知都制作了电子版本，可以在多个社交媒体上发送；在会议活动的登记、入场过程中，也不再实行纸质的签名形式，普遍使用会展信息系统整合参会人员的信息，并进行存档，进而将这些信息应用到了会议活动开展的全过程中。这样对于会务人员和参会人员来说，都极大地提升了效率。还有一点值得注意，随着社会的发展，信息的流动速度比想象中更快，对于涉密会议和接待更应严格遵循保密原则，不断提升接待人员的保密意识，加强保密教育，严肃保密纪律。对于会议中来宾的个人信息、日程安排等切实做好保密工作。如有涉及国家或公司保密级内容的信息，必须按照保密工作有关制度严肃执行。

另外，“持续改进”中也强调了一个关键的步骤就是会后认真及时的总结。一次完整的会务工作不应以会议的结束而结束，而是应该在会议结束后召集所有会务工作人员进行总结，并梳理和分析会务工作中的亮点、不足以及问题，并对难点进行讨论，找出可行的解决措施，然后进行复盘，将可能出现的隐患扼杀于下次会议之前。针对其中存在的亮点，要继续保持和发扬，并在其他会议组织中进行推广，从而使会务接待和组织水平持续获得持续提升。

五、结语

综上所述，会务工作是一项细而又细、实而又实，永无止境和上限的工作。在现代会务工作中，精益生产理论的作用越来越被人们所重视和认可，会务工作人员应该深刻、透彻的理解精益生产理论的内涵，并将精益生产理论与会务工作实际相结合，以认真、负责的态度来安排每一场会议，从而确保会议质量，推动企业会务工作水平持续提升。