对事业单位档案归档材料整理的分析

2020-02-28代春超

经济技术协作信息 2020年17期

◎代春超

在事业单位中，通过有效的开展档案管理工作，利于提高事业单位工作效率，作为事业单位档案管理人员，要重视加强档案管理能力，从而才能进一步做好档案归档材料的整理工作。通过明确档案管理归档原则，利于提高归档材料整理效率，基于此，下面进行实践探索，希望分析能够不断提高档案管理工作质量。

一、事业单位档案归档文件整理原则

1.档案保存文件整理的基础原则。

档案，是事业单位日常大小事务以及工作中产生的，其具象化地反馈了单位的实际情况与历史依据。在进行事业单位的档案保存过程之中，要加强文件的整体性处置。例如，文件的正文、批示以及回复，都需要有系统性的规整。针对档案的整理作业，需要强调不拆分进行。各个部门的归档任务，需要针对原有的卷宗进行深入分析，遵循切实利用的原则所出发，保证档案的完整性。如果在规整中出现错误，也需要及时进行调整完善。

2.坚持利于保管和有效利用的原则。

事业单位执行档案整理作业的过程中，需要充分满足档案的安全以及利用的目的。尤其是在当前互联网信息科技力量不断发展的情况下，事业单位要做好电子档的传达工作，在满足信息化的职能转变同时，确保档案利用更为便利、可靠，形成具体的体系。不仅保证档案使用的便利性，更保证档案的使用安全。

二、事业单位档案文件归档整理程序

1.档案的分类。

顾名思义，事业单位中将档案进行分类，指的就是从物理形态上将档案进行保管、排架与存放的工作，做到分层管理的目的。在分类中，第一层即为暗韵的宏观分类，其为规划国家档案室财贸系统，建立各级各类档案室提供理论依据。档案室内的区分全宗是第二层的分类，全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位——案卷。目前事业单位最为主要的分样原则即为上述的方法。

2.档案的整理。

为了更为便于事业单位使用好档案，需要事业单位内部设置专门的程序与方法，来完成规整档案的工作。整理档案并非独立性的业务，而是需要充分与其他的文书处理作业相互衔接，确保每个环节紧密相连。例如，在档案中会存在请示等文件，而在进行档案整理的时候需要保证意见稿、回复等在内所有的文件内容。档案的附件情况也是容易出现疏忽、遗忘的内容，包括合同、协议以及补充条款等，都必须充分的纳入相应的档案袋之中。如果纰漏了一个环节，会导致档案的完整性被破坏，甚至引发部分细节被疏忽，造成事故等问题。

3.档案的编目。

以案卷级整理的项目为例，在不同的档案整理完毕后，需要针对其封面进行编号做好标注，所谓的编号指的是对文件进行目录的引导工作。目前来看，编号需要囊括作者、题目、日期、页数以及备注等内容。广义的编号还会涉及档案的其他内容与编制，档号是管理工作的总编号，其中还需要将保管期限、卷盒号或案卷号等内容也囊括在内。大规模的档案编目的目的在于，能够充分了解到档案的实际情况，便于后续的调整以及完善，要有完整的序号编排，才能更好做好调整，为后续的工作奠定基础。

三、机关事业单位档案归档文件方法

1.文件资料整理的方法。

首先，需要针对不同的文件和档案内容做出定向的归类和整理。部分内容其核心主旨以及价值观念都存在一定的区分，而档案的存储期限也不尽相同，需要根据其特征进行专门的分类和整理的业务。其次，事业单位内部应当依据行政材料的属性做好专门的区分作业，其中党委文件需要专门独立运作，行政文件上也要归为专门的档案。针对党委等相对较为重要的档案内容，需要委派专门的职能人员做好分析与对接处理，避免出现错误。最后，归纳工作还需要依据时间为主要特点，做好分类的工作。各个档案在使用和保管的期限上具备区分，要以此为特点进行分类工作。需要注意的是，部分档案的内容和信息属于机密，在分类的时候还需要为事业单位单独划分一个加密档案的区域，需要一定的职能以及权限的人员，才能访问和使用。

2.档案的归档方法。

在事业单位进行材料整理的过程中，必须依据合理的方法。首先，任何工作的执行都需要建立在专门的规范与制度之上，事业单位在做好档案管理工作中，需要预先设定好方法、年限以及作业流程，确保各个部门各个岗位的职能人员通力合作，以最为有序的方式完成文件的归档，便于后续的编排工作的有序推进和执行。编排的原则应当以档案的重要性所出发，根据不同的优先级完成档案的编排任务。除此以外，为了便于其后续的信息化转变以及查阅工作的便利，需要为所有的档案进行专门的标号设置，包括档案的使用日期、保管日期、关键词以及内容概要等，既保证了档案整理的顺序，还便于职能人员的查阅和使用。

3.信息化档案归档文件的整理方法。

伴随我国互联网信息科技力量的持续发展，互联网也影响了我国事业单位的日常作业。针对档案管理工作来说，事业单位也需要尽快完成互联网化的转变，通过电子信息化的手段完成对档案管理的支持。要利用打印机、扫描仪等设备，完成纸质化档案的电子化转变，同时针对电子化的档案内容应当实行多地备份的工作。需要注意的是，为了保证档案的使用安全，在事业单位的计算机等设备中，还需要加装专门的防火墙与杀毒软件，避免外来的病毒、木马等窃取事业单位的重要档案信息。