项目物资现场管理系统实施推广总结

□ 文| 徐 江

项目物资现场管理系统软件概述

项目物资现场管理系统是我公司设计院自主研发的软件《项目现场物资管理系统V1.0》且获得由中国国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。项目物资现场管理系统可实现资源共享，能达到信息化管理的目的。流程任务通过企业即时通讯软件进行提醒，实现现场物资管理的无纸化办公。项目物资现场管理系统是一套基于台式机电脑WINDOWS操作系统平台的专业应用软件。该系统含有7个基本功能模块，分别为物资接收管理、清点管理、入库管理、出库管理、退库管理、缺陷管理。该系统操作简单、易于理解、上手较快，且运行环境要求较低。

接收管理、清点管理是该系统的基础。当设备物资到货，通过接收管理模块导入箱单后，可以清晰了解到了解到所到设备物资的箱件号、所属系统、设备物资名称（包含明细清单）、包装方式、重量、卸货地点（存放区域）、收货人和收货时间。通过接收管理模块可对所抵达现场的设备物资进行全面了解，而再通过清点管理模块可记录开箱验收过程中发现的缺陷问题，以及到货物资的复核情况。

该系统的核心是入库管理、库存管理、出库管理三者之间的联动，每一个数据的变动都将影响其他模块数据的相应变更，当完成入库或出库操作，系统会自动完成库存量的修改，并且每一步流程信息都能实时跟踪。另外，在库存管理模块中，还有上传照片功能，查询设备物资时可以通过照片与实物对应，不仅增强了项目现场物资信息的管理能力，而且也提高了工作效率。退库管理模块可以了解当前设备物资的退库情况，特别是专用工具的借用退还情况。缺陷管理模块能记录设备物资到货及开箱验收时发现的缺陷，并在过程中留下痕迹。

另外，查询功能是该系统的另一亮点，在系统中既有单条查询，也有多条查询；有模糊查询，也有精确查询；并具备将查询结果导出的功能，可更为清晰明确地了解查阅的内容。

从2019年春节之后，项目物资现场管理系统已在我公司国内外两个项目——孟加拉米尔萨莱项目及广西百色百矿项目开始实施推广试点，现就该系统在两个项目实施推广情况及成果进行总结汇报。

该系统的实施推广阶段

实施前期阶段（3个月-2019年2、3、4月）：广西百色百矿项目部及孟加拉米尔萨莱项目部对该系统在现场管理应用中出现的主要问题进行了总结汇报，并提出了一般性改进要求或改进建议。在管理创新小组的领导下，物资部与公司内网主管部门协商解决了问题或者问题得到了进一步处理。

故障切换运行阶段（5个月-2019年5、6、7、8、9月）：现场项目部与公司物资部之间良好互动，对出现的问题实时取得了该管理系统后台技术支持。

实时工作上线切换，及时处理软件使用当中出现的问题，或提出了具体功能改进要求——修改现有功能或增加新功能。达到了系统能够故障切换、稳定运行，实现资料在线协同编辑，上传数据存储安全。而且在实施过程中，逐步实现了该系统使用管理的工作准则，制定了用户操作使用手册，及时进行了操作培训，实现了持续的维护及应用改进创新。

系统运行验收（最后1个月-2019年10月）：会同两个项目部及公司有关部门对该项目物资现场管理系统进行了验收总结汇报，并在会场展现了实时互动。

该系统现场运行出现的问题及解决方案

在现场安装使用三个月之后，两个项目部将使用情况汇报反馈给物资部，物资部将遇到的问题作以梳理分析、归纳总结并与公司内网主管部门共同会审，制定解决方案，再由技术后台执行系统升级改造并投入应用，之后还根据项目现场的使用反馈不断修补，改善系统应用并提升使用体验。

软件问题及解决方案

1.文件格式匹配与导入导出问题。各个厂家所供的表单文件格式，如箱单格式，与该软件设计的箱单模板无法完全匹配，无法直接导入使用，需现场重新制单录入，导致现场重复工作，增加工作量。解决方案：要求厂家统一按该系统模板制单，或者该软件修改设计、改良模板。

该系统的箱单模板分为Sheet1（总装箱清单）和Sheet2（详细装箱清单），如不能尽快解决格式匹配以及文件导入导出问题，不但不能减负，反而增加现场工作量。其后，内网主管部门对该软件修改设计、改良模板，留出冗余。

2.录入数值位数问题。箱单录入数值出现小数时，系统认定数值错误，无法输入。但有些物资，如钢材数量，经常出现小数。而且出现小数点后无限不循环、数据错位、模板不能套公式计算、多出一行空白行。其后，内网主管部门优化解决了系统录入功能。

3.文件上传问题。上传箱单、开箱验收单、照片、入库单的时候，无法判断是否上传成功，特别是文件较大的时候。其后，内网后台增加了上传附件容量和上传进度条，且上传成功后增加预览模式。

4.批量操作问题。其后，内网后台改进功能批量操作，方便编辑，比如每页的数量条等。

5.权限设置问题。现场不可能完全避免错漏录入、上传等错误，不能及时消除则影响统计。其后，内网后台对于每个项目给予某一人（类似群主管理员）有修改系统内容的权利，以便于删除错漏录入、上传等错误，而其他人则低于该权限以避免误操作。

6.文件修改问题。完成录入提交之后，发现错误却不能完全修改，例如：仅能修改箱单，而不能修改箱件清单。其后，内网后台改进了该功能模块，保证了项目台账准确性。

7.文件备注问题。设备材料会经常出现特殊或复杂的情况，如不同厂家箱单编号雷同、现场实际收货与箱单出现差异等等，需特别标记备注，以便于查询和区分。其后，内网后台添加了备注栏。

硬件网络环境问题及解决方案

1.提高该系统的稳定性，提高内网的响应能力。由于项目物资现场管理系统嵌入在湖北公司内网之中，在外网使用的情况下需使用VPN才能够登录。而即使在国内，VPN也容易掉线，导致在使用的过程中也连带此系统掉线，以致使用不顺畅，造成文件上传失败。其后，内网主管部门改进了系统及内网的稳定性和响应能力。目前，在国内通讯较好的三级以上城市应用情况良好，而国外通讯受影响因素较大，比如在孟加拉，仅能在达卡办事处登录，在米尔萨莱现场无法在线使用，而项目物资人员不可能长期脱离现场办公，目前的解决办法是物资人员将EXCEL表格每月传给达卡办事处登录上传。

2.降低该系统对硬件及网络环境的要求。现场办公条件有限，特别是在海外不发达国家及国内落后地区，外围基础设施较差，项目部现场办公硬件配置普遍不高，比如现场无服务器、无不间断电源。但是又经常遭遇断电断网，数据录入经常丢失，上传经常掉线，而重复劳动又极大影响该系统的使用效率。其后，内网主管部门做了改进，系统增加离线断点续传、手动/自动保存、文件修复、数据恢复等功能。但海外发展中国家条件与国内条件毕竟不能同日而语，在线应用影响因素颇多，目前的解决办法也是物资人员将EXCEL表格每月传给达卡办事处登录上传。

结语

项目物资现场管理系统的实施，不仅方便快捷地实现了项目物资的现场到货接收清点、出入库、借还及缺陷等管理的台账记录，而且实现了总部远程跟踪、动态了解并可实时指导。根据现场物资的出入库、存量及缺陷处理等信息，可动态调整计划采购和发运，基本达到了项目现场物资管理的标准化、精细化、智能化、统一化的管理成效。目前，从项目现场的实际应用来看，国内三级以上城市及国外首都城市可以实现在线运行，而其他偏远或通讯设施较差地区还无法应用，远期可逐步通过不断改进升级实现资源共享、信息化管理及最终现场物资管理的无纸化办公。以后，公司内网技术人员也需主动汇总、分析、整合、汇报系统信息，让系统修补升级的过程可视化，让项目现场人员更多的从系统本身获得更多有效的功能及操作指导，而不是闭门造车。由于基建施工项目现场不确定的特点，系统功能可能客观因素受制约，不能完全达到应用条件，这也需降低现场物资管理的期望，在承诺管理目标的同时，更多说明客观存在的制约因素，不硬性要求实时在线应用，同时使用离线替代方案，间接达到总部对项目现场进行全天候远程管理的总目标。