财务内部控制视角下医院收费票据管理
2020-02-28陶静
◎陶静
医疗体制改革的不断深入,使医院管理日趋完善,在财务内部控制的视角下,对医院收费票据管理进行重新的审视,收费人员收费行为的规范化,是保证医院资金安全的关键,影响着医院的经营秩序。由于收费票据监督管理不力,导致医院内部出现徇私舞弊现象,发生了经济问题,对医院的社会形象造成不良的影响,医院通过加强收费票据的管理,对收费人员的收费行为进行约束,建立完善的收费票据管理制度,加强医院财务内部控制,使用有效的监督管理手段,提高医院的财务管理水平,杜绝医院经济问题的发生。
医院收费票据管理是医院财务科的主要工作,由于财务监督管理不到位,出现票据管理漏洞,被有心人利用,造成医院的经济损失,在内部控制的视角下,票据管理存在众多的问题,票据管理模式落后,使用手工操作的方式,进行票据的发放和管理,没有安排专门的票据专管员,导致票据管理流程混乱,增加了医院的财务风险,导致会计信息的不准确。
一、财务内部控制视角下医院收费票据管理现状
1.管理制度缺失。医用使用的收费票据有很多种,由财政局统一印制,医院需要到当地的财政局进行采购,部分医院对票据管理没有意识,管理措施没有落实到位,管理制度缺失,使收费票据缺少监管机制,部分医院甚至没有设立票据专管员,导致收费票据管理质量不高。
2.管理模式落后。医院管理已经实现了信息化,在收费过程中,使用HIS系统,进行收费,而且很多医院都已经开通了微信、支付宝、云闪付等网络支付手段,提升了医院收费服务质量,但是收费票据信息化管理进展缓慢,财务科室在管理收费票据时,没用使用信息管理系统,进行票据的领购、发放、核销、报废、查询工作,致使票据管理的工作效率低下,人工操作失误率较高,而且管理上的漏洞,会引起经济上的问题,致使医院遭到经济损失,产生不良的社会影响。
3.控制环节存在漏洞。医院对收费人员的职业技能要求不高,收费人员的主要工作是收款和打印收费票据,收费人员缺少对收费工作的认识,认识停留在做好本职工作,收款无差错即可,所以在收费票据的领购、发放、使用、核销等过程中,严谨性不够,没有遵照收费票据管理制度,进行收费票据的管理,管理制度执行不到位,在稽核过程中,不够严格,没有对收费票据进行严格的审核,缺少稽核机制,没有认真审核所收款项的上缴情况,票据作废没有严格的监管,导致收费人员没有足额上缴所收款项,出现了挪用、截留和贪污问题,甚至是私下办理退费,将病人出院后剩下的余款收入自己的腰包,引起收费人员的贪污现象。
4.未设置票据专管员岗位。收费票据在使用过程中缺少专管员的监督管理,岗位之间没有形成相互监督、相互牵制的工作模式,监管力度不够,员工之间相安无事,一旦出现经济问题,医院的重视程度不够,整改力度较小。财务管理科室没有收费票据管理的意识,主要工作是会计的核算职能,没有发挥出会计监督管理的工作职能,内部审计工作注重自身的审计内容,相对忽视自身的监督职能,收费票据缺少职能部门的监督,审查不够严格,监督管理不到位,提高医院的资金管理风险。
5.退费流程监管不力。病人住院后要先预存费用,一般会多存金额,等到病人出院后,进行结算,由于病人的疏忽大意,没有办理结算手续,收费人员利用这一漏洞,将余款据为己有,导致违法乱纪的问题,或者病人办理了缴费手续,将票据放在收款台,收费人员利用票据办理退费,违法获取费用,这些都是由于监管力度不够,造成的违规行为,影响医院的正常收费秩序。
二、财务内部控制视角下医院收费票据规范化管理的路径
1.健全票据管理制度。加强收费票据的监管力度,规范化管理收费票据,严格监管收费行为,第一,建立实用性强的收费票据管理制度,对收费票据业务流程加强管理,对收费员的收费行为进行约束,以医院的实际情况出发,采取针对性的监管措施,加大监管力度,标准化操作收费流程,避免收费员出现违法乱纪行为,从根源治理收费管理漏洞。第二、明确岗位职权,合理分工,与票据管理相关的岗位,比如收费票据管理人员,落实其管理责任,明确其手中的权利,一旦出现问题,可以将责任落实到人,防止岗位模糊,职责不明,导致责任落实不到位,影响医院收费票据的正常管理;第三,采取岗位牵制管理模式,权责的明确,形成岗位之间互相牵制、互相监督的内部控制制度,对票据管理的相关人员形成约束力,有利于票据管理制度的顺利实施。
2.设置专门的票据管理人员。对医院收费票据进行专业化管理,设置票据专管员,负责收费票据的全权管理,制定票据专管员的工作制度,进行收费票据日常规范化管理,对票据采购、领用、核销进行全面的管理,在财务内部控制视角下,票据专管员不得涉及收入、债权债务上的工作。(1)购置、保管。医院使用的收费票据,是由财务局统一印制,由专管员负责收费票据的购置工作,并做好票据的保存工作,将票据放入库房,摆放整齐,方便票据的领用和盘点工作,存放票据的库房要保持干燥,定期清理库房,设置齐全的消防器材,日常管理要注意通风透气,防止库房潮湿,影响到票据的质量。(2)领用、核销。贯彻执行领用签字制度,编制领用登记簿,主要内容有领用人签字、经手人签字、领用日期、领用票据的起讫号码等,票据领用后,由票据专员将票据的起讫号码,录入到HIS系统,将票据号与领用的收费员进行对应,这些票据只可领用收费员自己使用,HIS系统自动核销收费票据的使用信息。票据专管员负责票据的核销,认真核对退费、作废票据,确认无误后,使用HIS核销票据,并在登记簿上进行记录,整个票据核销分为两个部分,一个是系统自动核销,一个是票据专管员核销,两个核销监管,形成两个核销记录,相当于给票据核销建立了双层保险,保证了票据核销的准确性。
3.规范化管理收费票据的退费、作废、稽核。(1)退费、作废。医院收费的漏洞,使营私舞弊现象时有发生,医院在加强收费管理的同时,要对收费员的收费行为进行监督和管理,重点关注退费、作废票据的工作,加大监督管理措施,退费要求使用冲账方式;住院病人的退款,原始记录收费员没有修改权限,使用HIS系统,对收费员的操作行为进行全程记录,当天的票据只能作废,前一天的票据只能进行退费操作;挂号票据只能当日作废和退号。建立退费管理制度,收费员按照规定中的条款,进行退费操作,病人在办理结算手续时,要提供完好无损的原始票据,并按照医院票据管理制度,进行签字确认,收费员核对票据信息后,确认没有问题,为病人办理退费手续,在下班后,将退款票据交给财务科室。如果在退费时,系统发生故障,不能将退款返回病人银行账户,可以使用现金退款,退款业务完成后,需要门诊部主任签字、盖章,证明退款业务的真实性,由于是现金退款,在HIS系统中,不会产生记录,使用手工报表的方式,对现金退款进行记录,附上票据,方便票据专管员进行稽核工作。(2)稽核。稽核是财务内部控制的一种有效措施,票据稽核人员要确认票据的具体情况,第一,确认票据连号;第二,作废票据是否完整;第三,缴费金额是否正确。判断作废票据、退款是否符合规定,发现问题,要查明原因,及时上报财务主管,如果符合医院要求,对作废票据进行登记号销号。
结语:在财务内部控制视角下,使用HIS系统实现票据管理的信息化,HIS系统技术应用已经成熟,对各类收费票据进行集中管理,使用计算机进行收费操作,票据专管员使用HIS系统,可以查看收费票据的使用情况,健全票据管理制度,形成对收费员的约束力,加强监督管理的力度,严格稽核收费票据,确保收费票据的有效管理,确保医院的资金安全。