档案管理中大数据技术的应用

2020-02-28赵桂华

经济技术协作信息 2020年24期

◎赵桂华

随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。我国机关档案建设的组织形式主要有在机关内部设立档案室，该机关档案主要是负责管理档案和保管档案的职能。再就是机关内只建立档案库房，不设立专门的档案行政管理部门，这是机关档案库房式的基本管理模式，目前我国机关档案管理由纸质版逐渐实现电子版转化，电子档案管理主要依赖于网络资源共享。电子档案具有可共享性，复制性，传输性等特点，能够从一定程度上弥补纸质档案的缺点。当然，数字化管理档案具有易丢失、易更改而且容易被黑客盗取有价值的信息而泄露信息，所以电子档案的一定缺点这就会让我们的机关档案的重要信息受到一定的威胁。那么如何加强机关档案数字化管理成为机关档案部门管理工作的一大挑战，这就需要在数字化档案的数据分析和数据存储方面来加强风险防范。

一、大数据技术

伴随着互联网技术的迅速发展，各行各业也逐渐向信息化管理变型。随之而来的是海量信息的生成，信息量的快速增加促进了大数据时代的形成。大数据时代下的海量信息已经远超普通数据管理软件所能接受的信息量，普通软件已经无法对海量的信息进行管理、分类、整合，其需要新的方法来进行信息的管理，只有这样才能更好的管理海量的信息。

二、大数据技术应用在档案管理中的必要性

1.满足自身发展的需要。

大数据时代是信息更加广泛的时代，如果把握了大数据的各种使用技术，档案资料的管理就可以对以前由于缺乏准确数据而不能踏入的领域进行摸索研究。近些年来从最开始的传统纸质载体信息管理转向了电子政务系统，在此过程中必然会形成大量的数字化信息资料。虽然在科技迅速发展的时代里，已经有了如云计算、移动互联网、云存储等各种新型的信息处理技术，但是其仍然满足不了信息量庞大的档案管理工作。与其他的各种科学信息管理技术相比，大数据技术更能满足档案管理工作的需求。尤其是在知识经济水平迅速提高的时代背景下，档案化的资源转变成知识化的资源已经成为了档案管理工作发展的必然趋势。

2.解决工作难题的需要。

传统的档案管理工作中，人们总是在讨论如何处理好收集环节的把关工作，在防止档案实体涨库的同时，还需要突破档案信息储存空间的局限性，同时还需要避免具有应用价值的档案资料被淹没在没有价值的资料档案的下面。使用大数据技术进行档案管理工作，人们可以通过大数据的检索十分快捷地将需要的信息精确地搜索出来，大数据技术可以解决检索麻烦的问题。同时使用大数据技术在收集处理档案收集选择性的标准会很大幅度下降，而且储存数据的各种成本花销要明显低于储存文本档案的成本花销。

3.区分数据化和数字化。

在大数据时代的社会背景下，传统方式的纸质载体档案会被数据化所代替，却不是数字化。数字化与数据化具有很大的不同，数字化的信息也许是僵硬的储存信息，并不能进行信息的分析和检索，而数据化却可以完成相关的分析和检索工作。数据化和数字化虽然听起来很相似，但是其实质作用却具有很大的不同。从各种档案管理部门现在的管理情况来分析，之前的数字化管理是将传统的纸质数字化利用各种扫描软件，扫描进入电脑中。可以是文字形式，可以是图片形式，这些数据并没有被数据化，人们利用关键词进行检索，根本检索不到，而且也无法进行数据分析。因此，在大数据时代迅速发展的社会背景下，在档案管理工作中应用大数据技术已经成为了时代发展的必然趋势。

三、大数据技术在档案管理的应用

1.建立云端储存。

应用大数据技术进行档案管理时，其基础就是需要一个足够大的储存空间。太小的储存空间不能够为庞大的信息量提供"容身之所"，容易破坏数据信息的完整性。因此，在应用大数据技术之前需要建立云端的储存空间。储存空间是使用大数据技术的先要条件。而云存储就是将海量的信息以适合的网络语言方式被利用进网络的信息整理系统中，在保证档案资料的安全性的同时，还能对档案进行各种动态化地分析整理，可以根据历史记忆功能为用户提供各种便捷的信息化服务。同时在建设存储模式的时候必须强化各种档案管理的基础设施，然后运用各种与档案管理有关的软件来进行相应的数据收集、分析、处理。云存储能够对文字信息进行处理，还能够将特殊处理的图片、视频、声音等资料进行储存，保证档案信息的完整性。

2.增强数据分析服务。

大数据技术被使用到档案管理中最明显的优势就是可以分析处理收集到的大量信息，同时还可以深入挖掘各种数据背后蕴含的各种价值。同时数据化的分析处理、挖掘可以提高各种信息服务的质量，同时满足了用户们的各种要求。同时利用大数据技术的档案管理模式可以提高云端数据的各种处理能力，保证了用户应用档案信息的工作效率。强化数据分析服务提高档案管理的服务品质的同时，还能够推动档案管理的发展。

3.提高数据检索能力。

大数据技术被利用于档案管理可以给用户提供多元化的信息查询服务方式。其实传统纸质档案管理最大的缺点就是其档案信息的检索过于复杂，即使列出了档案管理的各种检索目录，但是通过目力从繁多的档案信息中查找符合自己要求的信息是极其不容易的。同时利用大数据技术的档案管理还可以分类管理信息，这种分类管理信息的模式极大程度地提高了用户的检索效率，同时大数据技术人员还可以对各种收集到的信息进行特殊化的处理，提升了用户检索信息的效率。