大数据视角下档案信息化管理思考

2020-02-28曾华

经济技术协作信息 2020年24期

◎曾华

信息时代，人们对信息的需要越来越多，人们生活在信息流中，领先信息、依赖信息。现如今，随着档案信息化管理的不断强化，档案信息也全面实现了共享，为各行各业提供了快捷的服务。在技术飞速发展的当下，物联网、5G、VR 场景、大数据等应用越来越普遍，提高了人们的生活质量，同时，也为档案工作带来了全新的视角，在大数据应用视角下，需要全面提高档案管理与数据的应用，提高整体应用效率，在数据影响下，档案信息化管理也推翻了传统管理模式局限，强化了档案信息的管理系统，系统更新速度加快，保证了档案信息的安全环境，有效为人们提供了更加丰富的信息资源，满足了当前档案管理基本需求。在大数据应用中，也存在很多问题有待解决，通过全面分析与解决，实现档案信息化管理更加高效与精确。

一、大数据档案内涵

大数据是当前应用最为广泛的一种信息技术，大数据主要是指通过精准发掘、采集与分析，在计算机网络海量类型数据中快速识别，同时，根据不同需求进行分类，快速获得更有价值的信息能力。大数据在当前的应用中优势得到了充分的展现，其优势更加明显，给工作与生活带来巨大便利，大数据优势主要体现在数据多、效率高、价值大。在大数据各种各样的数据存量中，涵盖的数据类型非常多，能够在较少时间内完成更加复杂的算法，对数据进行筛选与分析，并进行全面精确提炼，最后得到的信息就是我们所需要的内容。

随着技术的不断发展与创新，传统档案管理已经不符合时代快速发展的需求，已经渐渐向信息化档案管理模式靠拢，随着电子档案数量时刻增长，其数据的形成也更加快速。从目前的档案管理中，我们也看到，整个档案的内容主要体现在为国家机关、党组织、事业单位、企业等进行存档立案。根据档案的记录信息方式有纸质版与电子版两种类型。通过电子档案的记录与保存，与传统档案形成了对比，继承传统档案图文记录形式基础上，又添加了视频、音频。只有随着时间的推移，不断积累，才能建立更多的数据内容，要将信息技术融入档案管理系统，要求在有效的时间内，系统完成对数据的采集、归类、分析、整理和生成一系列流程，才能为档案管理人员提供便利的条件。

二、大数据视角下档案信息化管理现状

1.不够人性化。档案是对历史的真实记录，对于大部分档案来讲，其具有保密性的特点，在一定时间段内还不能解密，要想查询则需要较为复杂的手续，所以，档案的开放群体是有限的，其服务形式单一、服务对象简单，而在当前信息技术快速发展的时期，要想全面建立信息化管理模式，则要强化业务能力，以人为本做好档案信息的建设与开放，服务更多的群体。

2.安全技术有待提高。电子档案借网络平台才能实现共享，一些重要的信息就会通过网络去传递与共享，保密性不强，网络运行环境较为复杂，如果不注意就会出现网络安全问题，导致档案内容流失或者篡改，影响档案信息的安全。网络是一个虚拟的空间，电子信息很容易被黑客删除与泄露，当前安全保障技术还不够，信息安全得不到良好的保障。

3.业务能力有待提高。档案信息化管理需要一定的人才，要全面熟悉档案工作，同时更要掌握计算机技术知识，这样，才能快速推动档案数据应用，建立起科学的管理流程，当前，很多档案管理人员技术不够达标，也没有专业系统的学习，缺乏科学管理方法，要想全面建立一支有效的队伍，则需要形成专业人才团队，做好网络维护与档案采集管理。

三、大数据视角下档案信息化管理有效途径

1.完善数据采集存储。不断强化采集数据相关技术，进一步提高存储能力，确保后期的流程更加安全可靠。进行信息的采集过程中，需要全面保证信息的安全性与有效性，保障信息传递速度，提高系统运行效率。传统采集方式过于呆板，浪费时间与精力，工作整体效率不高，影响了信息的质量。要科学用网，通过互联网技术完成一系列采集数据过程，全面确保数据的真实精准。电子档案还可以进行多项的备份，避免信息丢失时可以进行复制，大大优化了档案的采集质量，避免传统档案反复利用后出现破损现象，大数据和信息技术全面提高了档案管理能力。

2.优化语义的转化与排序。软件系统能够为档案信息处理提供良好的条件，语义转换功能是信息技术发展背景下生成的先进的数据处理方式，优化语义转换功能是保证档案能够被有效利用的前提。一是全面做好拓展检索，使用户更加方便查询。用户进行信息查阅时，只要输入查找关键词，就能够快速进入想要查找的界面，同时，如果记不住关键词，引入歧义技术还能够判断其含义并对含义进行合理的延伸，使用户快速查找到所需要的内容。二是不断完善检索功能。通过检索功能的作用，能正确筛选检索信息是不是用户所需要的内容，避免查到的信息偏离主旨，保证了用户的时间，提高了工作效率。三是总结评价功能。所查询到的结果做进一步的分析，通过对输入词汇关联度的综合分析总结，考核查询结果准确程度。系统升级对语义转换功能进行全面的优化，能够对检索质量提供强大的安全保障，只要输入简单词汇就能查找到重点信息。

3.着重数据挖掘与分析。大数据的开发与利用，是更好地服务群众，也就是说，大数据应用服务目标就是广大人民是群众，并非单独的个体，人们通过大数据查找到的信息，更关心的是时效性与速度。那么，进行开发利用过程中，就需要把开发的重点放到发掘与分析数据过程中，通过提高对信息的分析速度，节省人们的时间。档案是利用与共享文件，只有全面服务群众，才能体现档案的价值。档案管理人员要不断提高对用户信息的收集能力，实时统计用户访问信息情况，通过后台反映的根据点击量数据做好用户的画像分析，不断进行系统的完善与更新，为人们提供更加精准的信息。对于保密性较强的档案，一定要做好系统的权限设置，根据用户的识别，分类形成不同的访问权限。如民政救助档案，主要内容是救助信息，存有身份证号、疾病病种等个人隐私，如果出现信息泄露则会造成不良社会影响，要全面保证信息的保密性，做好权限管理与发放。