规范办理签证与索赔 依法维护承包人合法权益

梁德仪

（福建省二建建设集团有限公司，福建 福州 350003）

引言

目前建筑市场普遍低价中标，导致竞相压价，且施工过程中被严重拖欠工程款，承包人的合理利润被挤压。而施工企业由于工程项目管理不到位，签证不规范成为无效签证，导致工期延误被索赔，或其他工程质量问题被索赔，导致项目亏本或无利润。实际施工管理工作中，签证与索赔是经常发生的，如果没有做好签证与索赔工作，将给企业造成巨大的损失。

一、签证与索赔的区别与联系

（一）签证的概念

签证是指承发包双方在施工过程中按《建设工程施工合同》的约定或施工惯例，对支付各种费用、造价调整、设计变更、顺延工期、赔偿损失等所达成的双方意思表示一致的补充协议。签证属于施工过程中的例行工作，一般不依赖于其他证据，只要双方签字确认即可。签证可以直接作为工程结算的依据，造价审核部门对签证一般不作另行审核，如引起诉讼，该诉讼的性质属于确定的返还之诉。签证是承包人实现项目盈利的重要手段，故承包人应坚持“低中标、勤签证、高索赔”的策略，以维护承包人的合法权益。

（二）索赔的概念

索赔是指在《建设工程施工合同》履行过程中，对于并非己方过错，而是应由对方承担责任并支付相应的损失费用，向对方提出顺延工期或经济补偿的要求。索赔一般是单方面的法律行为，必须依赖证据，按照法律的规定遵循“谁主张，谁举证”的原则。

（三）区别与联系

签证是双方意思表示一致的行为，索赔是权利主张尚未得到对方许可的单方面行为,这是两者的区别。但两者又是相互联系的：签证是确认或变更事实，起到固定证据的作用，以便为索赔成功奠定基础；索赔是主张权利的行为，需要依赖签证提供的证据支撑；签证是为掌握证据，索赔是依据签证所提供的证据实现权利主张。故承包人要勤签证、及时签证，掌握证据就增加了索赔成功的机会，同时减少了被索赔的风险。

二、索赔与反索赔的关系

（一）索赔与反索赔的概念

索赔并不仅仅限于承包人对发包方的索赔，实际上索赔是双方面的,承包人可以向发包方提出索赔,发包方也可以向承包人提出索赔,这是由承发包双方经济合同主体平等的法律地位所决定的。工程施工过程中发生了索赔或反索赔事件后,承发包双方都在进行合同分析，一方面需要在《建设工程施工合同》条款中找到对已方有利的依据,尽快追回己方的损失；另一方面又必须在合同中找到对合同的另一方不利的条款,尽量推卸掉己方的责任,防止己方可能承担的经济责任。因此把追回己方损失的行为称之为“索赔”,把防止和减少合同另一方向己方提出索赔的行为称之为“反索赔”。习惯上我们一般把承包人向发包方提出的补偿要求,称为“索赔”，把发包方对承包人提出的补偿要求,称为“反索赔”。

（二）索赔与反索赔都必须以合同为依据

索赔与反索赔都必须以合同约定为依据，要求发生的事件真实、责任界定明确、证据确凿,费用计算准确合理,以减少双方的争议和纠纷。并且只有发生了实际的经济损失才可以要求索赔，索赔还应该提供发包方的现场代表签字确认的签证单和相关损失证明或第三方机构审核确认的鉴定书。

三、签证工作中存在的主要问题及应对方案

（一）签证的主体资格应符合法律法规的规定

实践中常常出现签证主体资格及其职权、签证的程序等不符合法律法规的要求，致使签证无效或得不到认可的情况。例如我公司承建的某地产公司开发的项目，项目经理在签证时未按规定由建设工程施工合同中指定的签证主体签证（如合同约定由“发包人任命并派驻施工现场在发包人授权范围内行使发包人权利的发包人代表”签字），而是找施工管理员或技术员签证。又如我公司承建的某地产公司开发的项目，项目经理未找监理合同中规定的项目总监理工程师签证，而是找未被授权的代理总监或一般监理人员签证。上述情况中的签证，结算时不被认可为有效签证，给我公司造成很大的损失。

综上，项目经理应按合同约定的发包人代表在授权范围内签证才是有效签证；建设工程施工合同中未规定职权或超出其职权范围的均视作无效签证。同时应找监理合同中规定的项目总监理工程师签证，否则很可能是无效签证，并导致承包人合法权益得不到认可，签证所涉及的权益得不到保障。

（二）签证单应界定明确，手续齐全，证据充分。

实践中也出现过签证单不合格，导致结算时签证不被认可的情况。我公司在实践中发现，有的签证只签一个姓名，没有签注具体意见，也没有签证日期。如某地产公司开发的项目，其绝大部分的签证单发包方均只给项目部复印件，结果结算被砍到欲哭无泪，导致项目巨亏。因此，在签证中各方应对提交签证的事项签注具体的意见，加具姓名和日期。此外签证单应依据充分、计算准确、实事求是、及时签证。对于所涉及的施工技术规范变动、材料变更或超耗、劳动力增减、机械设备变更、质量等级要求提高或降低等、成本变动、工程量的增减、工期顺延以及对后续其他工程项目的进度、成本的影响，都要明确界定，以免结算时发生争议。对于签证单，应做到施工单位、业主单位、监理单位三方盖章。对于设计变更导致的签证，要以加盖原设计单位公章的正式变更函件为签证的前提。

签证时承包人应按以下顺序确定填写内容：能直接签总价的则不签单价；能直接签单价的则不签工程量；能直接签结果（包括直接签工程量）的就不签事实；能附图的应尽量附图；此外应注明含税造价或不含税造价。承包人应按有利于方便结算计价的原则填写涉及费用的签证，如果有签证结算协议，签证的内容、金额应与协议约定的计价口径一致；如无签证协议，则应明确按原合同第几条约定计价或参考原协议计价方式计价。在签证方式上应尽量围绕计价依据（如定额）的计算规则办理。

（三）档案保管应完整规范，保存原件。

实践中还出现过档案管理不善造成原件丢失，导致结算时被核减的情况。我公司承建的某附属医院项目造价只有1.86 亿元，由于签证单原件遗失，导致被巨额反索赔，结算被核减2300 多万元，其中工期罚款就达800 多万元。又如我公司承建的某纸厂项目，由于签证手续完备，档案保管完整，经最高人民法院终审，诉讼标的近40000万元，90%以上诉讼请求均被最高院认可，该案件目前已执行到位。因此承包人应特别重视签证资料的档案保管工作，如会议纪要、技术核定单、补充协议、工作联系函等来往函件等所有签证单的保管，以及月形象进度报告、施工组织计划、优质结构评定资料、质量评定表、安全文明标准化工程评定资料及其他录音录像资料、照片、监理证明等各类资料，都要归档立卷专人上锁保管，以免在工程结算或诉讼时不能提出有效的签证证明。承包人对所有涉及签证、索赔等的内业资料，任何时候都应该争取做到双备份。

（四）规范法律文书的有效送达，防止做无用功。

承包人的项目施工管理人员由于综合素质差异，没有合法有效地向发包人或监理送达工程法律文书，导致在结算过程中发生争议时签证证据不被认可，在诉讼中也得不到法院的认可。例如我公司承建的某地产公司项目在结算中移交原件时未注明收到原件，致使原件丢失；在结算中移交资料时没有详细列明移交目录，或移交后也没有保管好移交清单，没有注明收件日期，致使送达的移交证据灭失，导致结算时成为无效送达，或诉讼时不能证明诉讼时效，最后前功尽弃。故应依法送达，有效送达。

送达包括直接送达和邮寄送达。直接送达的应由对方单位加盖公章，或加盖经公安部门登记备案的项目章、工程部章、财务专用章等。并由对方有权签收人或其书面授权的人员当面签收，并写上“原件已收”加具收件日期。邮寄送达应规范，统一交中国邮政特快（EMS）收寄。收件地址应是法定地址，收件人应是法定代表人，并写明收件人手机号码。寄件单应写明“内件文书的内容摘要”，写明寄件人地址、姓名和电话，并要求邮局提供妥投回执，相关证据妥善保管。

四、索赔的主要内容及应对方案

（一）索赔的主要内容

在建设工程中,索赔是合同双方经常发生的正常的项目管理业务,索赔一般包括以下几个方面：

一是各类风险引起的索赔。主要有政治风险、合同风险、法律风险、经济风险等,如疫情、物价暴涨、台风暴雨、现场施工条件的变化、各种法律法规的变化、涉外项目的政权更迭和外币汇兑风险等等。

二是工程量变动引起的索赔。例如工程量的大量增加,要求增加新的施工设备,或增加原有设备的数量,引起承包人计划外的投资,加大了工程的实际成本。也可能由于工程量的大量削减,导致原已采购的设备窝工或无法利用,这些都可能导致承包人的窝工和亏损；并且由于工程量的变化,也可能使承包人已准备好的建筑材料弃置不用，转而采用其他材料，或增加材料的采购量延误工期,引起索赔。

三是工期延长和延误引起的索赔。如业主单位未按合同约定做好三通一平，或因其他原因未及时交付施工场地，引起工期顺延；又如疫情期间工程停工，工期延长和延误，还导致赶工费用增加。例如我公司承建的某项目，由于受2008 年世界金融危机的影响，导致工程停建，造成我公司人员窝工、已采购的材料变质无法使用、机械设备停置等，由于签证及时计算客观，大部分损失都得到补偿。

四是设计变更引起的索赔。在工程施工过程中出现各种情况的变化,特别是设计变更引起工程量增减、工序的变化和工期的顺延等。

五是加速施工引起的索赔。如业主要求采用赶工措施,发布加速施工指令或签订补充协议,导致承包人投入的赶工措施费用增加，引起承包人的索赔。

六是其它原因引起的索赔。设计单位未按时提交施工图纸，业主单位采购的设备未按时到货，业主单位对某种指定的材料的厂家或颜色、规格、品种迟迟无法确定，导致承包人施工队伍无法按计划施工或没有足够的工作面,导致工期延误和停窝工，引起索赔；因业主单位拖欠工程款等原因,导致承包人资金周转困难,引起索赔。

（二）索赔应及时，防止权力丧失。

现在很多工程结算久拖不决，结算审核反反复复且被核减率高，给承包人造成巨大损失。很多诉讼案件由于档案管理不善，没有及时索赔，经历长时间后签证证据灭失，导致被反索赔，结算被巨额核减或主张不被法院支持。因此承包人同时应充分利用合同条款和法律，及时提出索赔和果断起诉，否则容易导致优先受偿权丧失或超过诉讼时效。

（三）承包人应形成建设工程施工合同交底制度

由于项目管理人员素质不高或缺乏法律知识，对施工合同和法律知识理解不够透彻，造成实际工作中出现很多失误。应由项目部人员和公司相关部门对每个工程新签订的《建设工程施工合同》进行研判后，由公司部门和合同管理人员向各层次管理者做“合同交底”，合同交底的内容包括合同执行中应注意的主要事项，合同主要内容的解读和说明，签证、索赔过程中应注意的事项，以及合同管理、内业保管、劳务分包、专业分包、材料采购、发票管理、项目承包管理各方的职责等。

结语

签证与索赔管理直接决定企业效益的好坏，签证专业性强，工程管理人员需要既懂工程又懂法律。需要工程项目规范签证，法律文书有效送达，索赔及时，完善档案管理等。这些问题归根结底都是管理人员的素质问题，反映了承包人的综合管理水平，应在完善内部管理制度的同时，加强项目管理人员有关签证和索赔法律知识的培训。建筑市场的竞争日益激烈，项目管理人员必须熟练掌握签证与索赔的技巧，不但要会干也要会算，企业才能取得更好的经济效益。