创新档案管理理念实现档案管理信息化

李宏伟

（中国共产党扎赉特旗委员会办公室，内蒙古 兴安盟 137600）

现如今社会已经全面进入信息化时代，信息化技术的高速发展与普及应用，对于社会各行各业都产生了深刻影响。档案管理工作也不例外，在信息化时代背景下档案管理工作也应当与时俱进实现信息化，通过信息化管理模式进行档案管理工作，改变传统档案管理工作方式存在的不足，提高档案管理信息化水平，这样才能适应新时期的发展需求。因此，应当进一步提高档案管理工作的认识水平，在开展档案管理工作中，结合档案管理工作实际，并严格遵循社会经济基本发展规律，对传统档案管理工作观念不断创新，推动档案管理工作的信息化发展，提高档案管理工作整体质量，为社会和经济发展做出更大的贡献。

1 档案信息化管理的优点

为了进一步提高档案管理信息化水平，不仅要重视档案管理工作当中先进技术应用，而且还要求档案管理工作人员及时转变传统的管理观念，开拓创新，运用先进的档案管理理念，提高档案信息管理水平，才能确保档案管理信息的高效运用。档案管理信息化的优势主要体现在以下几点：

1）提高了办公效率。过去在档案管理工作当中，工作人员主要利用手工操作方式进行档案管理，要求完整齐全的收集资料，以免出现漏写漏抄情况，同时要求自己规整笔记规范，分类统计都不能出现相映的错误，这种工作效率非常低下。而档案管理工作当中运用计算机软件，可以非常快捷的进行收集整理分类统计档案资料，实现档案信息的快速查阅，不论是文件起草以及办理传递都变得非常的方便，使得办公效率大幅增强。

2）便于资源共享。过去传统的档案管理，通过手工手段进行管理，信息共享方面有很大不足存在，以至于很多信息长期闲置，引发严重的资源浪费，还不能够及时快速的进行信息查找。而在档案管理工作当中应用计算机技术，使传统档案管理由案卷级向文件级进行转变，更转变了过去单一途径的管理方式，实现体系化管理，档案管理也由外部管理深入到内部特征的管理。伴随计算机网络技术快速推进，有效分离档案信息及其载体，能够和其他信息系统实现互联，使得档案管理工作效率和质量获得大幅提升，而且借助网络服务这一高效平台，能够对档案工作概况及工作重点充分了解和掌握，动态化管理档案信息，实现资源共享。

3）可以更加稳定地进行信息保存。相较于纸质档案管理，通过电子文件载体进行档案管理，保存的时间更长。而纸质载体档案管理，和纤维素的性质有着密切联系，在高温、高湿以及氧化环境下，纸质载体极易遭受破坏，档案管理工作开展过程中如果出现疏忽，将很难挽回，通过电子文件进行档案信息管理，可以有效避免这种情况出现，而且信息的储存与读取非常方便，能够更长时间的保存信息数据，不会遭受外界环境因素影响，具有非常高的稳定性，伴随电子计算机技术的高速发展，在电子文件读取方面的设备更加成熟，工作开展实际可以依照不同需要，对相应的电子载体进行选择。

2 推进档案信息化的策略

1）建立规范体系。受历史因素影响，在档案管理工作方面还存在很大不足，业务水平不高，案卷质量无法有效保障，尤其是各种档案著录细则缺乏相容性，软件移植性较差。在档案管理信息化方面，没有完善的统一标准，只重视某个专业，对其全面实施和统一推广造成不利影响，而且大多档案都是通过光盘磁盘来实现信息化档案管理，档案整理、分类、著录等各个方面不符合有关规定，基于此，构建标准统一的规范体系显得越发重要起来，这个更利于档案管理的规范化与标准化，实现档案信息管理的科学化与信息化。

2）完善安全措施。为了实现档案信息化管理，必须要通过高素质的档案管理工作人员来实现，而如何保证档案信息化安全性更加凸显出其重要性，电子文件档案不容易出现改变，形式较为固定，导致文件保密方面还非常弱。所以档案管理工作人员应当提高警惕，采取有效措施，避免黑客威胁信息系统，利用数据备份，身份认证以及防火墙措施来确保信息安全。

3）健全管理制度。在对档案工作制度建立过程当中应当认真遵循以下几点：确保规章制度更加科学合理，规章制度建立过程中应当和单位实际以及档案管理工作相符合，有利于提高档案管理工作实效。同时建立的规章制度必须要实用简明，具有较强的操作性，这样才能对档案管理工作提供科学的规范作用和指导作用。

3 如何对档案管理理念进行创新，实现档案管理信息化

1）档案工作人员要重视多样化档案服务模式的构建。在当前信息化高速发展的背景下，档案管理工作人员应当与时俱进，对传统的档案管理理念进行转变，充分重视信息技术应用，打破传统档案管理存在的不足，主动性的开展档案管理工作，提升档案管理服务水平，更要将过去档案封闭式的管理给打破，使其管理更加开放，确保档案管理工作符合时代发展需要，并为社会提供更多的档案服务，体现其价值。

2）档案信息化建设中要实施标准化管理。转变过去档案管理的传统方式，通过信息化进行管理，而这些也给档案管理工作提出了新的要求，只有创新档案管理工作理念，并加强信息技术规范化管理，才能进一步提高档案信息化建设水平，保证档案管理更加高效。通过更加健全和完善的档案管理制度，并认真落实，发挥信息技术优势，提高档案管理工作效率和质量，并借助现代网络载体，向各个部门进行延伸，打造完善的沟通网络，确保档案管理工作的网络化运行，保证档案管理工作质量。

3）应用云计算技术优化档案管理工作。当前云计算技术不断渗透到档案管理工作当中，大幅提高了档案管理信息化水平，在档案管理工作当中发挥技术优势，档案信息通过数字技术进行处理，并向云端数据库传输，储存档案信息资料，进而通过云端管理档案信息，达到集成化管理效果。用户在应用档案信息资料时，通过云端登录，便可检索和应用档案信息，确保档案信息管理的质量，提高档案利用效率。

档案管理过程中强化信息技术应用，极大的提高了档案的处理效果，但同时也对档案管理人员的整体素质提出了更高的要求，管理人员不仅要能够熟练的操作计算机，同时还要掌握网络安全防护知识，保障档案资料的安全性和及时性。因此，这就需要在档案信息化管理实际，不断提高档案管理人员的培训力度，增强其档案管理整体能力与综合素养，促进档案管理工作的信息化进程，更好的适应当前社会发展需要。