大数据档案管理信息化探索

向 伟

（荆州住房公积金管理中心，湖北 荆州 434000）

随着物联网和互联网的不断发展，档案的存储方式和管理方法要求都发生了很大的改变。档案对于各大机构企业都是非常宝贵的资源，档案的管理在各行各业的日常工作都是非常重要的组成部分，以往的存储和管理方式受到了时代的技术限制，不再适用于如今的大数据时代，耗费了大量的人力物力，储存传送的安全性仍旧非常低。所以现有的网络技术为档案管理提出了一种新的机遇，也为档案发掘出了新的可能性。

1 档案信息化的优势和作用

1）提高工作效率，资源共享。网络数据和信息技术的快速发展打造了如今的互联网时代，而互联网时代有极大程度的便利了人们的生活，其中档案管理就可从中得到正向的影响。档案直接以数据的方式存储在云端，不必占用大量的空间，但又储存大量的信息。有管理人员对数据进行筛选，整合，排序等等，有需要的时候可以直接在云端进行传输，不必再翻山越岭，跨越山河，极大地节省掉了资料在路程中的时间，在网上进行传输，只需要几分钟甚至几秒钟就能够完成传输，具有即时的优点，大大提高了工作的效率。

2）备份重要信息，不怕丢失。传统形式的档案存储会受到自然灾害，火灾，洪水等的问题，受到纸质脆化，墨迹消失或沾染的问题，一旦发生以上状况档案就会受到影响，破损，缺页，缺关键信息等，经常受着各种因素的威胁，担心信息缺失，担心档案混乱无规律等等。一旦大数据应用到档案管理中，计算机系统可以对重要信息进行备份，如果源文件受到侵袭导致丢失或损坏不必担心害怕，可以从备份中重新获取，有备无患。从某种程度上来说，这样也提高了数据存储的安全性。

3）档案信息有效查询，高效利用。档案的意义在于使用，不能使用的档案就是一堆无用的汉字组合。但是传统的档案管理方式往往占据很大的一部分空间，数量极多，查询困难，在需要某项信息或数据时先不要耗费大量的人力，没办法在第一时间找到并提取出来有用信息，更没办法保证数据的准确性。信息化档案管理的应用就可以很好地解决这些问题，档案以数据的形式存储完成的话，使用者可以在第一时间准确的调取到有用的信息，更优秀的是，在你得到需要的信息之后，系统会经过算法，调取相关信息，为用户提供信息的搜徐功能，高校利用每一条信息，既具备了灵活性也实现了信息价值的最大化。

4）节省大量空间。传统档案往往采用纸质化的封装，数据量小的话还可以进行高效的存储置放，一旦档案的量很大就需要很大的空间进行放置这些档案，浪费很多有效空间，如果采用信息化存储，就可以将其储存在电子世界，不必占用实际空间，节省了很多空间。

2 档案信息化管理的现状和存在的问题

1）存储数据结构不统一。不同的管理机构和管理人员在对档案进行归档录入时会采用不同的数据结构，不同的档案也有不同的归档格式，为了将档案整理成相同的格式，统一数据结构，需要管理人员耗费大量的精力，这就会延长档案整理和管理的时间。由于信息化档案的传输载体和方式比较特殊，所以为了防止文件的损坏或丢失，造成不可挽回的失误，就会发生上面的问题，所以要尽快想办法解决这种问题。

2）档案信息化管理水平低。在物联网和互联网普及的第一时间，有部分机关单位和企业采取观望态度甚至抵触接受新思想，导致没在第一时间跟上大部队的发展步伐，没有及时建立自己的数据库，档案库，也没有培养发展信息化人才，导致信息化管理水平低下，不能发挥档案信息化的优势，档案管理部门也不够重视这项工作，从而未曾建立合法有效的制度，拖慢了整个档案信息化建设的进度。

3）安全系数不高。网络就像硬币，既有正面能够便利生活，简化工作，也有反面，具有一定的安全隐患。档案信息化管理给各个工作者都带来了极大的便利，但是在建设过程中，如果管理人员没有足够认识到这项工作的重要性，采取敷衍态度，没有做好安全防护措施，将使档案受到极大的威胁，一旦丢失损坏就将是不可扭转的损失。

3 档案信息化管理现存问题的解决策略

1）优化完善档案管理部门组织结构。第一，单位要组织管理部门各个成员学习掌握档案信息化管理的有关法律法规，不能触犯法律，也不能在灰色地带游走。第二，积极进行团建活动，在活动中传输档案信息化管理的重要意义，提高他们的专业素养和思想水平。最后，祖师专业学习，积极鼓励管理部门参加专业相关讲座，学习新思想，新思维，参加专业相关学习活动，与同专业人员积极讨论，分享，提高管理部门业务水平。

2）贯彻落实档案智能化管理。如果要做到真正意义上对档案智能化管理的贯彻和落实，首先就要提升管理部门人员的业务水平。在面对档案数量十分庞大的情况下，档案管理部门最好的解决方案就是采用智能化的管理方式和智能化的工作手段。更重要的是，机关或企业应帮助档案管理部门进行系统的培训，帮助他们转换档案管理以及储存理念，消除他们对新兴事物的抵触情绪，让他们慢慢接受，并爱上这种管理方式，由原先的被迫接受转换成乐意使用这种管理方式，从而让档案管理得到发展，可以实现价值的最大化利用。

3）档案管理形成一种长效，规范的机制。最重要的是让管理人员熟练档案信息化管理的整套流程，因为档案的数据量非常大，每一个数据都非常重要，如果不够熟练，一个小小的失误就可能会造成严重的损失。同时档案信息化管理的流程和要求也要在实施过程中不断地改进和完善。然后是要加强电子档案的安全管理，新兴方式下，这个新兴事物的残生也会伴随着新兴的问题，信息化也同样面临着复杂的形势。档案信息化依托于互联网载体，所以也会面临同样的问题和威胁，安全性的保障仍需要加强。为了使档案信息化管理这一机制更加安全，必须要统一档案管理的标准，建立完善可执行的安全机制要求，做好防火漆加强防护和设置复杂密码，有危机安全意识。通过不断地发展，是档案信息化管理形成一种长效，规范的机制。

4）对计算机硬件加强防护。不但档案信息化本身要做好防护，对帮助实施这些操作的硬件也要进行强化和防护。第一，要做好数据备份。大数据时代，电子档案也不可避免的瘦一些网络环境的影响，可能会有黑客窃取机密文件，当然电脑也会有可能中病毒，这些都可能会导致电子档案的损坏或者丢失。所以必须重视起来，可以定期进行备份或者拷贝，保证事事有备份，事事有记录。第二，采用多重加密。档案中的数据对所在机构而言十分重要，一般来说都是机密非公开的，万一产生泄露，后果将不堪设想。所以在档案信息化管理过程中，为了防止泄露，常常需要采用高级的加密技术。加密的方法有很多，为了保证档案的安全，可以采用双密钥码，有两个密钥进行加密，一个是公开的，另一个是加密者严格保密的密钥。采用这种方法不仅可以最大化使用档案，也可以保证电子档案的安全。