大数据时代档案管理工作的创新发展

许婷婷

（兴安盟行政审批和政务服务局，内蒙古 乌兰浩特 137400）

伴随着国家经济建设的不断发展，不少的党政机关单位在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在党政机关单位不断发展壮大的同时，对于党政机关单位档案管理工作的要求随之越来越高。档案管理对于党政机关单位来说，不但记录着党政机关单位的产品、生产、经营等行为，还为党政机关单位未来的发展打下的夯实的基础，创造出优渥的条件。规范党政机关单位档案管理，在当下市场经济大环境下，对于党政机关单位来说十分重要。

1 “互联网+”模式下档案管理的特点

1）机关单位档案来源多样化。机关单位档案来源的多样性是指档案的记录来源种类多元，具体的表现是：（1）人员信息来源的多样性。机关单位内部人员复杂，不同区域、不同部门、不同职位的机关单位档案类型和内容不尽相同；（2）机关单位 信息的多样性。机关单位在不同时期，无论是档案的内容、方式、还是标准都存在一定的差异；（3）等级的多样性。机关单位运行过程中所涉及的级别和部门之间的联系和沟通，形成了较为庞大的信息系统。

2）机关单位档案记录的及时性。当前记录设备的便利性和档案传送速度的持续提高，让机关单位的档案收集工作变得更为便捷，档案管理人员只需要预先设置好档案管理工作中所需要收集的档案内容，然后按照规定好的固定操作步骤，完成档案的整理、归档、储存等工作流程即可，这样就能更好的提高机关单位档案管理工作的工作效率。可是如果档案管理人员没有事先设置好档案收集的内容和管理步骤，或者是档案管理过程中没有严格执行操作步骤，对于档案记录的及时性会有一定影响，同时也会降低档案管理工作的规范程度。

2 党政机关单位档案管理的问题

1）信息化程度较低。目前，仍旧有着不少党政机关单位使用通过人工的形式进行档案管理工作，在信息化进程不断加深的过程中，一些落后的档案管理工作也随着显现出来，在实际工作中引发了不少问题。首先，信息化程度较低。在党政机关单位的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与党政机关单位变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善，党政机关单位也积极探索自身变革，从而发展自身的核心竞争力。党政机关单位对自身的体制、机制、单位架构等都在不断完善，在这个过程中，人们更注重短期、直观、看得见的成绩，更看重业务部门的工作，但却没有意识到档案管理对党政机关单位长期发展的重要意义，对档案文件的收集、整合利用、归档放置等工作事项，仍没有足够的重视，也没有应用较为先进的信息技术予以改进。信息化程度较低也让党政机关单位的档案管理工作难以与单位发展相适配，若想要归类整合、查找利用档案，则一般需要在许多纸堆中耗费大量时间，也影响了档案资料的可保存期限和保存的便捷性。

2）档案管理不够重视。由于档案保管的特殊性质，需要将文件材料保存在一定湿度、温度且防火防水的环境，党政机关单位大多数档案没有配备温湿度调控设备、防火设备，对档案保管带来极大安全隐患。由于条件限制，很多单位采用分散存放而非使用档案室存放文件材料，容易造成文件材料丢失、缺失，不利于档案保管工作的进行。而且，从档案的主体明确性来看，党政机关单位档案工作不应当只限于对人事档案、业务档案的管理，也应包括设施设备档案、党政机关单位各种活动的档案记录等，从而保障党政机关单位能够拥有支持自身发展的重要档案资料。当前不少党政机关单位的对档案管理的重视程度不够，档案主体观念存在偏差，使得档案工作常常未能把握其主体性关键，对党政机关单位发展形成的具有影响和促进发展的价值档案，常常难以有效的进行开发利用，从而影响了档案重要价值的发挥。同时，档案专职人员流动也是影响档案工作的一个因素，还有一些档案工作会因让位于当时的业务工作而被忽视，不利于党政机关单位的长远发展。

3 档案信息化建设与档案管理完善策略

1）加强档案管理制度的建设。制度是规范和指导档案管理工作的重要保障，因此，在档案信息化建设与档案管理中，必须注重档案管理制度的建设。对于党政机关单位而言，要能够真正认识到管理制度设立的必要性，然后利用制度更好的指导各个环节的档案管理工作，从而使本机构档案管理工作不断趋于规范。为此，建立的管理制度中应该明确档案管理的内容及档案工作流程，如档案信息的建立、保存，档案的使用等，档案工作者必须按照制度严格开展每一环节的档案工作，使得本单位的档案管理工作在制度约束下良性循环。制度中应融合必要的惩戒机制，如果档案工作者因自身的失误或疏忽引发不良后果，则必须进行追责，如果后果严重，则需进行严肃处理，形成警示作用，促使档案管理工作者能够树立高度责任心，严格要求自己，并不断提升档案管理工作实际成效。

2）建立起档案管理信息系统。信息化管理系统的建立是档案信息化建设的重要体现，只有借助专业化的信息化管理系统，才能够真正实现单位档案管理模式的改进，党政机关单位可以请专业信息技术公司结合本机构的实际工作，建立起相应的信息化管理系统。在新形势下，传统纸质化的档案资料要以数据信息的形式进行保存，逐渐完善信息化管理系统。系统要设置严格的权限，档案管理专干及获得权限的人员才能够对系统进行访问，而且，系统会对每一次访问记录进行记录，在系统的运作过程中，不允许随意使用外部硬盘进行系统数据信息的拷贝，防止系统进入病毒导致档案丢失。同时，要在信息技术公司的帮助下对系统进行定期检查和维护，及时修补系统漏洞，做好系统的升级，确保系统稳定运行，进而为档案管理工作的开展提供良好的保障。

3）加大档案建设资金的投入量。目前在数字化建设进程中，因缺乏资金支持，导致新形势下档案管理工作缺少先进的硬件设备支撑。对此，党政机关单位需要对所有的资源进行优化，在硬件设施配置上，始终以单位的发展为准，并且对档案部门所需要的全部设备，包括扫描仪、计算机等设备进行定期的升级、优化与维护，不断提高设备的整体质量，同时实现资源共享，确保档案管理效果的逐步提升。

4 结语

在新的发展时期，档案作为记录单位沿革轨迹的重要文件，对保障社会的可持续发展、加强部门、人员的综合管理具有重要意义。因此，要正确的认识到党政机关单位档案管理的重要性，在工作中探索出一条切实有效的工作方法，满足新时代档案管理工作需求，最大化地提高工作效率，为党政机关单位的可持续健康发展注入源源不断的活力。