档案管理信息系统建设应注意的问题探讨

2020-02-26唐建学

卷宗 2020年34期

唐建学

（蒲城县住房和城乡建设局，陕西渭南 715500）

全方位推进建设我们国家当前的档案管理上的信息系统，这是很重要的一项内容。近几年来，系统的开发有很多事实证明了现在的档案系统是非常的不容易的，我们看不到自己为建设带来的贡献，这是多个方面上得出的，更有人认为，看不到档案当中出现的实时问题，也拿不出解决方案，这些问题已经引起了注意，下文是对管理的信息系统探究的方法。

1 档案的管理方式

1.1 规范档案的管理工作

档案的管理工作需要进行规范化，因为它是按国家的标准进行的，它受到了法律的保护，所以要根据各单位的情况制定计划，让档案的管理工作及时跟进。

对档案的工作人员进行规范培训，使他们能够积极地工作，然后对档案文件的安全性做到保护，也不轻易透露相关内容，做到诚信的基本，并签订保密协议，改正工作中的不正确行为，提升各个部门的工作效率。此外，实行监督的相关部门要及时发现问题并上报，然后做出计划方案来改进，监督制度确立并完善，能对信息管理工作起到稳定性作用。

1.2 提高档案的信息化建设

档案管理作为事业单位，全方位考虑事业发展，及时制定有效方案，慢慢实现信息化带来的建设。随着社会不断的发展，积极奔向发展目标并积极参与建设规划。由于信息化的到来给档案管理的方式及时更新，数字化系统减少了纸张的浪费，且运用数字化形式进行整理，最终组建完整的数据库，信息内容通过计算机直接搜索查询，这样不仅大大提升了工作效率，还给档案的管理工作发展带来了好处，档案的管理内容也不会轻易丢失，多年以后依然保存完好，处理方式和不足之处直接通过信息化带来了改善。

1.3 提高档案工作人员工作的质量

档案的管理工作要求专业人士且具备专业的知识和技能，才能给档案管理的工作带来更好的发展。单位要对工作人员进行新知识培养，不断地加强工作人员的综合性水平和道德性水平，因为档案管理工作是服务性质的工作，所以及时改善传统的知识观念，就能为档案管理工作更好的服务。

1.4 建立档案管理的网站系统

社会的发展给人们的生活带来了便利，科学技术也在不断地改善，档案管理工作也跟着时代的变化不断改进。加强使用计算机信息化方法管理着档案工作，对我们自身也有着很大的帮助。信息化不仅带来高效的工作效率、准确的数据库和时效性、精准的录入还让档案保存得更完好，实现了数据存档。建立网站系统给工作人员也带来了极大的便利，随时的数据更新能更精准地找到所需内容，也给社会人民服务带来便捷。信息化和网站系统的融合给管理工作带来极大的好处。

2 用户不积极参与系统开发

在管理这一方面上，用户是对信息有要求的，所以，所有的工作都是要围绕用户进行的。专业的工作人员只能凭借自己的理解能力还有用户对计算机系统真正需要的功能一点一点来研究，把建设工作慢慢地做到位。很多系统的建设方面，用户不会参与，所有的工作用户也不承担任何责任，都直接交给专业性相关人员，可是做出来的工作，用户却又说不喜欢，最后还不能设身处地站在工作人员角度看待问题，两者不进行沟通，用户所需要的也不会直白地讲解出来。因此，用户想要的东西不能全方位精确地表达，也对出现的问题不能进行准确的表述，最后这个系统一旦完成，问题的存在就会大大增加，还做不到用户人的满意回复。总而言之，让用户积极参到实际工作中是现在必须改进的。

3 科学有效规划系统

只有进行科学的规划，然后不断地改进问题，把这件事情坚持下来才会完成实现。其实规划一件事情很简便，它主要是讲长时间的计划一件事情，做到全方位的思考，长时期实施，计划就能实现。档案的这一部门是信息服务的部门，作为时代的主要发展，结构之间的活动和内容是平时比较复杂的，长期的坚持下才能实现档案这一信息的管理系统。所以一般来说，根据每个部门的发展情况都有着客观性规律的档案管理信息系统，其次就是环境问题，只要按照科学的方法规定战略发展的方向，进行合理的建设过程是现在发展最需要重视的。根据国内目前发展，只要不断推进信息的发展，再不断地努力，档案的系统发展上就不会有很多问题存在。因为还有一些主要的事业型发展和系统不一样；又因为环境问题产生的有效性较低；及管理不严格，思想上不去；开发技术跟不上时代；用户不会正确使用；没有商家投入资金，但技术还需要资金来维持，这一系列的问题都是对管理信息系统关注度不够。由于这些用户都是各大机构的人员，科学有效的建设系统是要呈现给这些人的，接下来还要得他们满意的反响，然后还要满足他们在活动上管理信息的要求，才能满足直接目标-－管理信息系统建设。接下来建设会不断发展，工作也会做得越来越深刻，只有相关人员进行深刻沟通，互相理解全想要的系统，及时沟通，有错及时改，给系统工作深入的细化细节。

现在普遍一个现象是系统能使用多个年限，这是不断维护形成的，但这也缺不了资金的投入。有人能看到的小问题就解决一下，看不到的深入问题也就搁置了，所以这点是最容易忽略的。没有高难度的挑战，专业人员就没有经验去探索新问题，从而做不了高难度维护系统的工作。慢慢发现，建设系统开发工作是需要不断累积经验，然后再去多实践的基础上才能得到结果。因此，通过可靠的技术才能重视维护起系统的工作，给出足够的重视，是现在需要科学规划的一项重要内容。