档案信息化管理的优势及安全问题探析

杨 影

（西安西北有色地质研究院有限公司，陕西 西安 710054）

随着社会的不断发展，国家逐渐认识到信息管理在公文保存中的重要性。目前，国家档案保管工作的主要是档案信息化的管理工作。通过先进的信息科学技术建立记录材料网络的应用平台来进行档案信息化的管理，在一定程度上充分利用记录材料的网络手段来捕捉人事信息来进行管理工作。在传统的记录管理中，由于数据备份和人工参与记录，错误是不可避免的。信息技术的应用为公文管理提供了新的思路，也为公文管理提供了极大的便利。进入21世纪，随着信息时代的到来，当事人的信息收集范围越来越广，传统的管理方式已经不再适用。为了适应日益增长的文档管理需求，企业需要改变信息化模式。

1 档案信息化管理的优势

1）档案信息化管理具有方便性。实施档案信息化管理，可以更加方便的查阅保管档案信息，更好地保存档案文件，提高保管档案的管理效率，保障单位的权益。首先，显著增加了服务对象的档案信息传输量，减少了数字化信息占用的空间。收件时，不受地域的限制。此外，它还可以连接到计算机通信网络。用于管理和存储的数字信息服务器可以使服务对象的数量大大增加。其次，它可以在时间上表现出很大的连续性。它可以提供24小时的服务，而且在互联网上查找和保存文件信息非常方便。根据用户的实际需求，提供个性化的档案信息服务，实现资源的传播性。因为它是通过网络传输的，所以它的优点是不能将个人数据与纸质文件进行比较。如果您需要个人信息，您可以直接阅读网络系统，也可以下载电子文件在文件室重新阅读，这大大节省了文件管理工作者的工作量，也提高了用户的查阅效率，并且不受地域限制，大大节省了时间，将档案信息利率用提升到了最大值。

2）对生态环境进行了保护。传统的管理系统必须依靠纸张使用而造成不必要的资源浪费。大家都知道，纸一般是用木头做的，在这个过程中对生态造成很大的危害。目前，为了满足可持续发展概念的要求，为了减少用纸而改变开发模式，甚至开发不再用纸的办公条件，也成为社会发展的趋势。近年来，由于我国的快速发展，对能源的需求日益增加。由于市场导向的刺激，钻井项目也在全国范围内不断完成。在此规模下，项目的完成数据档案文件呈上升趋势，使用现有文件管理方法已不太合适。信息管理模式中，灵活使用虚拟数据库和物理纸张文件，减少纸张消费，积极履行企业的社会责任。

2 档案信息化管理的安全分析

1）难以保证档案真实性。在传统的档案信息管理模式下，档案管理员要求相关领导完成档案处理后签字并封存。这种保存工作有助于确保档案信息的可靠性。但是现在的信息管理中，电子档案是主要的。因此，档案保管人无法对文件进行封存和审核以保证该文件的真实性。同时，由于电子档案也存在一定程度的复制，而且有许多违法者自己进行反复修改或复制内容，所以档案信息的正确性很难得到保障。电子档案是否真的存在的问题也难以进行判断。因此，档案管理人员面对这种情况时，应该深入分析档案信息管理中存在的安全问题，并以此为基础提出应对方案，加强档案管理的效率性和品质。

2）网络安全得不到保障。在适用信息管理技术开发的过程中，由于网络技术的发展和人气，越来越多的领域适用了现代技术。但由于这种开放性，很多病毒可以通过网络在档案管理的工作系统上进行修改。病毒是对文件管理的最大威胁。通过网络传送，入侵信息管理网页，使电脑受到病毒的影响，网络储存的信息被篡改或被盗，信息变得不准确，不完整。因此，为了在网络信息管理上达到档案管理的最大化效果，有必要解决现有的安全隐患。

3）工作人员的操作失误。保管信息的收集，输入，保管过程中，由于工作人员的疏忽，安全意识不足，素量低下等原因而产生的操作失误，往往会导致保管信息的遗漏或丢失。有时选择操作方式不够严谨，随意将账号，密码及其他重要信息借给别人，或者与别人”共享”等不明智的方法也会导致信息泄露，被盗等隐藏的危险。在档案信息管理系统中，档案信息的流动及储存同样重要。

3 解决各种问题的措施

1）提高工作人员的安全意识。在研究档案信息化管理的安全问题时，最应该关注的核心是人工要素。管理人员应该熟悉记录信息的规范，随时监督行业的动向，并在一定程度上警觉起来，时刻注意和预防盗用档案信息的行为。保障档案信息化管理的顺利进行。同时，档案管理人员要充分应对档案信息管理系统的完善，档案信息管理负责人要根据档案信息的实际管理的工作提供实质性答复，维持原来的保密系统，加强对档案信息的管理。由于目前我国还没有制定网络安全法，但是网络安全法律的制定很重要，用来确立对档案管理信息的安全保护，还要对现有的档案管理人员进行培训，对工作人员的安全意识进行规范，确保档案信息化管理工作安全有效进行。

2）建立完善的信息管理系统。档案信息安全防护能力是加强管理服务能力及活用管理服务检查的主要内容，建立综合信息管理安全保障体系是确保管理信息自身安全的重要手段。为保证信息管理的顺利进行，档案信息资源和来源应受到有关法律和规定的保护。第一，我们要建立健全的档案信息管理与管理的安全系统，建立健全的责任管理系统，明确所有当事人的责任和义务，互不推诿。第二，选择有效病毒杀毒工具及软件保障存放信息不受病毒感染。第三，优化档案信息管理工作，招募优秀的管理人员，保证工作质量，同时为档案信息管理工作提供安全保障。最后，在确保档案信息安全的同时，纸质档案是不能完全被电子档案信息取代的。它只能为电子档案信息提供最大限度地利用。但是纸质档案信息是最基本的，可信赖的原始记录，由此可以看出它们的固有特性是不同的，所以不能互相替代。

4 结束语

综上所述，由于科技的不断发展，传统记录管理信息不能适应当今社会发展的要求，应积极建立全新的档案信息管理体系。我国在建立档案管理体系的过程中，档案信息化管理符合信息化时代的发展需求，增强了档案管理的活力，为人们提供了使用档案的新途径。与传统的管理方式相比，新的管理方式具有更大的优点，深受社会和群众的喜爱和欢迎。但所有的事情都有其两面性，电子档案信息化管理虽然带来自身的优点，但是还会引发特定的安全问题。要保障档案信息化管理的可持续发展，我们必须有效处理和控制这个问题。并且不断完善，避免负面影响的发生。