试论在网络信息化时代做好高校外事档案管理工作

郑金兰

（沈阳大学，辽宁 沈阳 110044）

在高校开展国际间文化交流以及学术研讨的过程中，需要对相关的活动以及事件进行记录，而对这些记录信息进行管理就是外事档案管理。高校外事档案管理能够提升高校管理的规范性，同时能够促进高校的对外交流，对高校的发展具有重要的意义。但随着我国高校的外事活动逐渐频繁，高校国际化发展战略的实施，传统的外事档案管理方式已经难以满足当前发展阶段下高校外事档案管理的需求。在这个过程中高校需要把握网络信息化时代的发展趋势，将网络信息技术引入到外事档案管理中，从而实现高校外事档案管理创新，提升外事档案管理的效率，为高校的外事交流活动提供基础。

1 网络信息化时代档案管理工作的变化

在当前的发展阶段下，网络信息技术渗透到了社会的各个领域行业中，在社会的发展中发挥了重要的作用。网络信息时代带来了的最直观的变化就是信息存储方式以及信息传播方式的变化。在网络信息时代下，信息的存储以及传播突破了时间以及空间的限制，让信息能够更加高效的被管理，同时更加高效的传播。基于网络信息技术的以上优势，该技术被逐步的应用于档案信息的管理中，在很大程度上提升了档案信息管理的效率。但是从实际的管理工作的开展上来看，还存在着很多的问题。网络信息技术在提升管理效率的同时也暴露出了安全性的缺陷，由于信息与电子形式在存储介质中排列，因此相关的信息容易被更改，同时在网路环境下，信息泄露的概率也大大的增加。在进行档案管理的过程中还需要进行光盘移交等复杂的手续，因此在管理的环节上也较为繁琐，这种繁琐的程序也对档案管理的效率造成了一定的影响。其次在网络信息时代下，档案信息的分类方式也发生了一定的改变，相关的管理人员可以借助计算机以及互联网对，对档案信息进行快速的查找并分类。在高校外事活动逐渐频繁的情况下，重视网络信息技术的应用，并保证网络信息技术能够被有效的应用于外事档案管理中，对于提升外事档案的管理效率，促进高校外事活动的进一步开展具有重要的意义。

2 网络信息化时代高校外事档案管理工作的措施

2.1 将传统管理方式与电子档案进行结合

网络信息时代下的档案管理以电子档案为基础，通过对电子档案进行管理，能够有效降低管理的成本，并提升管理的效率。但是在推动档案管理信息化的过程中，也不能忽视纸质档案的作用，在纸质档案中，信息与信息的载体有着比较强的依附关系，二者是统一的关系，而在电子档案中这一点往往是难以实现的，因此纸质档案具有原始记录性。简单来说在档案管理中纸质档案具有原始真实性，以及信息的原始依附性。在对高校外事档案管理工作进行创新的过程中也不能忽视纸质档案的作用。一方面需要做好纸质档案与电子档案的区分，另外一方面需要发挥二者的互补作用，以纸质档案保证信息的原始性以及真实性，以电子档案提升档案管理的效率。比如在档案检索，以及档案信息查阅中可以充分利用电子档案，而对于一些重要的档案信息这需要做好纸质档案的保存，从而保证相关的档案信息权威性以及可信性，做好传统纸质档案管理方式与电子档案管理方式的结合。

2.2 提升网络电子档案与纸质档案的统一性

随着档案管理方式的调整以及信息化技术在档案管理中的应用，档案的形式也在发生改变。目前可以将档案的形式分为三种，分别最初电子档案，单纯纸质档案以及本级接收纸质文档。在高外外事档案管理中，为了提升管理的效率，往往需要将纸质档案转化为电子档案，而在进行档案形式转化的过程中，相关的档案管理人员需要对纸质档案的内容进行细致的分析，保证信息录入的准确性，同时还需要对相关档案进行编号，保证所转化的电子档案与纸质档案与比较高的一致性。从而充分发挥出电子档案信息的价值，保证电子档案信息的真实性以及可靠性，对于促进高校外事档案管理的信息化建设，提升电子档案的实用价值，具有重要的意义。

2.3 加强人才培养促进信息技术在外事档案管理中的应用

长期以来，在高校外事档案管理中纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就需要保证信息技术在高校外事档案管理工作中的有效应用。

现代化的档案管理不仅需要从技术层面上进行改造提升，同时还需要加强相关管理人员的素质。因为在档案管理中，管理的主体始终是人，只有相关的档案管理人员具有现代化的管理意识以及管理技能，才能保证信息化的档案管理手段能够得到有效的利用，才能积极的应用现代化的管理思维进行档案管理。在这个过程中需要加强对档案管理人员的专业培训，相关的人员需要具备信息化档案管理条件下的计算机技术，网络技术以及档案管理的业务能力水平，相关的管理部门需要对档案管理人员进行定期考核，保证档案管理人员能力水平能够满足现代化档案管理的能力要求，同时还需要加强人才引进，通过引进高素质的档案管理人才，促进档案管理现代化建设的推进。同时还需要对档案信息管理平台进行不断的完善，将现代先进的多媒体、3D等高科技技术应用于档案信息管理平台的建设中，全方面的对档案信息资源进行展示，以此促进高校外事档案管理现代化建设的落实。

3 总结

在当前的发展阶段下，我国高校的外事交流活动愈加的频繁，在这个过程中传统的外事档案管理模式已经难以适应目前高校外事档案管理的需求。针对这种问题就需要将高校外事档案管理工作重视起来，促进高校外事档案管理工作优化创新。从当期高校外事档案管理工作的实际情况出发，把握目前网络信息时代的发展趋势，以新的管理思路以及新的管理模式，促进高校外事档案管理工作与网络信息技术手段进行结合。相关的管理人员需要明确网络信息时代下高校外事档案管理工作的变化，一方面需要考虑到对现有的外事档案管理模式进行调整，另一方面需要将新的管理方法融入到高校外事档案管理工作中，提升高校外事档案管理工作的效率，促进高校外事档案管理工作的有序开展。