国土资源档案管理信息化建设研究

刘小艳

（平泉市自然资源和规划局，河北 平泉 067500）

作为国家档案的重要组成部分，国土资源档案是保护及管理国家土地资源的重要依据。社会的快速发展使得现阶段国土资源档案内容呈现为逐步增加的变化态势，加之相应的档案管理要求越来越高，这在一定程度上增加了国土资源档案管理难度。而信息化管理模式本身具有信息处理效率高，操作便捷以及安全性高等应用优势，所以如果可以有效地融入实际的国土资源档案管理实践中，那么可以极大地提高整体的档案管理效果。

1 国土资源档案信息化建设的意义

国土资源档案本质上就是对各种项目建设过程中涉及的土地占用和土地分类改变情况、房地产土地交易及权属界定等相关信息进行记录构成的一类档案。国土资源档案本身是我国利用土地，保护耕地以及进行土地确权与土地权属交易的重要依据，其本身具有复杂性与易变更性等特性，尤其是新时期的国土资源呈现为快速增长的变化态势，这使得传统以纸质媒介为主的人工管理模式不再满足信息化时代国土资源档案管理的新要求与需求。而通过推进国土资源档案管理信息化进程，可以借助计算机技术、信息技术等来对档案信息进行高效存取及管理，这样可以减轻相关管理人员的工作负担，提升档案管理水平。与此同时，由于信息化档案管理主要以数字化档案信息为主，其不会因为时间久而出现丢失或破损问题，可以持久以电子版本进行档案信息存储，同时相应的档案录入、查询等操作也都非常便捷，这是以往纸质档案所无法比拟的巨大优势。此外，信息化国土资源档案管理模式也有助于避免档案造价问题的出现。比如，在国土资源管理实践中，土地资源及变更登记工作都离不开个人、党委及企业等各方所提供资料的支持。如果以纸质档案形式存在，那么容易出现许多复印件，这样容易使相应的信息被篡改。而基于信息化管理模式开展的国土资源档案管理制度，那么可以有效规避档案资料被篡改情况的发生，确保国土资源档案信息的安全性。

2 国土资源档案信息化建设的策略

1）树立正确的信息化档案管理理念。“思想是行为的先导。”在推进国土资源档案信息化建设进程期间，为了确保各项档案管理工作有序开展，必须要使国土资源档案管理人员自身切实树立正确的信息化档案管理理念，即要高度重视信息化档案管理建设对国土资源档案管理的重要价值，之后要及时转变传统的国土资源档案管理理念与模式。在以往的国土资源档案管理工作实践中，由于档案管理人员不熟悉信息化档案建设的价值，所以没有重点在档案信息化建设方面投入过多人力、财力与物力，这使得相应的档案信息化管理工作没有实质性的升级变化，整体进展也不是非常理想。因此，在实际的国土资源档案信息化建设实践中，相关当纳管理人员必须要从思想层面上切实意识到信息化档案管理模式的重要价值，之后要向信息化档案建设中投入充足的人力、物力和财力，保证可以持续提高国土资源档案建设及管理的信息化水平。

2）健全国土档案的信息化管理体系。为了确保国土资源档案信息化管理工作有序、高效开展，离不开健全国土档案的信息化管理体系支持。鉴于国土资源档案本身的信息化管理工作是一种有效开发与利用土地资源的路径，所以为了夯实拓谷资源档案信息化建设及管理的基础，也必须要切实加快构建及健全国土资源档案信息化管理体系。一方面，要注意对国土资源档案信息化建设的工作进展情况进行密切监督与管理，并且要注意科学地构建适宜的管理规范与条文，保证可以使相关的档案管理工作人员严格依据信息化的国土资源档案管理体系来开展档案管理工作。另一方面，要注意重点做好《档案实施办法》与《档案法》等关于国土资源档案管理工作方面的法律法规的宣传工作，确保全体国土资源档案管理人员可以全面、深刻地认识档案管理工作。与此同时，档案管理机构还要注意在年度工作计划中纳入国土资源档案管理工作，必要的时候还可以将其纳入领导管理机构工作领域当中并进行定期检查。比如，要注意及时解决国土资源信息化档案管理过程中存在的问题，并注意在年度考核中纳入国土资源档案管理这一指标，力求可以全面创设一个良性的国土资源档案信息化管理工作氛围，这样方可更好地提高整体档案信息化管理效果。

3）优化信息化档案管理的工作方式。国土资源档案本质上是对国土资源档案方面的相关信息与资料进行有效记录、归纳、整理与收集的过程，在建设用地面积界定以及土地权属纠纷调解等方面都具有非常突出的作用。随着国土资源档案信息查阅需求的增加，这时候如何才能够为社会大众或有关事业单位提供便捷、高效的档案信息查询服务是各级国土档案资源管理机构为之努力的一个重要问题。因此，国土资源档案管理人员在实际的档案管理工作中必须切实贯彻各项先进的国土资源管理理念以及服务于国家经济建设的全新理念，同时还要注意强化全体档案管理工作人员的主动服务意识，有效挖掘国土档案资源的信息化管理潜能，保证可以高效地为相关机构或部门提供可靠、准确的档案信息资料。与此同时，国土资源部门也要注意对现有的档案管理工作模式进行持续性改进与优化，通过深入国土资源档案管理工作实践调研，详细地了解档案管理的全新情况，并要勇于接受全新的一些信息化档案管理理念、模式、思想与技术等，创新运用更为高效、灵活的信息化档案管理方法，这样可以使国土资源档案更好地服务于国土资源部门的其他各项工作。

4）开展数字化的国土资源档案管理。数字化的国土资源档案管理工作是提高国土资源档案信息化管理水平的一个有效手段，具体就是借助配套的数字化管理硬件设备与软件系统来高效地开展档案管理工作。国土资源档案部门必须要注意立足于长远视角来考虑相应的数字化档案管理工作，增加更多的财政投入，切不可因为短期的信息化档案管理成效未达标而不再增加财政资金投入。在开展数字化国土资源档案管理实践中，相关的档案管理人员必须要切实树立严把档案信息安全观，如要避免数字化的国土资源档案信息出现丢失或盗窃问题。针对这种问题，有关机构必须要针对性制定一些切实可行的措施，力求在确保现有纸质化的档案信息全面性与完整性的基础上，有计划地将它们转换成数字化档案资料来逐步录入到数字化档案数据库当中。但是在对档案进行数字化处理期间，必须要确保其整体信息的完整性，避免出现错误录入数字化档案信息的问题。通过逐步推进档案的数字化管理进程，可以为档案信息化建设提供很好的支持。比如，在国土资源档案资源信息库构建期间，还要注意做好整个档案数据录入过程的监督与管理工作，确保档案编号、数量等的准确性与全面性等，同时还要注意定期筛选与鉴定那些关键的数字化档案信息，做好它们的备份和共享工作。

总之，档案信息化建设是推进国土资源部门现代化建设的一个重要举措，对国土资源部门的发展有非常大的影响。在实际的国土资源档案信息化建设过程中，必须要首先从思想上树立正确的信息化档案建设及管理理念，健全国土档案的信息化管理体系，优化信息化档案管理的工作方式和开展数字化的国土资源档案管理，力求全面提升国土资源档案信息化管理水平。