信息化环境下公证档案管理创新的路径研究

张慧敏

（定襄县公证处，山西 忻州 035400）

现阶段我国公证档案管理从上层领导，下至管理人员对档案管理的重要性都没有给予充分的认识，在实际的档案管理工作存在重视程度不足，管理人员综合素质不足，管理设施建设不完善，制度可行性、科学性不足等问题，对档案管理工作的顺利开展造成影响。

1 信息化环境下公证档案管理创新重要性

1）提升市场竞争力。现阶段随着公证服务需求的不断增加，需要加强对管理机制的创新，从而提升市场的主动权，增强竞争优势。自2016年起我国的公证机构共办证1403.7万件，相比于2015年提升172.4万件，增幅约16%，并且通过相关统计，已经连续三年增幅超过15%。可见社会对公证服务的需求不断增加，这也导致公证档案管理中存在的业务渠道简单、体制不顺、质量良莠不齐等问题被放大显现出来，对公证行业的高效、有序运行带来极大的影响。所以需要对主动权加以重新的确立，增加自身竞争力。在信息化技术、网络技术快速发展的时代背景下，需要公证行业加强对新技术的应用，对信息化发展理念加以合理的引用，从而有效提升公证档案社会认知度以及影响力[1]。提升信任度，为公证行业的长久、健康发展奠定受众基础。

2）优化运营管理。随着信息化技术的发展，使信息的传播速度、范围以及形式更加迅速、广泛、多样，对人民群众认识社会生态的认知造成了一定的影响，使当前社会主流意识向短期效益最大化方向发展。在该背景下，公证行业的法定效力、公正性和矛盾预防以及纠错逐渐因为自身定位的约束出现群众对其认识程度不深入和行业内部存在改革受阻等现象，在一定程度上受到了社会舆论批评，对行业良好形象的树立造成很大的影响。因此在信息化背景下需要公证行业应用信息化技术对发展理念、管理机制进行调整改革，加强宣传力度，使群众以及社会对公证档案行业加以认同，接受公证制度，从而为行业的广阔发展增加动力。

3）创新管理机制。在互联网技术、多媒体、新媒体等技术的支持下，能够促使民众对掌握资源进行共享，合作互助，这也是信息化发展相比于其他发展模式所存在的特点。但是现阶段因为受到社会功能、行业属性的限制，公证行业并没有认识到信息化技术对于自身发展存在的意义，在发展理念、制度改革等方面较为落后，导致整个行业的效益出现下滑趋势。站在实现行业长久、健康发展的角度方面对待问题，公证行业需要对信息化时代背景下的新趋势、新格局加以全面的审视，对以往的发展理念给予及时、合理、科学的转变，利用信息化技术对档案分类、密级划分管理模式加以创新，完善服务管理抑制，促使公证行业向多元化、信息化、现代化方向发展。

2 公证档案管理存在问题

公证档案管理工作的开展是按照我国1988年国家档案以及司法部所颁发的相关规定对档案进行管理以及立卷归档工作，这两份文件为我国公证机构档案管理工作提供了标准，在实际的工作过程中按照文件规定开展工作，有效提升了公证档案管理的质量以及效率，促使了公证机构间合作。但随着时代的变化、科技的进步，现阶段公证机构忽略了档案管理的重要性，将工作重点放在了公证业务发展方面，没有加强档案管理创新，对行业的发展造成严重的影响。

1）重视程度不足，管理混乱。现阶段我国公证机构因为对档案管理工作认识不足，导致没有制定相应的管理制度为档案管理工作的有效开展提供保障。部分公证材料没有及时地进行立卷归档，档案管理较为混乱，保管措施不完善，对于日后的档案查找以及检索带来极大的负面影响。另外存在一些档案管理人员自身档案管理能力不足，管理意识薄弱，在实际的工作过程中不能按照规范操作进行档案整理、分类以及管理，让他人随意拜访卷宗，资料很容易被泄露，给公证机构以及个人带来极大损失。

2）配套设备建设不完善。现阶段随着科学技术的不断进步，各行各业通过应用信息化技术有效提升相关工作的质量以及效率，对于企业的资金管理、人员管理以及发展带来极大的帮助。但是现阶段我国很多公证机构管理意识薄弱，尤其是对于公证档案的管理意识不足，没有认识到信息化技术对于管理工作开展的帮助，因此普遍存在相关配套设施以及信息化技术平台构建不完善情况，对于档案资料的管理还处于通过人工方式的模式，在实际的工作过程中办公效率低，同时存在可能因为人为原因带来导致档案资料丢失、破损、档案混乱等情况，机构不仅需要投入大量的人力、财力开展档案管理工作，但同时没有取得良好的工作质量。造成公证机构的发展无法顺应时代的需求，对机构的长久健康发展造成严重的影响[2]。

3 信息化环境下公证档案管理创新的路径

1）加强公证档案信息化管理认知。在信息化环境下，需要机构首先认识到公证档案管理的重要性，在此基础上对机构的发展理念加以改善，以此作为方向对信息化公证档案管理的重要性以及意义加以深入地认识。对于信息化档案管理的建设，需要机构结合当前内部以及外部的实际情况通过自身努力加强信息化建设水平，同时机构部门需要加强对信息化公证档案管理平台的构建，提升地方性资金投入，增强群众公信度，公证机构需要对档案管理基础设施加以不断的完善与购置，例如对计算机、相关软件等进行购置和更新，确保基础设备的应用能够满足时代的发展需要，对网络平台安全问题加以解决，增强电子档案开发以及利用。

2）加强管理人员综合素质培养。机构需要加强对人员综合素质的培养，补充其知识储备，提升其管理技能水平，促使其树立良好的职业道德素养，确保其在实际的档案管理工作中能有序、保持严谨的态度进行相关工作。机构可以通过定期开展教育培训工作，通过日常的总结，让工作管理人员反馈在日常的档案管理中存在的问题，人员之间相互沟通，对问题加以解决，同时通过邀请相关领域的专家以及知名人士到机构开展指导培训，为人员管理技能水平的提升提供保障。让管理人员认识到信息化技术应用的重要性，提升管理人员应用质量[3]。除此之外，机构需要对人员进行积极的引导，促使其树立正确的职业道德观念，使其在日常工作中能够对自身的工作态度以及工作行为加以规范，综合提升管理素质，使信息化档案管理得以充分的应用，发挥其综合价值，有效提升档案管理工作质量以及效率。

3）提升管理系统安全水平。在对信息化公证档案平台建设时需要对安全问题加以充分的考虑，随着信息技术的不断发展，虽然为管理工作的开展提供了极大的便利，但与此同时在网络环境中也不乏犯罪人员，因此需要公证机构需要加强平台的安全等级，为档案的管理提供安全保障，以免出现档案丢失，提升公信力。通过应用高安全性的信息资料库对设备加以保护，以免因为犯罪人员侵入而出现信息剽窃、丢失、删除、篡改等情况，同时管理人员需要安装杀毒软件，对病毒进行及时地发现和清除。另外机构需要安排专业人员对系统进行定期的更新，确保系统应用的先进性。

4 总结

综上所述，通过积极应用信息化技术能够有效提升公证机构档案管理的质量以及效率，同时提升档案管理的安全性，在信息化环境下，需要机构加强对档案管理以及信息化技术的认识，转变发展理念，对内部机制进行积极的改善调整，加强人员综合素质培养，提升系统安全水平，从而使公证机构树立良好的形象，为其工作的顺利开展奠定良好基础。