浅析互联网办公档案管理工作

2020-02-26曲芳瑶

卷宗 2020年34期

关键词：档案资料文书办公

曲芳瑶

（山东省青岛市即墨区档案馆，山东青岛 266200）

1 前言

当前时代的快速发展，使得文书档案已在我国各个、事业单位中的各项工作中得到了充分的认可。为此只有不断的努力保障到其的真实完整性，提升档案立卷的整体质量，才能为我国社会提供到更好的服务。

2 互联网办公档案管理特点

文件档案主要是文件的归档、文件和档案资料的系统收集、信息内容及相关统计等任务。这些环节既相互联系又相互制约。通过各环节的专业服务，为成功打下基础，创造自用条件，充分准备相关文件和档案，完成任务，服务于单位的任务。做好个人档案工作是办公室人员的重要工作之一。文书档案是单位工作中重要的组成部分，对本单位工作的各方面都有有效的反应，能够真实记录。文书档案的载体具有了多样性。一是单位工作账簿签订协议的各项协议内容和责任，以及上级的机关的业务方面的部门下发的各项文件。文书档案用于各种文书工作，也可在相关文书工作后形成。公文相关档案组织是档案工作完成后的最终归宿，主要体现在公文收集、公文操作、公文提醒、公文协办等方面，两者相辅相成。文书档案质量的好坏对档案工作和质量水平有很大的影响。

3 互联网办公档案管理现状

3.1 档案管理建设力度过低

一般来说，办公档案材料都存放在仓库的底部。潮湿闷热，通风和积尘不利于正常的日常管理。另外由于档案保管地区的种种限制导致文件及相关档案的职责不明，现阶段在科研成果管理和档案管理模式上会有两种不同的标准。因此，缺乏对档案管理的重视，资金也不会转入到办公、居住文件项目中。因此，档案资料管理的规划建设基本上被完全忽视。

3.2 办公室的文书档案工作的认知尚浅

许多单位在处理文件记录和管理工作的时候缺乏大力的宣传，由于部门人员在文件管理过程中对他们工作的重要职责不明确，有关档案的日常管理工作是由于该地区档案记录的各种信息管理类型不全，处理不当，不愿花费时间和精力进行指导和工作一旦项目成功完成并全面实施，领导要高度的重视档案方面的和记录的日常管理，工作的改革和限期整改，这需要文件领导办公室的领导高度重视。领导者不理解思想意识形态上档案和记录管理方面的重要性，认为只要有人负责就可以了，他们也应该增加专业力量的选择，以促进团队的建设。

3.3 积极性与规范性的缺乏

员工缺乏主动性：大多数员工在理论体系层面、区域文化整体水平、专业选择等方面都或多或少有欠缺。甚至有些相关人员不是专业的人员，不具备各种知识等日常档案管理技能。因此，在工作中容易出现缺乏个人意识的问题。密集的人事工作、充分的动员和特殊的工资待遇，一般使工作场所的相关人员在基础工作上不敢懈怠，也不能鼓励员工在工作之余提高自身的人文素质和当前的业务水平，这就导致了互联网办公档案管理工作无法与时俱进。

4 互联网办公档案管理工作有效措施

4.1 文书档案的管理工作的规范

在办公区文件档案管理中，有时会出现一些记录方法不明确的现象，这严重影响了办公、居住文件的安全信息的保密，阻碍了办公室的职能发挥。因此，在办公区文件档案管理发生具体变化后，有必要采取具体措施。首先，在文件和个人档案的管理中，应设立专门的管理人员。也就是说，在办公室工作的人员拿到文件后，应明确证明文件的使用情况，确保安全管理。在工作中，要进一步推动相关档案管理与文书工作的有效结合。在收集整理文献资料时，要注意印刷用纸的规范化、统一化制度。在使用文档内容的文本格式和笔类型的选择时会直接影响到管理模式的质量和与文档内容相关的信息的质量。只有这样，才能实现办公室办公文件的现代化开发和管理，使公文管理越来越有规划性。

4.2 管理的人员的专业知识与技能的培养

要利用好受众群体，做好相关档案的日常管理、媒体宣传等工作，突出公众行为意识，增强部分群众档案资料的日常管理意识，并让群众感到档案的管理和保存在办公室快速发展中起着最重要的作用。此外，办公室人员应当去参加档案核心业务培训班，不断学习专业知识和各种理论，丰富互联网办公档案管理人员的专业知识，在记录了各种宣传工作后，应将档案渗透到总领导工作的关键领域。在日常工作中，应继续增强其意识形态意识，摒弃传统的封闭状态思想，发展为办公室办公文件功能和整个社会公共服务功能的不断发展提供积极意识的观念，并增加更有效的投资。在人力和物力资源的办公室文件和档案管理模式中，从而大大改善档案以促进办公室的国内经济发展，记录工作的进一步发展速度，使其与办公室相关的文书工作和日常工作保持同步。

4.3 文书档案的管理工作人员的积极性的激发

管理层应慎重对待员工招聘，严格控制事业单位招聘人员的专业技术知识和技能，确保员工在工作中有使命感和相关的经验，继续加强事业单位办公文件档案等工作，使硬件和软件能够充分发挥作用。制定和落实人员岗位责任，完善办公室相关规章制度，继续加强档案资料的日常检查和监督，可以全面提高精神面貌。表彰有利于文件内容和信息的收集，并把相关档案和各项信息管理任务细化到每个员工身上，激发每个员工的责任感。