大数据时代下档案管理的情况与思考阐述

孙 可

（吉林省市场监督管理投诉举报中心，吉林 长春 130000）

随着互联网技术的普及，现代人对于海量数据进行处理的方法和能力也得到了很大的提升，因此也迎来了人类的大数据时代。现代企业在进行档案的记录时，不再只是局限于纸质材料和图片的记录方式，而是通过互联网技术对档案进行更好录入和保存，档案管理工作本身也得到了一定的提升，但随着大数据时代的到来，给企业的档案管理工作带来了更大的机遇和巨大的挑战。大数据时代为档案管理工作提供了新的平台和思路，因此企业一定要抓住机遇，不断地突破和提升现有的档案管理模式。

1 大数据时代在档案管理工作中带来的挑战

1）对传统的档案管理模式带来冲击。我国企业对档案管理的意识起步比较晚，因此档案管理还停留在传统的管理模式上，但是随着现代人们对于大数据的需求，档案管理工作的工作量急剧增加，特别是针对一些大数据，传统的档案管理模式处理起来就会显得尤为困难，工作的效率也很低，因此这种管理模式已经不能适应对于大数据的处理，限制了我国企业档案管理部门的发展。

2）档案数据的整理和提取难度增加。在传统的档案管理中人们对于档案的记录多是根据特定的记录方式进行记录，搜索的方式也是特定的，但近年来互联网对于档案管理提供了更为简便的记录和搜索方式，在大数据时代信息数据格式以及数据量相对于以前来说增加了很多，信息量的泛滥导致了档案的整理和提取难度增大，究其原因是因为大数据时代信息量过大，因此在进行信息检索时很多关键的信息都被淹没，在进行数据甄别时难度也变大。因此当今企业在进行档案管理时面临的主要问题就是如何更准确更快速的在大数据中找到需要的数据信息。

3）数据处理人才的缺乏。由于我国企业档案管理意识建立较晚，再加上传统思想观念的影响，导致我国企业的档案管理模式相对落后，不能很好的适应大数据时代的要求。现阶段我国企业档案管理人员普遍存在着管理水平较低的问题，因此在档案管理中无法科学、合理的对数据进行整理和存档，导致了档案管理工作出现信息不真实、信息遗漏的问题出现，严重影响了企业的档案管理工作。因此企业一定要重视对档案管理人员专业素质的培养，定期对其进行培训学习，提高档案员的档案管理水平，企业还可以去外围引进先进的专业数据人员到企业进行工作，或者聘请相关人员在企业内开展数据处理的讲座，不断地提高档案管理人员对数据的处理能力，提高企业内档案信息的质量，确保档案管理工作稳定的进行，值得一提的是在进行数据处理时，一定要建立起一个健全的网络防护系统，避免因出现病毒入侵现象导致数据丢失或者失真。

2 大数据时代下企业进行档案管理的策略

1）对大数据思维进行大力宣传。企业只有打破系统的档案管理理念，才能更好的运用大数据技术进行档案管理工作。因此企业档案管理部门应加大对于大数据思维的宣传教育，使档案员能够了解大数据管理思维带来的价值，进一步推动企业内部档案管理工作的信息化。一方面企业可以加强对内部档案管理人员的培训工作，定期对其进行企业内部培训，或安排档案员去专业的数据管理中心进行学习，避免因档案员受到传统管理理念的束缚，在档案管理过程中只是沿用自己以前所学的老一套管理方法进行管理，造成档案管理质量不达标的情况出现。另一方面企业应提高其他部门对于数据管理的重视程度，使其能在日常的工作中配合档案管理部门进行数据的收集和存档工作。

2）建立完善的档案管理制度。传统的档案管理模式已经越来越不能适应大数据时代的档案工作，想要满足大数据发展下的数据处理能力，就要对现有的档案 管理模式进行进一步的完善，保持与大数据发展的一致，完成企业档案的信息化和数据化，并通过建立信息化和数据化的管理制度来保障企业档案管理工作的有序进行；企业也应该提高对档案管理人员和部门之间的管理标准，对档案管理数字化和信息化的建设成果定期进行检查；除此之外，一定要将档案管理工作具体责任化到个人，确保每个管理人员各司其职，避免档案管理工作因责任不明确出现管理漏洞；对档案管理员定期的进行大数据新概念、新工具以及新平台的普及工作，让档案管理人员能够清楚的意识到大数据为档案管理带来的价值，并积极的运用大数据思维进行档案管理工作，提高企业档案管理效率。

3）企业应对档案管理人员的专业素质进行提高。想要切实做好档案管理工作，适应当今社会的发展，档案管理人员的管理技能和专业素质就要得到不断的提高，企业应该加强培养档案管理人员的专业技能和档案管理水平，将企业档案管理部门打造成具有较强综合素质水平的管理团队，在企业的档案管理工作中发挥出部门最大价值，提高企业档案管理的效率和质量。档案管理人员要不断的进行数据管理知识的学习，提高自己对数据的整合、分析以及保存能力。另外企业应要求档案管理部门建立起完善的招聘制度，为企业招聘更多的数据处理人才，为档案管理部门增添更多的新鲜血液，定期对档案管理人员进行技能的培训，对每一个员工进行职责上的明确，将档案管理部门打造成一个有组织、有纪律的专业管理团队，帮助档案管理部门更有序的发展。

4）企业要保证档案管理工作的保密性。大数据时代下的档案管理有着效率高、成本低的管理优势，但是因为网络中可能存在着病毒导致档案数据的丢失或者数据被恶意篡改的风险，因此对于安全性这块需要进行特别的强调。随着科技的不断发展，大量档案数据可能只需要一张小小的内存卡就可以进行保存，但是内存卡却存在着被病毒破坏或者丢失的风险，因此档案管理人员一定要树立档案管理数据安全保存的意识，避免企业档案数据受到病毒的侵害。档案管理员可以使用高级防火墙的网络隔离技术保证信息的安全，或者在档案的管理中使用信息认证技术，最大程度的避免不法分子对企业档案信息进行盗取，保证企业档案数据的安全性。只有提高了档案管理的保密性，才能使档案管理体系更加是健全，保证企业档案管理工作的稳定运行。

3 结束语

认真对大数据带给档案管理的机遇进行分析，可以为企业的档案管理工作开辟出更多的新途径，但大数据时代下的档案管理对传统的档案管理带来了一定的冲击，因此企业要针对大数据档案管理带来的冲击提出相应的举措，对大数据思维进行大力宣传，建立完善的档案管理制度，并建立大数据档案信息资源平台，为企业打造出特色的信息化档案管理体制。