档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位

2020-02-26柳春英

卷宗 2020年34期

柳春英

（福建省惠安县妇幼保健院，福建泉州 362100）

随着现代社会信息技术的不断发展，信息技术在社会各行各业当中已经发挥出巨大的作用和价值，滴滴打车方便了人们的出行，网络购物方便了人们的生活，这些都是信息化时代社会的新颖事物。针对信息化手段在社会当中的巨大作用，医院为了加强档案管理工作的实效性，开创新的档案管理工作格局，医院也在不断加强档案信息化建设工作，推动档案管理工作的不断发展，从而更好地保证医院其他工作的顺利开展。

1 档案信息化建设工作概述

档案信息化建设是指借助现代信息技术提升档案管理工作水平，为档案管理工作提供新的原则和工作思路，同时确立网络环境下的档案管理工作的框架和方法，实现档案信息的社会化服务。传统的医院档案管理工作以手写档案，归档入库为主要形式和手段，在这一过程当中，一方面需要使用大量的纸张和相关存储材料，这就需要一定的档案管理成本来保证相关工作的开展；另一方面这些档案资料一旦出现破损，就会给档案管理工作带来巨大的影响。这就需要对传统的档案管理工作进行改革和创新，突破档案管理工作当中的现实问题。随着现代社会信息技术的不断发展，各行各业的信息化程度都在逐渐上升，这也给档案管理工作带来了新的思考，档案管理领域期望以信息化建设工作的实施，推动档案管理工作开创新的格局，实现新的目标。

在当前信息化社会背景下，信息技术被广泛应用于各行各业，档案管理工作也必须融入信息化手段，借以提高档案管理水平和管理效率。开展信息化建设对于档案管理工作具有积极作用，首先，信息化建设可以大幅减少档案管理工作量，简化工作内容，提高工作效率。传统档案材料多为纸质形式，保存较为困难且成本高，信息化条件下，将档案内容输入电脑存储，可以节约管理成本，简化工作内容。其次，便于档案信息的共享，医院目前都有自己的内部信息管理系统，将档案资料上传共享，便于医护人员和档案管理同时获取档案信息，可以实现信息共享。

2 传统档案管理工作存在的问题

2.1 工作成本较高

传统的档案管理工作以手写登记、装盒封存、入库归档为主要形式，在这一过程当中，档案管理工作人员需要进行繁琐的操作之后才能实现档案资料的及时归档。在这一过程当中不但需要一定的物质成本，比如纸张、档案盒、库房等物质条件，还需要人力并投入巨大的精力来展开相关工作才能实现良好的档案管理工作成效。一旦在这一工作过程当中出现某一环节的失误，就容易造成整个档案管理工作出现问题，阻碍档案管理工作实效的提升。

2.2 管理人员素质不强

一些医护人员对于档案信息重要性认识不足，在信息管理工作中对于工作流程和工作职责拿捏不到位，在实际工作过程中对病患信息不重视、随意处置，纸质医疗信息出现污损、丢失等管理不善的现象，最终这些单据被当作垃圾处理，这就可能导致病患医疗信息泄露。而且档案管理工作人员素质参差不齐，这也就可能造成相关工作的滞后阻碍档案管理工作实效的提升。

2.3 档案管理模式滞后

传统的医院档案管理工作模式中，档案管理硬件设备得不到及时更新，档案管理硬件条件仍然局限在传统的一间“小黑屋”和几个柜子，传统档案管理方式仍然占据主导，档案管理效率低下，占用空间大，导致教务人员在开展档案管理工作时遇到现实困难，制约档案管理工作的高效开展。

无论是什么工作的开展都需要制定一个完整合理的制度来指导工作实践的开展，当前档案管理缺乏信息技术手段下的工作制度来指导工作的科学开展。现阶段档案管理工作缺乏统一标准和规范，档案管理水平因工作人员能力素质而异，这就导致档案管理缺乏统一标准，缺乏统一制度来使档案管理工作规范化、标准化。

3 档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位

3.1 有助于创新档案管理模式

传统的档案管理工作模式存在的问题逐渐显现，这就呼吁医院档案工作要加强对相关问题的重视，以档案信息化建设为依托，实现档案管理模式的创新发展。将信息化手段运用到档案管理工作当中，可以开创新的档案工作格局。

在建立患者信息档案时，医护人员可以利用手中的智能终端，对患者的个人信息进行录入，同时在为患者提供医疗服务的过程当中，对患者的诊治过程和病情治疗进行记录，实现档案管理样态的创新。医护人员手中的智能终端就是一个微型电脑，从患者进入医院就诊开始，从为患者进行诊治的医生到后期开展护理的医护人员，从为患者诊治的医疗设备到进入患者体内的药品信息，都可以记录在案，输入到终端当中，实现现代医学档案管理工作的智能化、信息化建设，推动医疗工作样态的转变。

3.2 有助于降低档案管理成本

传统的档案管理工作以纸质材料为主，需要相关工作人员耗费大量的财力、物力和精力才能实现良好的工作效果。档案管理工作的成本逐渐增加，这也就给医院的运营管理增添了负担。随着信息化建设工作的开展，档案管理工作的成本也会逐渐下降，实现新的管理工作格局。

在档案管理工作当中，加强信息化建设，纸质书面资料转化为电子设备上的一个个虚拟文字，传统的一间档案管理室所容纳的信息量现在只需要一台小小的微型设备就可以完善容纳，这就可以实现管理成本的节省。

3.3 提升档案管理实效

传统的档案管理工作需要相关人员对纸质档案资料进行书写和封装，并对档案管理场所进行管理，在这一工作过程当中，如果相关人员对于工作不够认真负责的话就有可能出现一些不必要的问题，导致档案资料出现破损、污损等现象，从而阻碍有关工作的开展，这就阻碍了档案管理工作实效的提升。

在以信息化建设为依托的现代档案管理体系当中，需要一线医护人员对信息进行获取和录入，这就可以减少档案管理人员的工作程序，为档案管理节省一定的时间，简化操作步骤。而且信息化手段的逐渐运用，档案管理人员可以从整体上对相关信息进行管理和分析，实现工作效率的提升，这就有助于强化档案管理工作成效，实现新时期的档案管理目标。

3.4 为患者提供绿色通道

医院档案管理工作不光是要对患者的就诊信息和医院的工作内容进行记录，同时还需要对医院的医疗资源进行统计和分析，以更好地配置医疗资源，开展医疗工作。随着医院信息化建设工作的开展，医院可以将医疗资源信息和患者的病例信息都集中在信息化系统当中，为患者就诊提供科学合理的指导。例如，在医院就诊的过程当中，一些患者所要做的检查项目较多，在醒目位置设置电子显示器或者在网络平台实时显示相关科室的就诊人数状态，就可以给患者提供准确的就诊信息，为患者开展检查和就诊提供良好的指导。对于一些并不着急就诊的疾病，患者在来到医院就诊之前，就可以登录网络信息平台，实时掌握当前医院的就诊状态，避免在高峰时段来到医院就诊，更好地分配自身的时间和精力。同时，对于一些急性病的就诊，需要为患者提供就诊信息沟通绿色通道，患者可以在平台当中提交自己的急性病表现，医院在接到患者的急性病信息之后，迅速组织人员做好就诊准备，避免因为患者的集中出现而导致工作的延误。