档案信息资源共建共享平台建设的实践与思考

陈 晔

（上海航空工业（集团）有限公司，上海 201210）

以现有档案信息化系统为基础，整合档案信息资源，构建集档案管理和服务于一体的“一站式”档案信息资源共建共享平台，是在信息时代大力推进档案信息化建设的有效举措。

档案信息资源共享是档案信息化建设的重要内容，中国XX公司是国内一家航空制造企业，其档案馆在档案信息资源共享共建实践工作中，存在诸多难题。为加强档案馆在档案信息资源建设，本文结合中国XX公司档案馆（以下简称“档案馆”）的档案信息资源共享共建平台建设实际情况，提出问题与建议。

1 档案信息资源共建共享平台建设现状

档案馆为加强档案信息资源建设，不断在实践工作中加强对档案信息建设的管理，及硬件设施的完善，取得初步成果。截至2020年6月，档案馆档案软硬件资产覆盖档案收集、整理、保护、利用、监督、管理等全过程，公司档案设施设备资产共计188项、662台/套，主要集中在档案密集架及相关监控系统、缩微系统等及相关设备。核心设施设备主要为各单位档案密集架及相关监控系统、公司档案信息系统、档案缩微系统及相关设备、档案柜、档案消毒柜和科研声像拍摄设备等。普通设施设备主要为科研声像拍摄设备配件、库房相关管理设备、档案扫描与光盘检测设备等。通用设施设备主要为计算机、打印复印机等办公设备。这些都为档案馆档案信息共建共享平台建设提供了有利条件，促进档案馆档案信息资源平台建设。

2 档案信息资源共建共享平台建设问题

档案馆在档案信息资源共享共建方面正在不断加强建设，但建设过程中，同时也暴露出档案馆档案信息资源建设潜在问题。以下是针对档案馆在档案信息资源建设过程中问题分析：

1）档案基础设施建设不完善。基础建设是档案信息资源共享共建平台建设基础，档案信息不全面，不能提供档案共建共享的科技支撑，是档案馆发展档案信息资源共享平台建设主要原因之一，档案共建共享工作涉及多种信息资源类型和系统平台，需要技术和基础设施支持才能推动档案馆档案信息资源的共建共享发展[1]。档案馆档案信息资源建设过程中发现，部分单位档案基础设施尚不完善，档案库房与相关设备严重不足，缺乏档案消毒设备及存放设备，不能提供十年内档案库存容量，超过或即将超过保修期限的设施设备逾百件，缺乏对声像摄制能力的配套硬件设施和设备支持，专业技术水平参差不齐，后期加工、深化开发等技术条件还不完善，严重影响档案馆档案信息资源共享共建平台建设。

2）档案信息存在安全隐患。档案数据安全是共建共享过程中的重要问题，档案馆在目前主要以信息平台网络作为档案信息资源共享建设主要平台，但档案馆尚未全面覆盖电子文件归档接口，档案收集不及时，造成档案数据不全面，信息不完善[2]。档案馆模型文件的数据收集、归档、利用、存储等功能还处于初步发展阶段，尚未形成统一档案管理模式，档案信息资源共享系统平台的开发和实施还缺乏人员和经费的支持，大部分还停留在手工建档阶段，手动建档容易造成信息遗漏，且并没有建立档案信息安全管理措施，容易造成档案信息泄露，这对档案馆档案数据安全造成一定威胁。

3）档案信息共建共享建设不规范。档案信息安全问题，与规范档案信息共建共享建设存在联系，档案信息建设不规范不仅影响档案信息安全问题，而且影响公司工作人员工作效率，不利于公司内部人员及时共享信息、充分利用档案信息共享优势，形成资源整合，提高工作效率。档案馆在档案信息共建共享建设中存在不规范问题，未形成集中管控、共享共用的档案资源共建体系，这就造成现有设备资源未能得到充分利用，档案工作能力滞后。

3 档案信息资源共建共享平台建设措施

1）强化档案信息共建共享平台资源建设。随着智慧城市建设的推进，社会对档案工作综合服务能力的需求越来越高，档案信息共建共享平台建设是档案馆发展需要。档案馆需根据实际工作情况，完善档案馆档案信息共建共享平台基础建设，对资源建设进行合理科学规划及整合，协调各部门完善档案信息资源建设平台，为建设档案信息资源建设平台提供基础设施保障。强化数据整合和技术研发，实现档案信息数据采集、制作和平台同步联动更新，从而形成一套适合档案馆发展需要，各类档案资源相对完整、类型多样、配置合理、特色鲜明的区域档案信息资源体系[3]。档案馆在基础设施建设方面需加强与相关部门的沟通，将档案密集架、档案消毒设备、档案存放柜等基础设施完善，推进科研声像摄制设施设备购置与升级工作，提升专业人才摄制、加工、开发等技术水平，注重专业人才培养，提高技术档案馆团队技术水平，稳步推进主要系统归档接口实施，购置档案智能化、智能化软件以提升档案信息管理能力。

2）加强档案信息共建共享平台安全建设。档案馆在档案信息共建共享平台安全建设方面有待完善，档案信息共建共享平台基本原则是保障档案信息安全，部分档案涉及公司机密文件，与公司利益紧密相连，这些档案信息不便提供利用，如何调整档案利用与信息安全之间关系是档案馆档案信息共建共享平台建设过程中需解决的问题。档案馆在平台建设及运行过程中，应尽量将可以公开的档案内容以平台形式提供服务，着重加强平台内部档案信息服务工作过程的规范管理，建立健全档案信息安全管理与利用的规章制度，采取有效的管理措施和技术手段，保证平台内部档案信息在使用过程中的安全[4]。其内容包括建立档案设施设备使用、检查、维保等流程和表格清单，及时梳理过保修期和即将过保修期的设施设备，有序跟进维保、更新、升级、报废等工作。将管理型号档案数据整合管理，充分利用开发，在安全前提下提升存储能力，配套相应系统接口，加强档案馆型号电子档案统一管理工作，将型号档案库房库架管控分区、标识规则与模板，形成系统化管理模式，做好重要型号档案的档案检测、备份工作，加速档案信息管理系统更新和升级，优化档案的收集、归档、整理、备份、利用、监控和管理功能，加强系统培训和档案信息管理系统的推广应用。

3）规范档案信息共建共享平台建设。由于档案馆在档案信息共建共享平台建设中缺乏系统管理，因此，档案馆工作人员积极性不高，整体技术水平落后，在一定程度上影响档案信息共建共享平台信息服务质量[5]。因此，档案馆应尽快建立健全档案标准体系及相关规范制度，加强档案信息收集标准、处理标准、安全标准及技术标准等方面管理，明确档案馆相关人员工作职能。档案信息共建共享平台建设中需注意与档案馆其他部门信息标准和信息技术标准相兼容，全面规划和设计数据要素标准、信息分类编码标准，建立档案信息资源共享标准体系，确保档案馆共建共享平台对各部门档案信息资源的有效利用，建设集中控制、分散存储、共享共用的档案资源管理系统，推动大型档案通用设施和普通设备的购置和管理。

4 总结

综上所述，档案信息资源共建共享是社会信息化环境下档案工作的重要内容，是提高工作能力基础，是档案信息安全保障。档案馆在基础设施建设、安全建设、及规范建设等方面尚存在一定问题。但档案馆正在逐步发现这些问题，并提出解决措施，建立完善档案信息管理制度，提升档案我公司员工工作效率，推进档案馆档案信息资源共建共享建设发展。