电子档案的有效管理与利用

张玲玲

（云南省大理州云龙县档案馆，云南 大理 672700）

电子档案是利用计算机等设备的优势对有关资料做存储，它是区别实体档案的一种虚拟档案。我国目前的档案管理已经有很大部分用电子档案代替了实体档案，并且在逐渐普及。电子档案虽然有诸多优势但对其管理的要求非常高，虽然管理水平在近年有所提高，但是在实际管理中由于理念、方法和手段各不相同，暴露的问题也各式各样。只有对电子档案做好有效的管理，才能使其在实际利用中更安全可靠。本文通过电子档案在实际利用中的路径，给出了管理电子档案的具体措施，以期更好的为社会服务。

1 电子档案利用的主要路径

电子档案有人工无法比拟的识读优势，对存储的信息比较集中，还方便其他多媒体继承，同时其准确率和全面性也是人工档案无法比拟的。但是，要想充分利用好电子档案的优势，需要依据一定的档案管理信息平台，还应充分发挥档案管理的有效性。目前利用电子档案的主要路径有三方面，具体如下。

1）拷贝功能。电子档案使用的目的是为使用档案的人员提供档案最初的状态，保证档案最初的真实性。在面向使用者时，首先需要提供原始资料供其拷贝，此时需要把资料做格式转换，然后在信息平台进行恢复和显示。在实际使用过程中，如果没有相对应的转换平台，也可以为提供档案的用户打印出来。

2）传输信息。通过发达的网络传输技术不仅可以帮助使用者有效解决档案无法到达目的地的问题，还能节省大量人力、财力和时间，这也是电子档案的显著优势。通过搭建支撑电子档案管理的公共环境，不同档案能够实现统一收集和管理，方便档案资源沟通交流，还可以随时为查档机构提供所需资料，还可以利用点技术达到数字转换的目的。

3）方便查询。电子档案的方便优势还在于能够为档案部门提供不在本单位只要登录专门网站就能查询有关的档案信息。此功能需要使用者利用一定的技术支持达到查询的目的，同时在技术基础上方便更多人对同一种电子档案做查询。如果档案网络系统可供查询的信息越多，会给查询者带来更方便的查询机会。

2 对电子档案加强管理的意义

1）管理电子档案，节约人力物力。传统档案管理中，由于纸质档案的特殊性，尤其是其中含有易碎的档案资料，为了保证档案的完整性，需要耗费大量的人力、物力和财力进行保管，即便如此，仍旧有破坏部分档案的可能。网络信息的应用和普及，使档案管理技术得到了进一步提升，档案管理人员利用快捷的信息技术，大大节省了查找档案或存档的麻烦，有效减轻了档案人员的工作压力，同时也显著提升了检索档案的速度和存档质量，节约了人员和物力。实施电子档案管理后，立卷存档也可以实现更高效的信息网络化存储，极大提升了档案管理的效率性。

2）管理电子档案，提升服务质量。档案管理最终目的是更好的服务大众，对电子档案实施强化管理后，档案资源的信息更加集中和快捷，对档案管理的服务质量有了显著提高。电子档案的明显特点是将纸质档案进行虚拟的信息化整理，初始档案可以被档案人员运用技术手段转换到系统网络中，既减少了纸质档案占据空间的麻烦，又方便了档案人员对档案的归类整理。同时，互联网之间能互相传播，用户在查阅资料时能从大量信息中快速筛选自己所需要的资料。为了给用户提供更好的服务质量，档案人员应加强自身的专业知识拓展知识范围，通过新技术的不断学习，努力提升专业技能，进而更好的掌握现代网络信息技术，使档案管理的服务价值和社会经济效益得到充分发挥。

3）管理电子档案，满足多种需求。随着社会的不断变化，使用者对档案的要求也越来越多样化，初始的文字信息根本无法满足使用者的需求，更多的原始视频和图像等也需要展示出来，传统档案无法做到上述要求，而电子档案不仅能够实现电子档案实体化，例如可以存储照片、影像等多媒体数据文件，还可以使电子信息档案化，数据库结构化等，由于其具有多样灵活性，便于管理，逐渐被越来越多的档案管理部门所应用。在使用档案时对其需求越来越多，与如今飞速发展的经济水平和社会文明密不可分，科技发展越来越进步，因此与之服务的对象和利用需求也会截然不同，在管理电子档案中，要审时度势，对其科学灵活的实施管理，能够更好的满足用户在利用档案时的不同需求。

3 电子档案管理及利用的具体措施

1）建立完整的档案使用制度，对不同的档案资源进行集中整合。在档案利用中，需要建立完整的审批制度，如果有关人员需要使用或查看档案，先要征得档案管理部门的领导许可，方可使用或查看。使用档案时，为了便于档案的收集和管理，还应建立完整的管理制度，在遵守制度的前提下，利用发达的网络技术收集和管理档案，这样使收集的档案更加及时有效，通过及时更新电子档案信息来满足不同使用者的需求。另外，还应在使用过程中做到电子档案和纸质档案的有机融合，通过集中整合档案信息使档案管理模式更具优化性，更好的满足更多电子档案使用者的需求。

2）对使用档案方式实行规范化管理，避免造成不必要的损失。使用电子档案是有原则性的，依据使用者的具体情况，对电子档案内容的秘密档次做规范化管理。通常情况下，部分电子档案内容不是完全对外开放的，在使用电子档案时，使用者不能复制或拷贝禁止外传的内容，为了防止泄露，档案管理部门可以安装电子监控对其进行随时监督。如果档案是通过网络形式提供给使用者的，对档案内容中禁止外传的部分需做加密技术处理，为了安全起见，还需不定期的修改密码，防止操作失误为档案部门带来不必要的损失。

3）完善档案存档模式，保证重要信息不遗漏。为了保证重要信息的安全完整，以防遗漏，可以采用世界通用的双套制模式管理档案，换言之，把内容相同的电子档案和纸质档案一起归档保存的做法即为双套制。在档案转换过程中，电子档案虽然比纸质档案优势明显，但由于网络环境的不稳定性，不可避免会出现安全或效率问题，因此为了不遗漏丢失重要的档案信息，将电子档案和纸质档案同时保存是必要的。这种情况下，使用双套制管理档案给档案人员带来了新的挑战，由于信息技术更新较快，需要档案人员始终保持学习状态，在档案归档中，能够运用熟练的信息技术和通讯手段，准确快速的保管档案信息。同时在实际工作中，档案人员需要利用自身专业的操作技能，准确快速的识别哪些档案需要采用双套制，哪些档案需要一般归档即可。针对每个档案的实际内容和不同特点进行科学合理的存储归档，采取针对性的双套制管理，能在一定程度上有效避免人力、物力、财力的资源浪费，同时还有效预防了重要档案信息的不遗漏，进而保证了档案的完整性。

4）对工作人员加强管理，提升人员的安全意识。电子档案在使用过程多种多样并且对系统依赖性较强，导致档案在真正使用中复杂多变容易出现不稳定因素。鉴于此，加强对档案人员的培训管理，提高他们对档案管理的重视，通过专业技能的培训保证他们在工作中的准确度和效率性。这样不仅使电子档案得到了充分利用，还保证了档案信息的安全性。

如今社会，电子档案越来越被广泛使用，为了保证电子档案工作安全稳定发展，需要根据实际情况对其实施有效管理，在电子档案被安全利用的同时，也使其更好的服务社会。