大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析

周玲玲

（辽宁省科学技术馆，辽宁 沈阳 110010）

当今的时代是一个信息大爆炸的时代。谁能抓住海量信息背后的规律，谁就能掌握这个时代的脉搏。大数据（big data），是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据具有5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实性），大数据技术给人事代理档案带来全新的理念，机遇与挑战并存。

1 大数据时代人事代理档案管理信息化建设存在的主要问题

1）观念和认识的挑战。人事代理档案是我国在不断发展中探索出的一种新的管理方式，但是当前社会上对这种管理方式还存在很多认知偏差，很多人都了解这是一种方案管理方式。但是这种档案管理方式的具体内容和外在的搭配，却缺乏这样的了解和实践。虽然很多工作岗位上的人都按照这种方式去管理档案，但是在管理过程中很可能存在不理不问，造成档案“死亡”的问题，还有一些人将自己的档案送到人事代管之后，仅仅将其作为自己开具各种证明的方式而忽略了档案的收集和传递。以上的这几种现象都充分表明了当前数据化建设持续的问题，这使得新的资源管理方式并没有发挥出其该有的 作用。

2）创新与安全的挑战。利用信息来完成人事档案的管理实际上是对管理方式的一种创新。虽然提高了工作效率和档案管理的作用，方便快捷的同时也产生了新的问题，信息化技术本身就存在一定的安全隐患，计算机的硬件软件更容易遭受不同类型的攻击，本身存在的缺陷也有可能导致信息的损毁。所以在信息化模式下对档案进行管理，所面对的信息安全问题是十分严重的，创新的模式固然带来了较高的效率，但所面临的信息问题也是不得不重视的挑战。

3）标准化和法制化的挑战。档案管理是一种特殊的事物，不同于其他行业，在信息化中必须要对其标准化法制化。因为人事档案中记述和反应人员经历、德能勤绩和工作表现的大量信息，在档案开具证明或使用档案中也有很多管理层次的要求，不同的企业、不同的机关和事业单位对档案管理也都有不同的标准。首先要保证信息化管理的软件便于安装，便于操作；其次，更要保证其操作流程的标准化法制化，既能够使人事管理变得简单，又能够确保档案的安全和合 规性。

4）技术支持不全面的挑战。在以往对档案进行管理时，习惯了收集、鉴别、归类和整理并建立相应档案正副本，进行查阅、借阅和转递。在信息化的趋势下，可以采用微机进行管理，通过手工建立卷宗，将其编制相应的编号，利用相应的检索工具进行微机储存，能够大大提升管理的效率。但是一方面缺乏便捷的录入软件，另一方面，在录入信息中不全面也是面临的严重技术问题。虽然提高了效率，但是录入过程中的保密性和安全又受到了新的挑战。

2 以时代眼光从人事代理档案管理的外延和内涵认识其信息化建设的意义和作用

人事档案信息化建设的优势有四点。第一点是信息数据量巨大，通过信息化建设能够有效地将档案信息转变为数字化的数据，一方面企业查阅选取相应的人，才能保证用人企业或机关和事业单位在录入关于公众个人信息时的全面性，从社会关系等多方面提供有效的参考数据。第二点是涉及范围广，当前人事档案的管理已经不停留在传统的信息阶段而论，越来越多新的信息包括五险一金的缴纳情况等等，这些信息能够更方便的使利用对象获得相应的管理和帮助。第三点是服务层次较深，在通过录入档案信息之后，可以运用大数据来分析，将具有相同经历相同学历相同年龄相同专业等的人员归到一类，进行相应的专业化管理，提供对应的职业资讯、职业培训等等。第四点优势是适应变化快，信息化已经是当下不可避免的趋势，通过信息化建设，能够有效地建立信息数据库，及时的更改个人的档案信息，能够保证信息发挥更大的作用和价值。

3 加快推进人事代理档案信息化管理的对策和路径

1）提高认识 转变观念。首先要转变对人事档案管理信息化建设的观念，充分认识到信息化技术实施能有效促进人事档案管理水平。传统的人事档案管理需要用到很多纸质资料，不断进行收集、整理等手工操作，效率不高，还很容易形成漏洞，造成信息的不准确性。要想加强信息化建设，必须要将自身的观念转变起来，将手工整理纸质资料的模式转变为计算机输入信息的模式，建立好人事档案的数据库。按照相应的标准对档案的编号、字段等进行设置和分类技能，既方便的数据导出又能够实现资源共享，有利于人力资源的全国流 动性。

2）加强培训 提升档案队伍建设。要进行联系档案信息化建设在基础条件满足之后，还要具备相应的人才。能够进行人事档案信息化管理的，一方面要具有人事档案管理的专业知识，另一方面要有掌握一定程度的现代信息技术，属于复合型人才，需要在当前队伍中进行建设和培养。首先，可以考虑针对当前不成熟的队伍进行责任心建设综合素质培养信息安全意识教育等，再辅以完善的管理制度，帮助搭建第一批档案信息化管理的队伍。其次也要针对相应的档案信息管理人员进行专业的培训，并且帮助员工了解信息化转化的过程以及信息化载体的物理属性，掌握基本的安全防护知识和安全信息安全意识，促进档案信息化建设的发展。

3）夯实标准体系建设 切实保障技术安全。将大数据引入人事档案信息化建设中，虽然避免了纸质档案收集、存储和利用过程资源浪费、效率等问题，还涉及方方面面的法律法规、标准体系建设问题，因此必须夯实电子人事代理档案管理制度，确保电子人事代理档案有法可依、有章可循；构建人事代理档案的顶层设计系统，明确形成部门的业务职责，建立科学化、规范化的归档流程和工作机制，确保人事代理档案工作的顺利开展。要不断地提高信息化转化技术，提高信息安全的技术保障，对于安全问题，要从两方面来实现：一是在管理和技术两个层面确保智慧档案馆的安全，强化网络和信息安全管理，完善档案备份灾难恢复服务机制，确保档案的真实、完整与安全性。二是注重基于大数据的监控建设来强化档案信息安全，对档案进行电子化识别，实现全面监控，利用物联网感知技术确保档案不出现非正常移动等。