浅谈档案信息资源开发利用方法及途径

2020-02-26张洁琳

卷宗 2020年28期

张洁琳

（山西省大同市云冈区晋能控股集团档案馆，山西大同 037003）

档案信息资源的开发利用，是如今各个企业以及单位发展的重点工作。在企业发展中，通过对档案信息资源合理利用与开发，可以提升企业资源利用率，为各项决策工作展开打下良好基础。在不同单位中合理利用并开发档案信息资源，可以促使单位能够为人们提供更高质量的服务。但是，从目前档案信息资源开发利用中不难看出，在其中存在很多不合理之处。所以，本文将针对档案信息资源开发利用方法及途径相应内容进行阐述。

1 档案信息资源开发利用的重要作用

档案馆、档案室是档案事业发展中的重要组成部分，自身具备一定的社会职能，档案管理工作是国家发展中的一项重要工作，可以将档案机构职能发挥出来，同时促使自身能够创造更多经济效益与社会效益。在档案中存储着很多文字资料、图片资料以及声像资料等，可以将社会或者某个地区实际发展情况充分展现出来。对于其重要作用，本文主要从以下几点进行阐述：

比如，在如今激烈的市场竞争中，企业想要实现自身更好发展，不仅要做好档案管理工作，同时要确保档案信息资源的合理开发与利用。社会的快速发展，促使人们已经进入到互联网时代中，人们的生活质量以及工作效率都得到很大提升。互联网时代的到来，促使档案工作也发生一定转变，档案信息资源开发利用通常情况下会将其转化为电子形式，并对进行存储，档案质量也可以得到提升，为档案管理工作展开节约更多成本。

在档案信息资源开发利用过程中，互联网等先进技术的出现，为该项工作提供更多便利。基于此，档案管理部门要对不同档案管理形式进行合理利用，将档案信息资源中具备价值的信息进行充分挖掘，促使档案信息使用者的需求可以得到满足。与此同时，档案部门也要将档案信息资源录入到计算机数据库中，这样当人们想要使用档案资源时，直接到计算机中进行查询即可，节约更多时间与精力，档案信息资源开发利用效率得到提升。

2 档案信息资源开发利用现状

2.1 馆藏储量有待丰富

从目前档案信息资源开发利用过程中不难看出，在其中存在许多不同问题，比如，档案馆与档案室实际档案信息资源储藏量相对较少。在日常发展以及运营中，档案工作人员没有及时做好信息资料的收集工作，大量的资料信息没有及时被整理到计算机系统中。这一情况的出现，造成很多具有价值的数据信息出现丢失问题。而且在未来工作人员以及管理人员，想要对信息进行利用，也无从查起，影响科学决策以及社会更好发展[1]。因此，档案馆以及档案室馆藏量需要进一步完善，做好数据信息存储工作，这样才能为社会更好发展打下基础。

2.2 档案共享有待完善

档案共享是档案信息资源开发利用的一项重点内容，但在档案馆或者档案室实际发展中，对于档案信息并没有及时进行共享。这一情况的出现，对档案信息利用率带来一定影响。档案成为某个部门或者某个工作人员的私有财产，影响档案事业中各项工作的顺利进行，不同问题的产生会影响我国档案事的更好发展与更快进步。在此背景下，在档案信息资源开发利用中，要尽快实现档案共享，提升档案利用率。

3 档案信息资源开发利用方法及途径

3.1 丰富馆藏储量

档案室以及档案馆的主要工作就是，为各级党委、各级政府部门，以及广大人民群众，提供大量，并且具备价值的档案信息，想要实现这一目的，要不断增加档案信息资源馆藏储量，促使档案馆中各类档案资料种类以及资料内容的完善性得到保障[2]。从实际档案室以及档案馆的发展中可以看出，无论是馆藏量还是馆藏种类，都与社会发展不匹配，品种相对单一，结合的规范性与合理性需要进一步加强，同时自身特色不明显。在此背景下，为使得档案馆藏量可以得到丰富，在档案接收中，要从传统只接收机构档案，直接扩展到二级机构、团群组织的档案中。在档案信息资源的接收门类中，从传统的只接收文书档案，扩展到经济档案以及宗教档案等。在丰富储藏量过程中，对于相关档案法中的规定，工作人员要有一定认识，在不违法基础上，对档案进行代购或者征购，同时要对社会上的档案资料进行挖掘。促使在社会中被忽视具有价值的档案，能够被合理利用，并将此类档案资料进行汇集，促使档案能够将自身优势与价值发挥出来。

3.2 强化档案共享

上文说到在档案信息资源开发利用中，档案信息资源共享是一项重点内容。如果想要促使档案信息能够得到更好交流，那么对于纵向工作以及横向工作给予更多关注[3]。纵向工作通常情况下主要是指，各级档案室、档案馆之间的相互交流，比如，下一等级的档案馆将档案目录等内容上报给上一等级的档案馆，为目录中心建设打下良好基础，同时实现档案信息的集中。横向工作主要是指，同一等级档案室、文物部门、情报部门以及图书部门之间的沟通交流。彼此之间可以进行档案交换、档案复制等，而且可以互通情报，促使档案室的档案信息资源得到丰富。长期以来因为受到狭隘思想的制约，使得档案信息资源被某个部门或者个人占据为私人财产。这对于档案信息资源共享以及档案资源利用产生很大影响。为避免此类情况出现，对于将档案信息资源占为己有的情况，要加大打击力度，对此类行为进行严肃处理。这样可以对其他部门以及个人起到一定警示作用，避免档案信息资源被占为己有情况出现，为档案信息资源共享打下良好基础。

3.3 完善检索体系

从目前各级档案室与档案馆的发展中不难看出，档案检索工具种类相对单一、功能不完善、工作效率较低，这是存在的一个普遍情况。还有部分档案馆与档案室，尽管先进信息技术以及科学技术已经得到全面普及，但是在档案信息资源检索中，仍然采用传统手工检索方式，这对于档案信息资源的开发与利用产生严重制约[4]。在此背景下，对于构建完善检索体系要给予更多重视与关注。在检索工具的编制中，工作人员要提前了解相应规范标准，编制工作能够与规范标准相符合。而且检索工具的编制，要确保其配套性，要将馆藏档案信息资源形式特点以及内容特点等展示出来。对于分类目录编制、文件字号编制以及专题文件目录的编制，必须要保证有选择性的进行。档案馆以及档案室要结合自身实际发展情况，构建属于自身的检索体系，并构建出多维度检索入口[5]。在这一过程中，还要构建具备数字化特点、网络化特点的自动检索体系，对于现代智能办公用具进行合理利用，实现对档案信息的快速准确检索，促使不同档案利用者的需求可以得到满足。各级档案部门要结合自身发展实际情况，构建档案目录中心，将本地区以及本系统的档案资料进行保存，确保对不同档案资料的汇集，提升档案信息资源利用率。

3.4 强化档案编研

档案编研工作实际上就是将一次文献转化为二次文献与三次文献，将档案承载的静态信息转化为动态信息，同时将传统服务转化为高层服务中。档案编研实际上包含两部分工作，比如，二次文献的编制，通俗来讲就是档案编目工作。该种编目工作与一般目录编制工作存在一定不同。二次文献档案编目工作，将档案中存在一致问题的信息进行集中编目，并做好相应报道发布工作，为系统提供使用[6]。还有一项工作就是三次文献工作，主要是对档案进行编篡，编篡工作的展开，可以促使档案信息能够朝着系统化、精炼化方向发展，对零散的档案信息进行整理，促使档案信息资源采集工作、分析工作、加工工作能够有序进行，确保档案信息资源的准确性与有效性。将档案编篡结果进行出版与公布之后，档案使用者可以直接查询到自身想要的数据信息，这样为档案信息搜索节省更多时间，促使编研水平可以得到进一步提升。编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。档案大部分为孤本，在开展利用服务时，老是把原件提供利用，容易破损，影响档案的寿命。以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

基于此，对于档案编研工作要给予更多重视，确保编研水平能够得到提升，促使编研工作的中心地位能够得到确立，实现档案信息资源的更好开发利用。档案编研质量，会对档案信息资源的深层开发利用产生直接影响。基于此，为促使档案编研质量可以得到提升，档案工作人员要积极主动参与到社会实践中，对于各级政府、党委以及社会利用者对于档案信息的需求进行分析与了解，在此基础上，进行档案编制，确保档案编制专业性与实用性。