信访档案的管理及信息化建设

纪中保

（吉林省梨树县信访信息中心，吉林 四平 136500）

近些年来，随着各项惠民政策的出台，信访的化解能力不断提升，信访总量逐年下降。但是随着我国互联网技术的铺开以及各大网络平台的出现，能够让群众通过各种渠道来实现对于基本诉求的表达。信访主渠道的变化主要体现在从传统走访变成网上信访。因此信访档案工作也需要紧跟时代的发展，加快推进信访工作以及信访档案工作总体信息化建设。

1 信访档案的特殊价值

信访档案除了具有一般档案的资源性质以外，还对于优化当前社会整体结构具有非常重要的意义。信访档案以更加全面的方式反映了当前社会当中存在的各种矛盾，并且能够通过档案当中的信访人材料以及部门处理流程等资料来对矛盾产生的原因与解决措施进行全面的表述。因此，信访档案除了能够提供给信访人员借鉴作用以外，还能够对分析当前社会矛盾，优化有关法律法规具有良好的作用。因此，完善信访档案管理确保所有资源能够得到妥善的利用，对于提升信访工作的效率具有十分重要的现实意义[1]。

2 信访档案的精细化管理

2.1 通过完善管理制度做好收集归档工作

近些年来随着信访案件总数量的提升，加上当前全国范围当中对于信访工作的重视，产生了大量的需要处理的信访资料。这些资料的来源迥异，其内容也千差万别。通过对当前的档案管理制度进行细化与完善，建立信访档案管理标准，能够让信访档案管理人员通过大量的文件当中检索出有效的资料。只有严格遵守档案管理制度才能够保证信访档案资料的齐全，从而为下一步信访档案的充分利用奠定基础。

2.2 通过落实管理责任规范整理编目工作

对信访档案进行管理的专业性比较强，因此需要在开展工作的过程当中落实责任分配，防止在工作交接的过程当中出现问题，最大限度的保证信访档案管理的真实性。因此，在信访档案部门当中，需要将每一个人的责任划分清楚，安排专人负责专门的事情。此外，在实际的档案整理过程当中也需要注重对于细节的划分。对于完结的案件，可以将一整个案件的资料储存在一个卷宗当中[2]。

2.3 通过运用信息技术提升保管利用效率

当前阶段的信访档案主要是以纸质档案与电子档案两种形式存在。对于纸质档案而言，需要保证在档案室当中配备防火防潮措施，加强对于纸质档案的保护力度，提升纸质档案的安全系数。对于电子信访档案而言，也需要做到对应的网络防火墙设置任务，防止电脑病毒的入侵。此外，还需要创新信访档案的管理模式，充分发挥信访档案管理的价值。如果存在用户对于信访档案具有借阅需求，就需要工作人员在核实身份之后，对借阅人分配借阅权限，让用户能够在线上进行阅览，一方面保护了档案原件的安全，同时还能够提升对于档案的利用效率。

3 信访档案信息化问题的解决对策

3.1 建立信访档案数据库

信访档案信息化需要从实际的工作需求出发，建立信访档案资料库，并且通过统一的标准来对档案数据库当中的内容进行加密。信访档案归档文件的材料当中主要需要包含信访人的详细信息、信访人进行举报的申诉材料、上级领导部门与领导之间进行交换的重要函件、信访过程当中所产生的一切材料，涵盖了受理告知单、案件办理过程当中的调查取证材料、处理意见、复核意见以及对应的送达回证、信访协议树、结案报告书、对应会议记录、调查报告以及设计的政策文件等，同时还需要收集其他具有参考意义的材料，将这些材料都进行归档，共同输入到数据库当中，形成信访档案数据资料。

3.2 做好信访档案信息的整合与利用

将信访档案进行信息化处理只是一种进行信访的手段，需要充分发挥隐含在信访档案当中的价值才是最终的目的。因此仅仅只是向人们提供档案查询服务是不够的，需要充分利用好在档案当中的各种信息，从而为后续的政策制定提供帮助。首先需要打破存在于当前各个部门之间的隔阂，形成统一的档案管理办法，对信访档案进行集中式专业化管理，从而整合档案数据，实现信息资源之间的共享。还需要对检索的精确度进行提升，保证信访档案的检索效率，让档案资源能够得到最充分的利用。其次，需要加强对于信访数据的挖掘，对信访档案当中的数据进行多维度的分析，揭示存在于信访档案背后的原因，为实际的工作提供参考。同时还可以根据信访档案信息对当前的信访舆情进行判断，分析信访形势，做好事先的研判工作，对于可能出现的问题做好对应的准备[3]。

3.3 做好档案信息安全工作

档案管理人员需要加强自身的保密意识，明确不同档案的涉密情况以及能够进行利用的范围，保证档案信息能够被具有权限的人借阅，严防档案的流失。其次可以通过设置网络防火墙以及个人身份认证等方式，来过滤掉网络当中的不必要数据包，实现对入侵的实时监控与报警功能，为档案数据的安全性提供保障。第三，需要及时对档案数据做好备份工作，不断对档案安全管理系统进行优化，定期开展安全系统维护与木马病毒查杀工作，防止外界非法入侵，保证信息档案的安全。

3.4 为档案信息化提供人才保障

信访档案信息化工作的开展需要大量具有优秀档案管理素养的人才来推进，信访部门需要积极开展对在职员工的培训工作，同时还需要积极引进具有高水平的档案管理人才加入到建设档案信息化的过程当中。努力建设当前的档案信息化管理人才队伍，既需要让这些人才掌握成熟的档案管理技能，同时还需要了解到相关的国家政策与法规，此外还需要具备优良的网络计算机操作技能，例如维护数据库以及维护网络信息安全等。信访档案管理人员也需要对当前的档案信息化重要性进行充分的认识，加强自身的工作责任感与使命感，在工作的过程当中不断学习各种技术应用，为未来新时代背景下信访档案信息化的发展做出贡献。

4 总结

总而言之，信访档案是对于信访全过程的记录与总结。需要在保证信访档案完整性的前提下，让信访档案能够及时归档，从而为后续信访档案的应用打下良好的基础。以开展信息化建设为依托，加速在信访档案过程当中的工作效率提升，同时也需要对信访档案当中的各种资源进行更加深入的挖掘，对于当前信访工作开展优化与协调工作，为实际的信访工作开展提供具有价值的指导。此外，加强信访档案的管理及信息化能够对当前的信访资源进行优化配置，同时还是对于信访发展过程当中问题解决方法的探索，对于我国信访事业的发展具有重要作用。