事业单位档案信息化管理的推动策略

朱丽红

（河南艺术职业学院，河南 郑州 451464）

事业单位自始至终都是支撑国民经济发展的重要组成部分，并且其自身也承担着信息收集和管理的重要任务，在事业单位改制逐步落实的大背景下，工作人员面临的档案数量也呈现出爆发式的增长趋势。而档案管理作为体现事业单位内部工作质量和效率的重要基础，在这种情况下也应当受到更加高度的重视和关注，事业单位必须要重视信息化建设的重要性和关键意义，尽可能降低人工劳动强度，提高数据收集的准确性和精确性，为后续的管理和决策提供坚实的参考依据。再加上，信息化技术的普及和应用已然给社会生产生活方式带来了深刻的变革，在这其中，事业单位自身的档案管理也必不能置身事外，须紧跟时代发展的潮流和趋势。

1 分析事业单位档案管理中存在的主要问题

1.1 重视程度有限

领导干部作为引导档案管理工作的核心主体，其自身在思想上的认识程度能够在很大程度上影响，甚至决定着工作的顺利开展。但不可否认的是，有相当一部分事业单位的领导干部并没有真正认识到档案的重要性，也没有对这一环节的管理制定完善的制度和机制，仅仅是把人才培养作为发展的核心任务，却没有花费时间和精力去思考档案管理的创新，通常会把档案管理交由专门的人员来负责。然而这一形式，却不能真正 反映档案管理和单位内部员工之间的密切联系，档案管理的质量和效率牵涉到员工切身的利益，也关乎事业单位在市场上的可持续发展，更是影响到国家经济的持续稳定增长。而领导干部在思想上的轻视，非但不能发挥出引导和指挥作用，反而会让基层员工从意识上忽略档案管理，这就有可能会降低员工对岗位的信任感和归属感，基本的利益也难以得到全面的保障。

1.2 队伍建设质量较低

尽管档案管理在一定程度上依赖着现代化的科学设备，但各项工作的完成仍旧需要依靠人为主体的力量，这也就意味着，档案管理人员自身的素质将直接决定工作的成效。但不可否认的是，有许多事业单位并没有针对档案管理人员的发展，设计出完善的培训方案，建立起体系化的培训机制，所以很多在岗的档案管理人员并没有接受过专业的训练。而且，大多数档案管理人员的年龄都偏大，并不能充分认识到信息化时代发展的潮流和趋势，所以自身任务的执行也难以满足新时期档案管理的基本需要。同时，由于事业单位的运作机制在很长时间内都受到传统模式的制约，所以档案管理人员也会滋生出懒散和倦怠的心理，他们认为只要身在岗位，按部就班的完成日常工作即可，并不需要对重复性的信息整理工作，做出任何的调整和创新。这也就意味着，许多档案管理人员在实际工作的时候，态度不够认真严谨，并没有真正按照制度和规范去执行各项操作，这就大大降低了档案管理工作的规范性和标准性，埋下了许多不必要的风险和隐患，降低了档案管理工作的质量和效率。在这种人为意识欠缺，且队伍质量存在不足的情况下，档案管理工作也无法发挥出自身的优势和作用，并不能为事业单位的决策提供可靠的参考依据。

1.3 信息化水平不足

尽管，信息技术的应用已经成为社会生产生活必不可缺的一部分，而且群众在工作中对信息技术的依赖程度也越来越高，事业单位的信息化水平也有了较为明显的进步。但不可否认的是，单就档案管理这一环节的工作来讲，却并没有实现全面的信息化建设，对部分重要企业核心的档案储存来讲，仍旧是以纸质的形式为主，这样不仅会增大丢失的可能性，同时，纸质上的文字也有可能在经过长时间的翻阅过后，受到严重的磨损。之所以会出现这一问题，主要原因在于，部分事业单位并没有针对档案管理信息化建设投入足够的资金，也没有设立专项的项目。同时，有部分领导干部也考虑到了黑客攻击和病毒入侵的风险，本着稳妥的目的，选择纸质档案作为储存的介质和基础，以此来避免数据泄露所带来的经济损失。

2 分析事业单位档案管理信息化建设的优势和意义

2.1 信息保存的长久性

从传统的事业单位工作模式中可以看出，纸质档案是最为核心的档案管理形式，但纸质档案本身就容易受到各种外界因素的影响，而且也对天气因素的反应尤为强烈。同时，在纸质档案的引导下，管理人员对信息的查询和翻阅也会受到明显的阻碍，需要花费大量的时间和精力去查找档案的位置，平白无故增加了工作量和工作压力。如果纸质档案接触了较为阴暗或者是潮湿的环境，就很容易出现发霉的现象，导致许多重要信息和数据就此丢失，这就可能为事业单位带来难以估量的损失。而在信息化管理的引导下，管理人员可以及时对档案进行备份，存储在相应的电子磁卡内，这样不仅节省了档案储存的空间，同时也能够尽量排除外界天气因素的干扰，凸显出事业单位信息保存的永久性和稳定性。

2.2 信息查询的便捷性

传统的档案管理工作所依赖的方法是较为单一的，而单一的工作方法也不能完全应对复杂的信息和数据，所以管理人员在过去所承担的压力也是十分沉重的，不仅要尽量避免主观因素带来的干扰，同时也需要保持足够的耐心和细心去校对档案中数据的准确与否。但在信息化技术的引导下，管理人员可以随时对信息进行查询和检索，事业单位也能够根据自身档案管理的特点和分类，构建完善的检索系统，满足自身工作的多样化需求。再加上，档案管理的信息化发展，也可以优化查询的程序和步骤，尽可能降低查询的时间，避免对其他档案资料的储存带来不良的影响，让管理人员拥有更多的主动权和话语权，灵活处理档案工作和档案数据[1]。

2.3 提高工作效率

事业单位本身要承担的档案管理工作就十分沉重，所以传统的管理模式必然会给检索带来一些阻碍，但在信息化建设的引导下，事业单位的档案管理人员，不仅能够用电子的方式把它完整的保存下来，同时也可以通过网上信息平台，提高档案资料使用的便捷性，推动信息的互联互通，传递数据，促进各部门与各部门之间的协调与合作，打破资料沟通上存在的壁垒和限制。而且，档案信息化的建设，还可以让档案管理人员运用大数据，去检测档案管理中信息收集的正确与否，尽可能减少数据整理和分析的误差，提高档案工作的精确性和准确性，并避免档案的丢失和泄露。

3 分析事业单位档案管理信息化建设的方法和措施

3.1 完善现行规范标准

从传统的档案管理工作中可以看出，事业单位主要是通过实体模式对信息数据进行保护和管理的，而在信息技术的引导下，档案的资料能够通过在线共享，得以充分的利用，正因为如此事业单位就更应当完善现有的规范和标准，明确信息化的管理体系，为档案管理人员提供更加明确的指导和依靠。在具体实践的过程中，事业单位应当认真遵循国家在宏观上所发布的标准，然后要结合自身市场的实际情况和发展特点，设计出内部的管理机制和体系，特别是就档案的标识，档案的格式，档案的文字等等，都需要对其录入进行监督和管理，严格遵守基本的要求和规范。同时，档案管理数据的收集和整理应当依靠统一的软件和硬件，真正实现标准的一致和协同，这样可以为后续数据的高度共享和传递奠定坚实的技术基础。并且，事业单位也应当明确档案管理部门和档案管理人员的职权范围，让档案管理人员真正认识到自身承担的责任和使命，认真执行任务，完成上级的指示[2]。

3.2 强化信息建设的安全保障

事业单位应当认识到，信息化技术的应用是一把双刃剑，既能够提高档案管理工作的质量和效率，但也有可能让档案数据的储存受到外来的攻击和干扰，对此，就需要完善现有的档案系统，来强化信息建设的安全保障。再加上，由于信息化档案管理模式具有高度的共享性，所以档案资料的安全储存也会遇到一定的阻碍和风险，为了有效避免泄漏问题的出现，事业单位应当重点把握好身份识别，访问权限这两部分的内容，确保档案管理系统能够及时对外来访问进行识别和辨析。同时，事业单位也应当注重对系统的维护，应当控制好档案的上网内容和数据，安置相应的防火墙或者是杀毒软件，这样可以有效排除外来的侵入，并分析外来入侵的类型，作出相应的处理。再者，事业单位也应当利用除尘和除湿装置，来延长档案信息的保存期限。

3.3 完善信息化推广模式

领导干部应当从自身做起，发挥出引导和指挥作用，积极调整档案管理的理念和思想，保证事业单位的发展能够紧跟时代的潮流和脚步，要引导基层档案管理人员，提高自身的服务意识，提高职业素养和岗位责任感。首先，档案管理人员应当强化对信息化的宣传，要让信息化管理平台的应用变得更加深入，并且要对输入的信息进行仔细的筛选和排查，尽量避免信息的误差，为档案的使用提供更加全面的保障。其次，事业单位应当根据信息化推广设置相应的方案和模式，要以使用者自身的便利性为主导，尽可能节省档案寻找的时间和步骤，让使用者能够快速找到需要的信息和数据，优化事业单位自身的服务，提高市场信誉，凸显出建设的优势和特点[3]。

3.4 建立档案信息网站

通常意义上所说的档案信息网站，主要是以网页作为基础和载体，从而向工作人员提供相应的数据服务，能够让管理人员及时利用网络，完成对资料的查询和纠正，然后进行下载等一系列的操作。而网页服务这一方式，在整个档案信息化管理中所发挥的作用都是无可替代的，对此，事业单位就应当把档案管理操作系统的建设作为发展自身管理体系的重要组成部分，要构建全方位和多层次的传送系统，提高网络信息资源共享的效率和质量。而且，在具体建设档案信息网站的时候，事业单位也应当尽可能选择功能完备，并且具备再开发能力的系统，这样可以满足档案管理更新和发展的基本需求。另外，在选择安装设备的时候，事业单位也应当遵循国家的规范，尽可能选择市场销售量较大并且占有率较高的产品，来保证系统和网站建设的质量，在必要的情况下，事业单位还可以与国外的科技公司进行联系和沟通，量身打造凸显出本单位工作特色的系统，这样不仅可以方便管理人员的工作，同时也能够确保操作网站的持续性更新，降低后续维修和管理的成本，为档案的数据收集创造更加优良的环境。

4 结束语

总的来说，事业单位档案管理工作中仍旧存在意识落后，队伍质量低，信息化水平不足的鲜明问题，这些都是阻碍事业单位市场机制改革的重要因素，正因为如此，推动档案管理的信息化建设才显得更加迫在眉睫。本文通过规范标准的制定，安全保障的设置，信息网站的设计这几个角度论述了事业单位档案管理信息化建设的方法和措施，充分体现了信息化自身的特点和优势，并且也结合了档案管理的未来发展趋势，具有理论上的合理性与实践上的可行性。