论电子档案的安全与储存

2020-02-26蔡建国

卷宗 2020年34期

蔡建国

（汕头市中心血站，广东汕头 515064）

随着社会快速发展，我国信息技术不断创新，电子文件大量产生，人们对电子文件档案归纳工作关注度开始不断提高[1]。电子档案具有体积小、操作方便、使用简单、储存简单、储存量大等特点，与传统纸质相比，具有较多的优势。电子档案是一种全新档案管理方式，但是在进行输入、传输等过程中，由于各种特殊原因，极容易造成操作误差、文件丢失、病毒等情况出现，因此在使用电子档案时储存时，需要引起高度重视，如何有效避免不良情况发生，保证电子档案安全性，是目前为止重要问题[2]。本文即分析电子档案安全与储存，具体分析如下：

1 电子档案安全与储存存在问题

1.1 电子档案人员安全隐患意识较弱

电子档案具有真实性、完整性、初始性，在日常使用过程中，如果档案人员未及时对电子档案进行检查、配置进行更新，未定期进行网络系统扫描，则极有可能存在一定安全隐患[3]。再加上档案管理人员安全隐患意识较薄弱，在使用时，未及时对账号进行加密保管，或者并未在公共网络上传信息时未设置加密，或者使用不规范电子档案等，均有可能出现安全隐患。容易导致电子文档丢失、破坏、盗用、泄漏等不良情况，严重影响人们的财产、私密安全。

1.2 网络安全的威胁

在电子档案中存在的网络安全主要是指计算机出现病毒、黑客侵入、窃听等。随着网络盗密手段的不断提高，网络信息破坏手段多种多样，只要存在网络连接则均有可能出现电子档案遭受到破坏、侵入等危险情况。主要原因有：

1）网络自身缺乏安全性，网络具体资源共享等特点，资源共享促使计算机与网络系统紧密联系，由于互联网呈现开放状态，因此极容易造成黑客入侵，系统破坏。除此之外，计算机互联网分布较广泛、范围较大，计算机互联网未设置防护，所以也在一定程度给电子档案带来了危害因素，为非法破坏者带来了机会。网络系统自身也存在较多的缺陷，不完整，所以电子档案在使用过程中也因此增加了危害性[4]。

2）电子文档自身缺陷：电子文档自身具有不安全性，主要包括人为因素和电子文档自身因素。人为因素有故意破坏、入侵、非法访问等。电子文档自身缺陷因素有未对文档进行有效清理、管理，导致文件堆积较多，出现堵塞等情况[5]。

3）管理人员安全隐患意识较差：由于管理人员自身安全意识较差，导致对网络管理缺乏重视，未建立完整管理管理制度，因此直接造成电子档案出现丢失、破坏、盗用、泄漏等不良情况，严重威胁电子档案安全储存。

1.3 共享与保密

电子档案资源共享是建立电子档案的重要目的，但是在进行资源共享过程中不仅需要保证电子档案具有较高的保密性，又要保证资源能够进行有效共享。虽然资源共享与保密相互矛盾，但是却又能起到一定的促进作用，在资源共享基础上对系统进行监督，做好有效的保密防护措施，确保进行资源共享时信息不会受到破坏、盗用。所以在进行资源共享时，需要有效处理共享与保密问题。