大数据时代民生档案数字化管理的路径探讨

张晓晖

（滨州市沾化区财政局，山东 滨州 256800）

大数据时代，数字化经济渗透到了社会生活的方方面面，我国已经进入了一个高速发展的信息化时代，各行各业都受到数字经济的明显冲击，档案领域也积极引进相关技术理念，人事档案数字化就是合理运用科学技术的表现。周枫（2013）首次将大数据与档案工作结合起来，剖析了大数据对档案馆带来的影响，并对档案管理工作提出了建议。2020年6月，新修订的《档案法》进一步规范了档案管理工作的数字化、信息化流程，同时对新环境下档案管理工作者的数字化素养提出了更高的要求。民生档案作为档案类型中的一种，带有动态性、复杂性和实时性，具有大众性、实用性和直接性的特点，对数字化的要求更高。因此，本文将针对新时代发展过程中民生档案的数字化管理工作进行分析和总结，以期为今后的档案管理工作提供借鉴。

1 民生档案的特点

1）大众性。民生档案指的是有民生相关的档案，有社会和个人两个层面，个人层面的民生档案可以投射民众的具体生活状况，反映具体个人生活；社会层面的民生档案能够反映社会公众民生状况，对了解整个社会民情，办理相关民生事务起到重要的作用。因此民生档案最大的特点是大众性，密切关联到社会上的大多数人的切身利益。

2）实用性。民生档案密切联系广大社会公众，在一定程度上可以为社会公众提供法律佐证，比如工龄、婚姻、工作经历等，让人们的切身利益得到较好的保障，因此民生档案具有一定的实用性。

3）直接性。民生档案可以直接地反映与人民大众有关的民生信息，而民生档案相对来说，比较客观、公平公正。自从民生档案建立以来，各地方档案馆迎接的群众应接不暇，大都进行民生档案的查询。

2 民生档案的利用

1）受政策影响。国家和地方的政策在一定程度上影响着民生档案的利用率，比如2014年上海市出台了再生育政策后，为办理再生育而查阅婚姻档案的人数逐渐增多。对政策影响民生档案的利用情况，诸多专家学者也提到了这一点，闫俊丽、何惠光（2014）对漯河市近十年的民生档案利用情况进行了调查总结。之后，周云霞（2019）又对漯河市2014-2018年五年的民生档案利用情况进行了调查总结。都提到了一点“民生档案利用率上升与国家和地方政策的出台及中心工作有关。”杨丽（2015）提出国家出台一项新的惠民政策后，在接下来的半个月到一个月的时间，民生档案的利用率会剧增。随着人们对档案资源利用率的提高，国家也在一定程度上进行政策上的支持，2013年国家出台取消档案利用收费的政策，是对民生档案利用的一项利好政策，为更多的档案利用者带来的便利。

2）被动利用。随着社会档案意识的不断提高，公民依法获取自身信息的知情权要求不断提升，群众对民生档案的利用需求越来越多。但是，事实上，大多数民生档案的利用属于被动利用，比如办理工作调动时发现档案中缺少某一段工作经历证明，或者办理养老金或退休金时发现年龄问题不准确，或者缺少 知青证明，或者遗失结婚证，或者遗失退伍证，或者遗失独生子女证等情况比较常见。刘金霞（2012）认为：“要努力开发民生档案资源，缩短与公众的距离，使档案馆成为极具感染力与亲和力的大众文化休闲场所。

3 民生档案数字化管理的路径

数字技术的快速发展使得档案管理有被动转向主动，由传统意义上的管理方式转变为数字化管理方式，档案管理者以及档案利用者可通过检索档案的方式，实现档案利用的便捷化。

1）加强数字化民生档案管理技术。数字化管理，首先就需要对纸质档案数字化保存备份，在数字化管理技术取代纸质档案的同时，民生档案管理工作者应做好两手准备。数字化管理需要进行存量数字化和增量电子化工作。存量数字化工作是民生档案管理数字化建设中的重中之重，档案管理工作者要对纸质档案进行扫描录入到系统中，将数码声像档案以及电子馆藏文件进行格式转换，并纳入数据库中，工作难度不大，但是工作量相对较大，需要花费大量的人力物力，而且建设周期相对较长，并且人工手动录入容易出现误差。增量电子化工作是指新接收的档案经过整理之后以电子文件归档，但是在文件传输过程中，一些不符合要求的电子文件就需要重新进行整理归类，比如缺少电子印章或缺少正文红头。

2）建立民生档案资源信息共享机制。从民生档案的利用便捷性来看，信息资源共享是提高民生档案利用率的首要任务。2016年12月23日，陈世炬提出“积极推进档案管理现代化信息化，促进档案信息资源的共建共享共用”。实现档案信息资源的共建共享共用，即为数字化档案的“一站式”服务提供了基础和方向。孙亚楠（2018）结合实际调研，构建适合云南省省情的数字档案信息资源共享服务机制。

建立民生档案资源信息共享，首先需要建立信息资源库。目前各级各类民生档案归置于不同的地方档案馆，各档案馆有自己的内部局域网，可实现内部查询检索，但是各档案馆没有实现信息资源共享。民生档案关系到广大人民群众的切身利益，而且类型繁杂，门类众多，各档案馆应坚持“以人为本”，联合各相关部门，逐步建成一个惠及百姓、涵盖社保、医疗、教育、就业、婚姻、房产等门类的信息资源库。建立信息资源库，通过整合现有各馆的民生档案资源，通过馆际共享，实现各类民生档案的共有共享，为利用者提供便利，这就需要各地档案馆的支持与配合。其次，建立民生档案资源共享协同机制。各档案馆以“服务大众”为目标，在平等互惠的基础上，相互协作，互通有无，实现档案资源共享。在开展协同服务时，各级各地政府部门应提供便利，各档案馆成员之间以合作形成签订合作协议，集合所有成员馆的人力、物力、财力，推进民生档案资源共享服务工作的开展。资源共享协同机制需要从技术、资源、服务三者入手，理顺技术、资源、服务三者之间的关系和思路，以保证协同服务机制的顺利进行。

3）提升档案工作者的数字化水平。提升档案管理工作者的数字化水平，对民生档案利用率的提高起到关键作用，才能高效可持续的发展数字时代的民生档案工作。首先，有效提升工作人员的数字化意识。提高开展专题教育及培训等方式，强化数字化意识在档案管理工作者心中的地位。建立规范的数字化档案管理工作者培养机制，不断引进数字化技术，积极推进数字化改革，从理论与实践两个层面，有针对性的提升档案管理工作者的数字化水平。其次，提高对民生档案数字化资源的管理能力，积极推进“存量数字化、增量电子化”策略，争取从源头上解决档案的数字化信息的真实、完整性，同时分门别类的归档资源，避免资源的碎片化，并将碎片化的档案资源系统性分类。最后，提升民生档案数字化资源的服务能力。充分利用微信、微博等社交新媒体工具，建立以用户需求为导向的服务机制，在此同时，各地方政府部门应积极提供帮助与支持，多渠道宣传档案馆的影响力，拓宽档案管理服务渠道，丰富档案服务方式，提升服务能力。