探究提升事业单位档案管理信息化建设的策略

2020-02-26张洺玮

卷宗 2020年34期

张洺玮

（永州市零陵区人力资源服务管理中心，湖南永州 425000）

随着时代的不断发展和社会的不断进步，事业到位在进行档案管理的时候在管理方式上也发生了很大的转变。在档案管理中实现信息化建设已经成为时代发展趋势，信息化档案原理主要是指在进行档案管理的时候利用先进的信息技术来实现高效的档案信息管理，其中包括了很多的环节：信息的采集；整理；归纳等环。在事业单位的档案管理工作中进行信息化的档案管理还能够有效地扩大事业单位资源共享范围，也顺应了当前社会发展中的资源共享的社会发展潮流，同时在进行档案管理的时候充分利用互联网技术也能够为档案管理工作提供充分的便利，因此信息化建设对事业单位的档案管理有着重要的意义。

1 事业单位进行档案信息化建设的意义

事业单位的发展在很大程度上与我国的国计民生相联系，近年来随着事业单位产生的档案数量和种类越来越多，档案管理和信息化建设也逐渐趋向复杂化，明显的提升了医院在内的事业单位档案管理工作难度。在当前阶段时候通过档案管理的信息化建设能够运用先进技术有效的提高事业单位档案管理工作的精确度和效率，通过信息化建设还可以加强档案管理部门与其他部门之间的联系配合，促进事业单位的协调发展。过去进行档案管理工作的时候是使用纸质档案管理，这种管理方式很容易受到时间和环境的破坏，无法长期储存，一旦丢失将会带来不良影响，而运用信息化建设管理档案能够很好的对重要资料进行备份，并且占用空间也比纸质档案少很多。

传统的档案管理为了方便后期的查找会根据内容来进行区分储存，但是这种储存方法会消耗大量时间和人力资源，但是采用信息化建设后能够有效改善现状，因为一旦电子档案建设完备，在后期进行查询和翻阅工作都是很简单的，也不用担心频繁使用给档案带来损失，只需要在系统中输入关键字就可以轻松找到需要的档案，有效节省了时间和人力资源。

2 事业单位档案管理信息化建设现状

2.1 管理人员缺乏专业素养

在进行信息化档案管理的时候需要充分的应用计算机技术，所以相关的档案挂历人员需要熟练的掌握计算机操作，但是在我国目前很多事业单位并没有专业的培训授课，所以相关的管理人员没有信息化档案管理的专业管理能力，这在一定程度上制约了事业单位档案管理信息化建设的发展。当前事业单位的信息技术人才是比较匮乏的，主要是因为在当前事业单位的人才招聘中无法增加事业编制，限制了技术人才的招聘，并且当时还有很多的事业单位使用纸质档案管理，虽然单位提出了创新改革但是相关档案管理人员本身技术有限。

2.2 缺乏专业设备

在我国目前的事业单位档案管理信息化建设方案来看，还有很多单位没有充分的认识到进行档案管理信息化建设的重要性，虽然响应了信息化档案管理技术，但是在进行使用的过程中不能及时的更新和维护信息设备。还有单位资金的匮乏导致在事业单位中档案信息管理的软件和硬件都不能及时更新，这对于事业单位的可持续发展是非常不利的，一旦在进行管理工作中存了漏洞，就很可能会被一些不法分子盯住，通过不法的手段来进行信息的获取，不利于事业单位的稳定发展。

3 事业单位档案管理信息化建设现状

3.1 重视专业档案管理人才的培养

为了更好的实现信息化档案管理，相关的事业单位首先应该重视对管理人员技术的培训，只有相关的档案管理人员具有专业素养和技能之后，才能够在工作中更好的推动我国事业单位档案挂历信息化技术的发展，因此相关的事业单位首先应该积极的进行相关培训工作，提高相关人员的专业素养，定期进行专业知识讲座的开展，定期对档案管理人员的专业知识进行检测，完善相关的考核机制，从根本上提高相关提高档案管理人员的技术水平。除此之外事业单位在进行招聘的时候还应该制定更加严格的招聘标准，这样才能够引进专业技术更高水平的技术型人才，有助于事业单位今后档案管理工作的创新发展并适应当前激烈的市场竞争。为了提高相关工作人员的积极性，事业单位还可以进行奖惩制度，对于表现优秀的员工进行积极的奖励，对于表现不良的员工给予适当惩罚。

3.2 注重信息化管理专业设备的更新

在信息化时代中，设备的推新更迭是非常迅速的，所以相关的事业单位在进行档案管理信息化建设的时候还应该注重设备的更新。最这信息化档案管理的不断发展，档案管理工作的范围和内容也在不断的增加，这也导致了档案管理工作压力的增大，所以相关的事业单位更应该重视设备更新的资金投入，从技术和设备两个方面来更好的保障档案管理信息化建设的发展，每一年都应该做好资金投入规划，保障设备能够稳定运行。除此之外，还需要重视信息管化强度建设，强化信息化建设的终端服务水平，从硬件和软件两个方面入手。

3.3 规范管理标准

在进行事业单位档案管理信息化建设的时候一个统一的管理标准体系是非常关键的，能够有效的保障档案管理的失效性，保障档案管理的水平。规范管理标准在管理过程中主要体现在接纳、归纳、交换和存储等多个环节部分。所以相关部门在进行档案管理的时候需要从两个方面入手，不仅要制定合理的统一管理规范，还应该加大管理规范的宣传，让每个部门都能够充分的了解管理规范并执行。在档案管理的过程中安全性是非常关键的一部分，所以相关部门还应该重视档案的安全性管理，从软件和硬件两个方面着手来加强信息化安全性管理，加强网络安全的宣传工作，提高信息化建设的安全性，实现其可持续发展。