信息化背景下的事业单位档案管理模式探讨

高万佳

（吉林省地矿勘察设计研究院，吉林 长春 130000）

对于事业单位来说，在经营发展中面临的内容比较多，工作流程较为繁琐，特别是在档案管理上，要求各部门给予高度配合，做好各项档案数据整合与管理工作，为单位制定发展决策提供数据参考。在开展档案管理活动时，传统的档案管理模式已经无法满足现代化社会发展要求，而信息化档案管理，以创新为根本，通过建立信息化管理平台，完善档案管理体系，保存国家政治经济建设等各项信息，防止档案信息丢失，缓解相关人员工作压力，保证档案信息的准确性，提高事业单位档案管理质量，保障档案信息安全。

1 事业单位开展档案管理工作的意义

市场经济发展水平的不断提高，事业单位对自身进行发展目标进行了调整，档案管理也得到了事业单位的高度重视。通过加强档案管理，能够给事业单位创造更多的效益。为了能够让事业单位稳定发展，需要规范档案管理流程，结合时代发展，把信息化技术应用其中，对档案管理模式进行改革创新。与此同时，引进信息化技术，促进档案管理效率的提升。由于档案管理涉及信息量大，管理过程较为复杂。在传统的档案管理中，主要采用的手工管理模式，这种方法耗费时间多且无法保证工作质量。随着信息时代的到来，档案数据越来越复杂，手工方式无法实现对档案信息的高效管理，因此需要利用信息技术使档案管理更加规范，减少人力资源的消耗，使档案管理更加科学化、专业化。通过建立文书、科技档案信息化平台，给企业开发建设、科研事业单位的调整发展规划目标提供数据依据，推动科研事业单位的发展，促进地方文化与经济建设[1]。

2 信息化背景下事业单位档案管理存在的问题

1）档案管理意识有待提高。从当前情况来看，事业单位都非常注重单位运营状况和社会效益，对档案管理工作的信息化关注力度不高，没有意识到档案信息化管理的必要性，忽略了按时代发展要求，建立完善的档案信息化管理体系，相关的工作机制不完善，造成档案利用程序繁琐、利用率偏低，整体工作效果不理想。无论党政工作、科研工作，都离不开 档案管理与利用，因此档案管理工作是一项基础性工作，档案信息化管理对事业单位发展有着重要的影响。重视档案管理人员的专业培训与档案管理意识的提高，建立档案简缩目录与信息平台，让党政管理与科研人员掌握馆藏目，及时准确的提供他们所需资料数据，提高他们的工作效率，使现有的财务、人事、科技等档案有效利用，成为科研事业单位的运营基础。

2）信息化管理范畴广泛。在我国大部分事业单位中，结合其属性和类别，一般规模比较大，这就导致信息化普及和统一化目标无法快速实现，容易造成信息化管理混乱，无法满足标准化操作流程。事业单位建设档案信息化管理系统的主要原因就是为了提高单位档案管理水平，让各项数据能够及时整合，真实的反馈出当前事业单位经营发展中存在的问题，其中包含业务情况、资产状况、人事管理、科技项目管理等。但是事业单位及各部门规模庞大，人员数量多且复杂，容易造成信息化管理问题，无法实现信息反馈与对接，给单位资源科学分配造成不良影响。

3）档案管理现代化水平不高。随着信息化时代的来临，诸多现代化技术和设备被广泛的运用到事业单位档案管理活动中，但是因为单位缺乏专业的人才，档案管理部门无法对这些现代化技术和设备高效使用，导致单位信息化管理水平较低。并且，因为事业单位档案管理机构设置比较混乱，档案管理过于盲目，缺乏明确的工作目标，也没有根据各个部门经营发展状况，确定档案管理标准，档案资源开发与利用效果不明显，影响事业单位档案管理水平的提高。

3 信息化背景下事业单位档案管理模式

1）树立正档案信息化管理观念。对于事业单位，为了实现档案管理模式创新，应把信息化技术应用其中，加强档案管理信息化建设。在此过程中，重要内容在于创新信息化管理理念，从思想意识上转变管理模式。在事业单位中，一方面，加强人才培训，定期开展各种培训活动，提高管理人员专业技能，获取理想档 案管理效果。另一方面，事业单位应加强技术培训，协助档案管理人员完成档案管理信息化建设工作，提高档案管理人员操作技能。事业单位各个职工都是当信息的使用者和执行者，需要在各部门的配合下，将档案管理工作落实到位。事业单位应该加强内部宣传，结合时代发展，建立档案信息化管理系统，做好内部思想教育工作，让广大职工形成高效的管理理念，给后续档案信息化管理工作开展创建良好环境[2]。

2）完善档案信息化管理制度。完善的档案信息化管理机制，能够给后续管理工作开展提供支持。首先，档案管理部门需要根据国家档案局及地方档案部门的相关要求，根据档案信息化管理需求和单位经营特点，对单位档案管理信息化系统进行开发与建设。其次，根据当前时代发展要求，有条件的事业单位需要在内部成立专业的档案管理部门，并在各部门中分配专业的档案管理人员，主要负责本部门档案数据采集、整理、归类等工作。在课题项目运行过程中，需要成立档案管理小组，由上至下多方位覆盖，形成一个完整的档案管理格局，明确各部门职责。除此之外，档案管理部门需要安排各部门及课题档案管理人员按照时间节点开展交流会议，根据各方意见，制定统一的档案信息化管理制度，引导档案管理工作顺利进行，以提高档案信息化管理水平。

3）建立的档案信息管理系统。事业单位在构建档案管理机制过程中，需要保证各项数据信息的安全性。随着信息化时代的来临，即便单位档案管理工作不断改革优化，但是在实际操作中，依然会面临各种风险问题。为了改善这种状况，事业单位应加强档案信息化管理系统建设，做好硬件设备防护工作，避免遭受不法人员或者病毒的进攻，保证档案信息的安全。与此同时，实现对档案信息真实性的保护。由于电子文档形成到保存整个过程将无法保证数据的完善性，因此档案管理人员应采取有效措施，以现有法律为根本，加强对档案真实性的保护。其次，培养复合型人才，提高档案管理团队专业水平和综合素养，为事业单位档案信息化管理工作开展提供人才保障。在当管理创新的同时，让相关人员树立正确的思想意识，保证档案管理人员能够了解档案信息化基本要点和职责，并将其合理的运用到实际工作中。最后，加强绩效考核，把档案管理科学落实到绩效管理活动中，保证业务部门都配有专业的档案管理人员，负责严格检查。在实施档案信息化管理工作时，事业单位应加强签字审核，在制定完善的纠错制度的情况下，定期组织档案管理人员专业考核，让其掌握更多的专业知识，保证到了信息的有效性和真实性，让事业单位档案管理工作朝着信息化方向发展。

4 结束语

总而言之，在信息化环境下，事业单位需要做好档案信息化管理工作。加强档案信息化管理制度构建，建立专业的信息化管理平台，保证档案信息化管理工作有序进行，减少人工成本支出，提高事业单位档案管理水平。在信息化时代背景下，事业单位应该舍弃传统的档案管理模式，真正做到无纸办公，为各个部门工作开展提供数据参考，便于相关人员查阅大量信息。事业单位应加强改革，适当引入现代化设备，加强人才培训，为后续档案信息化管理工作开展提供人才支持，保证单位档案信息的准确性和有效性。