新时期档案数字化管理新模式浅析

2020-02-26郭洋

卷宗 2020年34期

郭洋

（哈尔滨市南岗区互联网信息服务中心，黑龙江哈尔滨 150001）

档案管理工作主要是对档案进行梳理和保存，这是最主要的工作内容，并且还可以使别人更好的去查阅资料，档案整理工作是非常重要的工作，假若在工作过程中将数字化管理加入到其中，可以提升管理工作的工作品质和工作效率，这是当前时代档案管理工作需要发展的方向。

1 档案管理工作的基本理念和主要内容

档案管理工作主要是按照国家的管理规定，然后将企业的实际发展状况，对档案的管理制定一些计划。一般来说主要内容都有资料的分类、调用、接收等这些环节都比较重要，一起组成了系统档案管理的过程。档案的管理工作主要是为了在进行工作总结、检验、和对人员资料进行整理的时候，另外档案管理工作对其他部门的工作也会造成一定的影响，所以得知在企业中进行档案管理工作是必要的。

2 档案的数字化管理中出现的问题和挑战

2.1 信息时代档案管理人员面临的问题

第一就是档案的管理方法比较老旧，目前有很多的企业都已经采用了网络办公，然而还有一些企业在进行档案整理的时候仍运用纸质的档案。这样在进行资料查找的时候会浪费很多时间和人力，而且这些档案丢失的概率也会很大，有一些单位还较少运用信息化体系的状况。

第二就是缺少一些档案管理的体制，在企业档案的管理部门中进行档案管理工作，需要结合一些制度进行操作，但是在有专门人员进行管理的状况下，假若管理体制不是特别的完整，就会致使管理的方式不科学，增加了档案管理出错的概率，也会造成档案丢失。

2.2 信息时代档案管理人员面临的挑战

2.2.1 具有政治素养和保密意识

档案管理人员在掌握资料和文件的时候，需要充分的了解到这些资料都是具有商业价值的，还有一些内容甚至是企业的机密，这就要求档案管理人员在工作岗位上要严守自己的工作职责，要把企业的利益放在第一位，不要受到其他利益的诱惑而出卖集团的资料。要在自己的工作岗位上严守职责，坚定正确的政治导向。

2.2.2 扎实稳定的档案专业素质

在当前的数据的背景下，需要档案管理工作人员再进行资料的搜索整理到进行检查和存放等环节中要有技术性和专业性，对工作的流程要充分的掌握，保障档案的安全，档案管理人员还要保障档案的正确性和完整性，要让这些档案有借鉴的价值。

2.2.3 具有开拓的视野和创新精神

在大数据的支撑下，更新观念需要档案管理人员有创新的精神，还要在工作中保持认真的工作态度。在进行档案管理工作的时候，需要按照企业单位的实际发展状况进行整理，还需要档案管理人员不断的去积累工作方面的经验，从而可以不断的对管理方法进行革新，将工作的流程进行简化。在无纸化和办公室自动化的推动下，也需要档案管理人员有较好的计算机技能。

3 新时期怎样创新档案的数字化管理

3.1 制定出统一的管理体制

目前有一些企业的档案电子化建立已经非常成熟，但是没有对档案进行统一的管制，这就需要相关的部门按照档案管理档案管理实际的需要，然后和企业单位共同制定出一个管理系统，这对提高档案的工作效率有很大的帮助，其中包括了保密体系使用体系等，最终实行档案数字化全面的发展。

3.2 招聘档案管理专业人员

对数字化档案管理工作来说，最主要的就是要会使用计算机。但是依然需要档案管理人员进行整理，这对档案管理人员具有专业的素养，还要培养出档案管理人员安全意识。从企业方面来说，在招聘档案管理人员的时候，要特别注重要考验他们的能力，还有对他们进行一个系统的教育，从而可以提高安全方面的意识。

3.3 对数字档案管理工作加强宣传

在新时代中需要企业单位对档案数字化管理加深重视，因此作为一个档案管理的工作人员需要创新自己的思想。档案管理部门也要加大一些资金的投入，要对档案管理人员进行培训，使他们有工作职责和工作使命。企业单位还可以运用宣传栏或者是其他途径对工作人员进行一个思想上的教育，要让他们有一个高度的重视，还可以让其他的部门提出一些档案管理工作上的意见，从而可以更好的实现数字化档案管理工作。

3.4 及时的维护系统的安全

企业单位的档案有着非常大的价值，因此在使用大数据的时候也要对信息的安全做好一些工作。目前的信息技能在对人们带来一些便利的同时，还会遭受到病毒和黑客的威胁。因此企业要建造出系统的防御体制，在档案管理人员的平常管理工作中，还要对计算机进行定期的检查。档案管理部门自己也要建立一个防火墙，这样可以更好的提高档案管理的安全性能。

3.5 安装先进的操作系统

想要在大数据时代下实行档案管理效率的提升需要对数字化的软件进行定期的革新，这项工作需要长时间进行，档案管理工作的人员不能存在侥幸的心理，系统的更新可以让系统变得更加流畅，避免出现档案上传的不及时，从而造成一些影响，并且数字化管理系统指的是对硬件的装置进行更换和检测。只有在软件和硬件正常工作的情况下，才可以更好的保障档案管理工作的正常开展，同时对档案的安全业得到了保障。

3.6 加强对档案管理人员的培训

当前档案管理工作主要是纸质档案和信息档案的整理，而且信息技术在档案管理工作中占据的地位越来越重要，比如说档案的整理和收集在计算机上就可以完成，所以这就需要档案管理工作人员会使用计算机，要借助现代化的办公方式，档案管理人员可以在软件上搜索出类别用途等，这样就可以快速的对信息进行查询。比如说对人员档案的整理就可以在电子档案中查到工作简历、入职状况、工作表现等，从而为人员的管理减少一些工作。