APP下载

浅析机关会计档案的数字化管理

2020-02-26夏兴娣

卷宗 2020年34期
关键词:凭证文档纸质

夏兴娣

(海安市行政审批局,江苏 海安 226600)

计算机技术的发展给人们的生活、工作带来了一定的影响,会计档案管理作为机关事业单位管理经营的一个重要组成部分,更应该时代发展趋势,尽快实现机关事业单位会计档案的数字化管理,这也是会计档案自身发展不可忽视的一个需要。机关会计档案的数字化管理为尽快实现无纸化办公提供了条件,传统纸质文档不易搜索、保存,当需要调取信息时,通常都需要花费大量的时间、人力搜索,但是借助数字化技术对机关会计档案进行,不仅能够显著提高档案管理的工作效率,还可以保障各项数据资料的完整性,加强数据资料的私密性,防止核心资料被泄漏,尤其是会计档案关系到机关事业单位的财务往来,能够反映单位经济流通的一个极其重要的凭证,更应该重视对其私密性与完整性的保护。

1 机关会计档案管理的现状

会计档案主要指机关以及企事业单位或是其他社会组织的财务管理部门以及财会专业人员在各项经济活动中直接制作或者是根据一定规定保存、以备查找的会计凭证、企业事业单位的财务报表以及会计账簿等会计核算材料,其中还包含会计信息化之后的存储文件、磁带或是打印出来的记账凭证、企业财务报表等等。通常机关会计档案管理都是严格按照获取原始凭据——凭证记账——登记账簿——形成报表——整理归档这一流程进行,但是自从改革开放以来,随着我国信息技术的发展,电算化会计档案管理也逐渐出现,记账凭证、财务账簿等都是受点划算会计档案的影响而逐渐转向数字化管理模式,就连财政表都可以通过在财务软件中导出excel表格,然后根据不同的条件进行查询,非常便捷,但是原始凭证以及档案管理还没有完全实现数字化管理,机关事业单位的原始凭证依旧是以纸张的形式粘贴在记账凭证后面,在实际生活中,更多的机关单位会计档案的管理依旧是以纸质文档的形式保管在档案室,在工作中会计资料因为纸质文档的不易管理而无法实现信息共享,这些都将会对会计档案管理数字化进程的推进造成一定程度的影响。

为了能够确保会计原始文档的真实性、完整性,采用纸质文档的形式进行保管其实是最好的选择,纸质的会计档案不容易被篡改,更能够保证其真实性,但是随着社会的进步以及科技的发展,纸质的会计原始档案给会计档案的管理带来了一些麻烦。纸质档案随着时间的发展更容易被损坏,出现残缺的可能,而且纸质会计档案无法和记账凭证的电子化相结合,在众多的档案中翻找需要的档案可能会浪费大量的时间,加大资料查询的困难。纸质会计档案保存的成本比较大,并且与数字化不相符,不能满足当前信息时代的要求。一部分机关会计档案管理依旧采用之前的管理方式,把单位主要财务往来的会计凭证、账本以及其他的财务信息全部都有专门的档案管理人员进行信息保存,在日常工作中也主要是借助人力进行会计档案的借阅、查询、保存以及销毁等工作。单位没有创建专门的会计档案管理数据库,需要专门的人员事先利用电脑进行查找之后才能够继续在档案资料室查找会计的原始凭证以及其他的相关信息,这一工作往往都需要花费大量的时间与精力,给机关会计档案的管理带来了很大的不便,严重阻碍了机关会计档案管理数字化的进程。除此之外,会计档案的重要意义以及机关单位的独特性也对机关会计档案的管理提出了更为严格的要求,会计原始凭证的纸质化管理方式导致其无法与录入电脑的会计档案资料进行实现共享,并且会计档案资料的保密性导致在数字化应用中也过于强调会计档案在使用时保密,最终使得机关会计档案的凭证以及参考作用难以得到完全 的发挥。

2 机关会计档案数字化管理中存在的问题

2.1 相关软硬件设备配备不足

在机关会计档案数字化管理中存在的一个重要问题就是相关设施不完善。软硬件设施配备不足严重阻碍了机关会计单位的数字化管理进程,尤其是当前市场中会计软件质量参差不齐,如果没有选择合适的软硬件设施,也将会对会计档案的安全性造成一定的影响。在会计档案数字化管理的软件方面,当前大多数单位使用的电算化软件不具备记账凭证附件资料的存储管理功能,导致利用计算机设备核算出来的数据与原始凭证附件是分开的,实际上原始会计附件资料是不可以和记账凭证保存在一起,这样极可能出现原始文档的丢失、破坏等问题。在会计档案数字化管理的硬件方面,实现会计档案数字化管理必不可少的就是信息收集设备、信息保存设备、信息利用设备等等硬件设备,但是在实际上大多数单位连基本的硬件设备都无法配备完善,并且会计档案信息共享网络还没有完善,无法实现会计档案信息网络共享的需要。健全设备是实现档案数字化管理的基本条件,因此,实现机关会计档案数字化管理首要解决问题就是软硬件设备的配备问题。

2.2 安全性无法得到保障

在实现机关会计档案数字化管理的同时我们需要考虑到会计档案信息的安全性问题。假如用户没有选择合适的防火墙或是其他保护性软件,很容易出现服务器崩溃的情况,导致相关会计档案信息丢失,而且会计档案管理系统在实际的操作中也可能出现数据的混乱、篡改或是泄露的情况。比如说机关单位将近期的财务经济记录全部都存放在同一个文档中,一旦光盘丢失或者被恶意盗取,将会导致所有会计档案资料都无法再次获取,造成极大损失。另一方面,因为机关会计档案数字化建设是以网络信息技术为基础进行的,在这种情况下,借助计算机设备对会计档案信息进行删减或是其他改动都是非常容易的,并且通常情况下都无法被人发现,尤其是一部分商业软件的存在可以为用户提供修改往年单位账目的舞弊行为,将会导致单位的财务管理出现重要问题。机关会计档案数字化管理的安全问题是实现档案数字化管理建设进程中的一个重要问题,所以在机关会计档案数字化管理中一定要严格按照相关标准执行,否则将会对单位的财务管理造成重要影响。

2.3 基础管理欠缺

机关单位在会计档案的基础管理上也存在着诸多问题。受会计档案信息冗杂性的影响,会计档案信息在进行整理的时候极易出现分类不正确、更新不及时、相关资料寻找困难以及档案信息资料无法得到充分利用等问题,这主要是因为会计档案的管理不规范。尤其是大多数单位的档案管理人员都是年龄较大的人,他们对于新事物的接受能力普遍偏低,甚至根本不会使用计算机,更不必说利用计算机制作账簿,档案管理人员的个人的计算机操作能力也是阻碍会计档案数字化管理的一个重要问题。建立健全会计档案管理制度,完善基础管理制度,促使会计档案实现规范化、制度化管理的目标,这也是当前机关会计档案数字化管理中需要考虑的问题。

3 信息时代机关会计档案的数字化管理方式

3.1 加快配备相关软硬件设施

健全的软硬件设施是实现会计档案数字化管理的基本要求,为机关会计档案管理的数字化打下了坚实的基础,同时也是会计档案信息能够充分发挥作用的前提条件。信息化背景下,智能化财务管理软件的出现能够显著提升会计人员的工作效率,实现了纸质会计文档到数字化方向的转变,相较于传统的纸质化文档更容易进行管理,比如说其中的总账管理、报表管理以及资产管理等会计模块的数据系统,能够显著减少会计人员在信息录入、报表制作方面的时间,给工作人员的工作带来了极大的方便。硬件设备作为财务管理软件的载体,其质量的高低将会直接影响到软件的应用,因此机关单位更应该加快财务管理硬件设施建设,尽可能确保资金投入能够满足软硬件设施建设的基本需要,同时还需要引入新技术、新设备以及国外新的管理经验,创建数据库,加大对机关会计档案数字化建设力度。

3.2 完善管理制度,提升保密性

数字化背景下,机关会计档案有多种存储形式,如何加强其保密性成为会计档案数字化管理的一个重要问题。一方面,建立健全会计档案管理制度,严格要求档案管理人员在进行文件存档时明确存档的范围,严格按照规定的分类要求进行存档,尽可能避免出现由于操作不当导致重要会计文档信息丢失的问题。除此之外,为了保证会计档案的安全性,最好对档案管理人员进行责任划分,一旦出现问题,确保能够将责任落实到个人,能够有效降低文档被恶意破坏的可能性。另一方面,单位需要每隔一段时间就对档案管理网络系统进行安全维护,避免出现由于病毒植入或是被黑客恶意袭击导致文档丢失的情况,尤其是对于安全性要求比较高的会计文档可以通过设置多层加密或是刻制成加密光盘的方式对其进行保密处理,从而提升会计档案的保密性。

3.3 引入现代管理模式

伴随着网络信息技术在会计档案管理中的应用与财务共享模式的创建,会计档案的管理也需要顺应时代发展的趋势,实现会计档案信息的共享。第一,对档案管理人员需要具备基础的计算机操作技术,单位还需要对其定期进行专业培训,以便于提升档案的管理效率。第二,通过创建单位——银行——国家结算中心的网络系统,在单位经济来往中统一使用银行卡、电子支票等电子凭证,任何交易全部都严格根据这一凭证进行,最终证明也是以银行出示的电子凭据为准,保证资金往来的真实性,通过建立集中管理模式最终实现会计档案资料共享的目的。

4 结束语

企业会计档案管理是档案学学科中综合性较强、涉及范围较广的研究领域。随着人们生活节奏的不断加快以及数字化进程的推动,每时每刻都有大量的信息在流转,越来越多的企业与事业单位开始尝试通过引入信息技术对单位的人事档案信息进行信息化管理,今后我国会计档案在管理时可能更多的是依靠数据化管理系统进行管理,因此机关单位尽快实现会计档案数字化管理已经刻不容缓。

猜你喜欢

凭证文档纸质
带您了解医保电子凭证
浅谈Matlab与Word文档的应用接口
有人一声不吭向你扔了个文档
已完成汇交并出具汇交凭证的项目统计
(2018年)《中国司法》
(2018年)《司法所工作》
基于RI码计算的Word复制文档鉴别
纸质书与《北京是个好地方》
纸质读物的困境与出路
独立书店浪漫的纸质生活