数字化技术在档案管理工作中的应用

2020-02-26王成

卷宗 2020年34期

王成

（辽宁省丹东市宽甸满族自治县经济发展促进中心，辽宁丹东 118200）

档案管理是属于事业单位的一部分。档案管理对于由于它本身性质的特殊性，使得它与其他上社会上的档案管理软件有着非常大的不同。然而事业单位作为我国为数不多，且极具有特色的企业之一，它的运转流程也是非常的不简单。对于事业单位的发展，我们可以将社会上的一些活动以及服务中的相关资料信息进行管理归纳。由于这些档案的资料信息比较多且非常繁琐。因此，找到一种更为高效的方案去提高档案管理的工作效率是非常有必要的。在信息化时代，我们就应该积极让数字化技术应用在档案管理工作中。

1 数字化技术在档案管理工作的含义及发展意义

1.1 数字化技术在档案管理工作中的含义

互联网的发展非常之快，各种信息数据急剧增加，慢慢的数字化技术就产生了且大数据得到了大力的推广发展。然而，什么是数字化技术呢？数字化技术其实就是由于各种信息数据非常多且非常繁杂，人们不能及时得到这些数据，而且对于这些繁多的数据不能进行及时的加工处理。然而在当今社会所发展出来的软件中，也没有哪个软件可以在一定的时间没对这些大量的数据信息进行归类整理，甚至查询检测都是非常的困难。但是数字化技术却可以对这些繁杂琐碎的数据信息进行有效的检索查询，并且对这些数据信息可以做到高效专业的处理，节省了大量的人力物力，并且将资源都有效的利用。大数据的快速发展，为我们的生活带来了巨大的改变，改变了人们的生活方式。当然，与此同时，繁杂琐碎的档案管理工作也得到了快速的发展，档案管理的工作数据也在快速的增长。

1.2 档案数字化建设的意义

利用先进的高科技信息化技术，工作人员可以高效快速的将档案信息进行快速的处理整合。再者文书档案管理工作进入大数据信息化管理的浪潮中，有利于快速提高有关事业单位的档案管理的工作水平。在当今信息化繁多的时代，如何顺应大数据时代下的数字化技术提高文书档案的管理工作，是各个有关机关单位以及事业单位高度重视的一个问题。再者，利用数字化时代发展档案管理工作也是为了适应时代发展的需求。通过互联网时代下，利用数字化技术还有一个优势。那就是可以让相关单位的档案管理有效的进行资料共享。这样可以很大程度的满足相关单位档案管理工作人员的不同需求，提高了工作人员的工作效率。

2 数字化技术下档案管理出现的问题

2.1 对于档案管理认识不足

档案管理是一项繁琐的工作，它包括了对数据信息的整理，归纳，处理，检索等一系列工作。所以，高效率的完成这项工作，我们必须采用一些高科技手段。所以，我们需要利用高科技的产品辅助工作，必须首先充分了解档案工作，然后积极利用数字化技术处理这些方案数据信息。由于受到传统档案管理工作的限制，工作人员认为档案管理工作没有什么技术性可言，就是简单的重复着整理归纳资料的工作，认为她们也不能为档案工作作出贡献，从而创造有用的价值。这种传统观念严重影响着档案管理的发展，制约着档案管理工作的改革步伐。

2.2 档案资料的保存问题

对于档案资料的保存问题是制约档案管理快速发展的一个重要因素。因为在当今社会，这些有关的档案资料都是保存在相关的档案资料室中的。工作人员采用纸质材料对这些档案进行管理保存。采用纸质形式的管理，暴露了许多现实性的问题。例如，纸质容易腐烂，而且存放时间不够长，且查找起来非常的麻烦。还有的问题就是在这些档案管理室中，有许多闲杂人员，且这些工作人员对于文件的管理手机整理不够集中，这样一来，想要查找一些档案信息就是非常的困难了。然而，纸质的档案管理还有一个非常大的缺点就是对于需要修改的地方，非常麻烦。用纸质保存档案资料，非常不容易修改。而且这样一来，档案管理的工作效率非常的低且管理手续繁杂。而且，对于纸质式的档案管理工作成本价值也是非常的不菲。这些问题的产生都将严重制约文书档案管理工作的快速发展，影响社会的发展进步。所以，将数字化技术应用在档案管理工作中是非常有必要的。

2.3 档案管理工作人员的专业情况

对于档案管理工作来讲，我们必须有效的利用高科技数字化技术。只有这样，才能很大程度的高效快速的处理信息以及相关数据，但是，利用高科技信息化技术是一个方面，而档案管理工作的工作人员的专业素质更是一个重要的因素。由于相关单位的档案资料与信息是一些非常枯燥无味的数字，而且工作也是非常的单调。如果我们想要更高质量的处理这些档案信息。必须首先利用先进的高科技数字化技术，工作人员可以高效快速的处理信息以及数据。而且还有的还会出现不会整理数据信息等等错误。

3 将数字化技术应用在档案管理工作中

3.1 高度重视数字化技术应用在档案管理工作中

工作人员内心必须高度重视自身的数字化发现，从而有效的应用在档案管理工作，加强工作人员的意识教育。利用先进的高科技信息化技术，工作人员可以高效快速的处理信息以及数据，从而将事业单位的档案管理工作充分的融入到当今快速发展的信息化时代。在科学的基础上确保基层人员的信息档案可以等到安全的管理，并且有关信息化的管理都是繁琐的，不可避免的出现杂乱的现象，这就需要管理人员的耐心，更需要制定合理的保存措施来降低信息化混乱的问题。在科学的基础上，通过加强对电子产品的运用，来加强数字化储存的安全性和长久性。在正规的保存软件中，把重要性的信息进行分类、排序和保存从而可以进一步的加强信息的安全性，还提高了信息的整齐化保存。一举两得。随着社会的发展，科技的运用能力也是逐步的提升。所以，在信息管理方面我们也要积极的参与到数字化技术的好处中去，顺应时代的发展，也减轻了人力的使用。更多的依托科技的力量。