高校档案管理构建信息资源共享模式的策略探析

2020-02-26窦首臣

卷宗 2020年34期

窦首臣

（天津城市建设管理职业技术学院，天津 300000）

长期以来，我国高校档案管理部门独立性较强，遵循只负责管理层的严谨调度，与教师、学生以及社会群体之间维持一定距离。新形势下，传统的高校档案管理难以满足时代发展提出的新要求，信息化时代，整个社会对信息资源的需求越来越大。高校档案信息资源要想为社会提供更加优质的服务，就必须对高校档案信息资源共享系统的构建引起重视。

1 高校档案管理中信息资源共享的基本概念

高校信息资源管理，主要是整合运用管理相关部门和各层次的信息资源，特别是在信息社会背景下，网络技术越发完善，使得信息资源共享在基础条件方面得到了全面优化[1]。信息资源共享需要将信息资源、用户以及信息传播结构等作为基础，实现对信息资源的共享和共建。其中，共享属于资源系统的重点。同时，信息资源管理相关理论主要从文档管理操作中而来，之后借助相关专家不断深入研究，逐渐得到健全和革新。

2 高校档案管理构架信息资源共享模式的重要价值

2.1 提高高校办学能力和竞争力的客观要求

过去，档案管理模式主要以人工操作为主，这种方式受档案数量多、工作效率低等因素的影响，学生档案内容难以得到及时的更新，无法准确、真实的将学生在校表现体现出来，进而让用人单位无法全面考量学生。将信息管理系统作为基础建立起来的档案信息资源共享模式，推动了学生档案管理效率的加强以及档案信息内容的健全，可以帮助学生更好地就业，进而间接提升高校竞争力。

2.2 提高高校学生综合能力的必然需要

通过科学合理采用信息资源共享模式，能够动态更新高校学生的档案信息，并且不同学科的教师可以第一时间在信息资源共享系统中将学生的成绩保存好。通过此种方式，辅导员和任课教师可以充分了解和掌握学生的成绩变化情况，以便于立足于专业角度指导学生，促进学生综合能力的提高。

3 高校建立信息资源共享模式的对策

3.1 提升重视程度，完善顶层设计

通过信息资源共享模式开展高校档案管理工作，需进行科学的规划，确保意识层数以及技术完备，防止建设过程中出现技术开发方面的限制[2]。实际工作时，高校之间互不干涉，各自为政的情况严重，所以应结合具体状况，进行计划、协调以及管理。相关部门应落实好信息资源共享建设，加强科学性与合理性，维持不同工作间的协调。同时，秉承从上而下的原则，做好顶层设计，保证后续工作的顺利进行。参与各方需要加强对于此项工作的重视，进而获取到全面的支持。现阶段，各高校应将视野存在的局限性打破，明确网络层面、国家宏观层面具备的价值，并立足于此，对档案信息资源共享模式进行构建。

3.2 构建高校档案信息服务中心

高校构建档案管理系统的目的在于满足用户在档案信息资源方面提出的各类要求，所以建立科学合理的档案信息服务系统意义极为重大。一方面，需结合用户不同需求，针对性的共享档案信息。学生、教师以及科研人员对于信息需求存在一定的差异，结合不同群体推荐相应内容，并开放等级不同的资料库。另一方面，构建信息分级制度，避免无限制开放信息。严格保密机密事项和重大研究成果。同时，建立用户反馈系统，主要涉及以下几点：其一，用户意见。用户提出的各类意见能够推动高校信息共享系统的完善性；其二，高校档案利用效果。分析用户是否对档案信息予以了良好运用；其三，高校档案运用需求趋势。准确判断用户需求的信息种类，进而推荐更加适宜的信息，促进工作效率的提高。

3.3 建立高校档案信息资源合成体制

对于档案信息资源共享体制而言，高校师生、社会群众是主要服务对象，即便是当前我国大多数高效已经实现了档案信息化管理，但是受手段、资金与设施等方面的影响，信息化管理中问题频繁出现[3]。另外，因自身实际情况不同，各高校信息共享管理机制也有所差异，主要表现为信息平台、软件设备两方面，使得高校间档案信息资源交流与沟通不畅，大部分有价值的资源只服务于本校，共享交流信息难以实现。对此，各高校应积极配合协调，构建全方位、多层次的档案信息管理资源库，尽量共享信息资源，提高其开放性。

3.4 注重人才培养

对于构建档案信息资源共享模式，不管是构建过程、日常维护需投入较大的人力。对此，高校应积极构建专业团队，切实提高信息化管理水平。通过对外招聘推进，吸引更多高素质、高技能人才参与到学习团队中。针对已有的档案管理人员，应与新员工一起接受培训，提高工作能力，学习与掌握最新思想、方法与技能，避免自身能力的退化。特别是信息化时代下，技术日新月异，工作人员技能与知识体系应同时代白痴抑制，如此才会始终保持较强工作水平。培训应同激励制度、考核制度相融合，积极调动工作人员参与培训、提升自我的热情。