医院人事档案信息化管理及其创新研究

2020-02-26刘隽聿

卷宗 2020年34期

刘隽聿

（淄博市张店区中医院，山东淄博 255000）

1 引言

在信息时代背景下，先进的信息技术逐渐渗透到医院管理工作中，为人事管理提供先进技术支持。但是，部分管理者思想落后，加强管理体系缺失、建设投入不足、缺乏专业人才等因素影响，导致人事档案信息化管理现状不容乐观。对此，医院管理层应积极采取针对性措施，提高信息化管理水平，使人事档案管理效率得到显著提升。

2 医院人事档案信息化管理的意义

1）档案管理现代化发展需求。为满足现代化的档案管理工作发展要求，医疗卫生机构首先应当认识到人事档案管理信息化的重要性，优化并完善自身的工作体系，面对日益增加的人事档案数量和类别，从而建立巨大的人事档案信息体系等数据。医疗卫生工作团队的工作人员数量在不断地增加，就需要建立更多的数据信息，全新的档案也会不断增加，从而构建更新的数据库信息。采取信息化管理技术可以更好地精细化管理人事档案，避免出现管理工作的失误或者是信息档案混乱问题。

2）医院档案管理模式变革需求。医院为满足更好的发展需求，需要变革传统的档案管理模式，将传统相对粗略的信息管理方案转变为相对精密的管理方案，即采取信息化技术方案将已经存在的人事档案进行整合管理，重新进行数据和信息的鉴别、分析、整合以及归档，满足不同档案信息化管理的目标，从而达成精细化标准要求。采取信息化技术满足细节管理目标，可以更好地实现人事档案管理工作各个细节连接和共享的目标，减少传统工作方式存在的漏洞，提升人事档案管理工作的质量和效率[1]。

3 医院人事档案信息化管理及其创新途径

3.1 完善信息化管理机制

1）制定内部管理制度。在档案管理工作中，部门负责人应结合信息时代特点，充分利用信息技术对档案内容进行归类，在档案归类、文件统计、信息保密管理、档案资料收集等多方面发挥作用，并对管理经费与奖惩落实进行合理规划，确保管理科学合理；为了确保档案信息的真实完整，应杜绝人为因素导致的档案遗失、短缺、遗漏、错误等现象，确保信息化管理科学高效落实；还应建立激励机制，提高档案管理者的薪资待遇，激发其工作热情，树立强烈的责任感，能够自主自发的做好管理工作，提高档案管理质量。

2）构建档案管理平台。在大数据背景下，医院还应充分利用信息技术，构建电子档案管理与安全防护平台，安装先进的杀毒软件，避免档案信息被违法盗取。同时，构建档案数据库，可通过自动检索与更新的方式调阅所需信息，使档案信息更新与应用效率得到显著提升。借助档案管理平台，对人力资源信息进行优化和完善，针对单位内部“有档无人，有人无档”现象进行全面筛查，使人力信息更加标准且全面，为人事档案数据库的精简优化打下坚实基础。

3.2 软硬件设备更新

为了能够有效开展信息化人事档案管理工作，要对相关的软硬件设备进行更新，提前做好相关设备的准备工作，才能够更好的创新人事档案的管理方式以及管理内容。首先，医院的领导者，需要重视对硬件设备的更新工作，适当的拨出资金，对硬件进行完善，尤其是要对各种存在问题或者是功能不完善的硬件设备进行更换，这样才能够更好的开展相关的管理工作。其次，要定期对软件进行更新，积极应用新式软件，这样才能够开展精细化的管理工作，方便相关部门检索人事信息，从而减轻统计人员的工作负担，减少其中的漏洞。最后，医院还有必要安排人事档案管理人员到各大医院进行学习，积极的引进先进的管理方法，从而有效提高人事档案管理工作的效率和质量。

3.3 强化管理者综合素质

档案信息化建设需要专业化的团队支持，所以医院要建设一支顺应医院发展的档案信息化管理团队，确保档案管理信息化建设取得实效。医院人事档案管理部门要对档案管理者提出更高要求，并在选拔时注重专业知识和工作经验，从根本上提升档案管理信息化建设团队的素质。医院人事档案管理部门要关注档案信息化建设人员的有关教育培训，定期组织专业知识讲座，为新老员工提供沟通交流平台，在交流中激发思考，在思考中加深对业务工作和自身的认识，使新老员工互促互进，为员工的成长持续提供养分。医院人事档案管理部门应建立细化档案管理人员考核机制，保证其专业能力达到岗位要求[2]。医院人事档案管理部门还应对未能达到档案信息化建设要求的员工进行帮助教育，避免出现因能力不够导致的档案信息化管理工作推进受限等问题。在数字化进程下，要使医院人事档案信息化建设更好完成，必须提升管理者应用信息化技术。人事档案管理人员不仅要加强专业知识的学习，提升自己的素质和能力，而且要借助信息化软件丰富和增强员工在人事档案管理中的技能。医院还要在一定时间内进行培训，使员工了解人事档案信息管理软件的功能，提升医院人事档案管理工作信息化建设水平。

3.4 提升档案综合利用

人事档案管理的目的，目的是更方便地查阅和借阅，在人事档案数字信息化的过程之中，有助于更便捷地查找到人事档案，对此，应该充分地发挥这一优势，更加积极地调动提升人事档案的综合利用率。在人事档案数字信息化的阶段，应该充分地考虑和衡量各种因素，比如在调取上如何能够更加地科学合理。过去的人事档案管理，存在着方方面面的问题，随着信息数字化的逐渐普及，应该尽可能地对之前存在的问题进行修改和完善。在资料的调取上，一方面要充分地保证其安全性，另一方面要尽可能地保证其内容的适配性、相关性和科学性。随着大数据等技术的出现，之后的管理模式也将会更加多元化，与全省、全国甚至全世界有所关联。随着工作的逐渐专业化，需要更多专业人才参与进来，并且定期组织培训和学习，不断地提升人员的整体素质，使人事档案管理工作成效更加显著。

3.5 加强医院档案管理的安全性

信息化在医院中有很深远的意义，所以要确保医院档案管理的安全性，才能真正表现价值性[3]。对于有关的制度法规与私密性有关，而且要约束有关的档案信息化管理建设员工，如果员工泄露秘密要严格处理，令档案管理更加标准，保证信息化管理的安全。医院要普及计算机和网络知识，令医院所有的员工都有网络安全的意识，并且了解网络安全隐患带来的后果，而且可以使计算机管理网络安全监督更加严格。