探究文书档案管理中办公自动化的应用

孙红霞

（博尔塔拉蒙古自治州阿拉山口供水工程管理处，新疆 博乐 833400）

计算机网络信息技术的普及和应用，极大的提高了人们生产办公的质量和效率。现阶段，传统纸质档案管理模式的弊端与不足开始愈加显现，不仅管理办公费时费力，同时文书档案资源的价值也得不到有效发挥。办公自动化是计算机信息技术带来办公模式的转变，为文书档案管理工作指明了发展方向。笔者结合自身工作经验，就文书档案管理中办公自动化应用提出个人见解和建议，以期能够为广大从业人员提供必要的参考和帮助。

1 文书档案管理中办公自动化的价值

1.1 实现信息共享

随着社会的不断发展与进步，文书档案在人们生产生活中的影响和作用也愈加凸显，在此基础上文书档案资源利用需求也水涨船高。传统文书档案以纸质形式记载和存储，因此在共享和利用方面存在严重的滞后性，由此难以满足时代发展需求。办公自动化是指以计算机技术、网络信息技术为基础的全新办公形式，并以计算机网络技术来实现信息资源的实时共享，进而为文书档案价值的发挥奠定坚实的基础。由此可见，文书档案管理中办公自动化能够满足新时期文书档案资源信息开发的基本需求。

1.2 提高管理效率

文书档案管理是现阶段企事业单位日常管理工作的重要组成部分，提高文书档案管理工作质量和效率具有十分深远的意义。一直以来，我国文书档案管管理主要由人工作业为主，在档案资料收集、分类及整理中极易因人为因素造成档案资源的遗漏或丢失，同时也因工作强度大、繁琐复杂等问题影响文书档案管理工作的质量和效率。办公自动化借助计算机网络信息技术实现了文书档案管理的信息化转变，由此规避了上述各方面问题与不足，并大大提高了文书档案管理的质量和效率。

1.3 提高管理水平

从专业角度来看，文书档案资管理办公自动化转型的同时也逐步提高了档案管理水平，具体体现为以下几方面：其一，电子文书档案受录入方式的影响，侧面推动了文书档案资源内容层面的规范化和标准化转变，由此为办公自动化奠定了基础条件。其二，办公自动化的实现还需基于一套科学完善的文书档案管理制度及管理技术方法，这也是推动文书档案管理水平的重要基础所在。由此可见，办公自动化便是意味着以更加科学合理的方式开展文书档案管理工作，相比传统管理模式实现了管理水平的大幅提升。

2 当前文书档案管理办公自动化现状

受客观因素的影响，虽然我国企事业单位已充分认识到文书档案管理办公自动化的价值与作用，但在其推进过程中仍存在着一些问题与不足。首先，在办公自动化转变过程中，硬件基础设施薄弱是一个十分常见的现象，无法支撑办公自动化的实现。其次，管理制度与管理技术的缺失也严重制约了企事业单位文书档案管理办公自动化的落实与推进，相关问题亟待优化和完善。最后，管理人员思想认知及专业能力的不足一定程度上也给办公自动化实现带来不利影响，这里需要对此给予高度重视和关注。

3 如何实现文书档案管理中办公自动化的应用

3.1 强化硬件基础设施建设

在现代化办公模式及理念下，自动化办公是企事业单位文书档案管理工作的重要发展趋势，为此我们要高度重视办公自动化的发展与转变。众所周知，计算机网络信息技术是文书档案管理办公自动化转型的基础，这里要求相关企事业单位要高度重视硬件基础设施的建设与完善，如计算机、网络信息管理平台、文书档案数据库等，由此为文书档案管理办公自动化转变创造理想的办公环境。

3.2 强化先进技术引进应用

办公自动化是文书档案管理的现代化需求之一，同时也是提高管理工作质量和效率的基础所在。要想切实达成办公自动化转变的文书档案管理目标，相关企事业单位还要高度重视先进管理技术及方法的引进和应用。首先，文书档案管理网络信息平台是办公自动化的基础所在，这里要求档案管理部门依据自身档案管理内容及需求构建一个网络信息平台，由此满足办公自动化基本需求。其次，还要加强网络信息平台的安全建设，通过设置安全防护网及访问权限等措施提高文书档案资源的安全性，这些也是办公自动化的基本需求之一。

3.3 强化管理制度构建完善

在文书档案管理办公自动化推进过程中，我们还要高度重视管理制度的构建与完善，从而提高办公自动化的质量和效率。首先，明确文书档案管理内容和规范要求是推进办公自动化的基础，同时也是实现文书档案管理规范化和精细化转变的关键所在。其次，还要厘清文书档案管理职责，强化监督与考核，使每个岗位管理人员能够各司其职，落实与履行自身工作要求。相信随着管理制度的构建和完善，必将推动文书档案管理办公的自动化落实与创新。

3.4 强化管理人员综合素质

文书档案管理办公自动化转型在提高办公质量和效率的同时，也对管理人员专业能力提出了更高的要求，为此企事业单位还要高度重视管理人员综合素质的全面提升。首先，树立文书档案管理人员办公自动化意识，能够以现代化办公管理理念开展文书档案管理工作。其次，强化管理人员专业能力的提升，通过必要的学习培训工作来掌握先进的计算机网络技术和办公操作方法，由此推动企事业单位文书档案管理办公自动化的落实与开展。

4 结论

综上所述，办公自动化是当前文书档案管理的一项重要发展趋势，不仅有利于提高办公的质量和效率，同时也更有利于发挥其价值与作用。传统文书档案管理模式已无法满足时代发展需求，笔者认为，信息技术是当前文书档案管理办公自动化转变的基础所在。为此，我们不仅要打造理想的办公环境，同时也要在制度、技术及人才领域进行优化和完善，由此为文书档案管理办公自动化发展奠定坚实的基础。