探析燃气企业工程档案管理的实践措施

陈连睿

（重庆燃气集团股份有限公司，重庆 400020）

1 燃气企业工程档案管理现状

1）工程技术人员档案意识不强。随着建设工程的全面铺开，因工程标段多，分布广，涉及的参建单位多，工程技术人员往往强调工程的进度，各参建单位档案管理的水平又参差不齐，从而导致档案管理问题较多。我们常遇到，如设计与施工因变更而不同步，施工变更不向设计反馈意见，档案原件缺失，施工记录及验收资料填写不规范，签署意见栏未签意见，盖章章体不符，签字代签等问题，所收集的文件材料缺乏真实性。

2）档案人员队伍参差不齐。档案人员因兼职较多，更换频繁，专业知识不熟，业务技能和管理水平普遍较低。因身兼数职，常无时间和精力来收集和整理档案，发现问题又不能及时解决，最终导致档案收集不齐全，编制不规范。

3）工程建设中的各个环节脱节。一是档案员与工程技术人员、监理人员脱节，造成管工程不管档案，管档案不懂工程；二是档案资料与实际工程脱节，施工中有变动，未及时在原图上标注，造成档案与实际工程不相符。

2 优化燃气企业工程档案管理的措施

1）加强档案知识宣传工作。我们在档案人员、工程技术人员各种培训和专业技术工作会上组织学习档案法律法规文件，在公司《重庆燃气》上不定期的刊登档案工作有关文件，在“国际档案日”期间制作档案专题展板，加大宣传力度，让档案意识深入人心，增强全员档案意识。

2）建立健全档案管理的各项规章制度。公司先后制定了《档案管理办法》、《关于进一步做好档案工作的实施意见》等规章制度29个，其中涉及工程档案管理的制度7个，如《管线工程图档管理实施办法》、《科技档案操作指引》、《建设工程文件整理与归档指南》等。规章制度的建立健全保证了公司燃气工程各类文件材料从形成到归档的程序化、规范化、制度化。

3）加强档案队伍建设，不断提升业务能力。一是设置岗位条件，保持队伍建设。公司根据《企业档案工作规范》要求，实行档案人员上岗资格制度，要求新上岗档案人员须取得上岗证，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平，原则上三年内不工作调动。二是抓好档案培训，优化队伍结构。公司从机制、资金、政策上鼓励在职进修学习，鼓励档案人员申请评聘档案专业技术职称，使档案人员立足岗位成才，不断提高专业水平。每年公司积极组织档案专兼职人员参加各级各类档案业务培训，还根据基层档案工作的特性和工作实际，开展有针对性的内训和实操培训。经多年不懈努力，现公司102名专兼职档案人员中，研究生3名，本科73人，其中档案职称的56人中，副高级11人，中级16人。

4）加强业务指导，规范操作标准。一是根据工程的性质，编制了《科技档案操作指引》、《建设工程文件整理与归档指南》，帮助档案人员尽快掌握技术规范、业务标准和工作流程。二是走进工程项目施工现场，将档案工作从终端收集整理向档案前端的形成推进，实地指导工程技术人员和档案人员把关档案资料质量和完整性，保证了工程档案质量，并根据各单位的不同需求和问题，量身打造培训课件，为他们答疑解难。三是制作工程施工过程中档案资料形成的各类型模板，形象、详尽、直观地展示了资料变身档案的全过程，为工程技术人员、资料员解读档案各类文件、表格填写、用印的标准模式，保证后期档案的规范入库。

5）跟进现代科技，有力推进档案数字化。随着公司的迅猛发展，档案收集量成倍增长，如竣工资料由八十年代一个工程几张纸到今天一个工程（一个标段）就有几十盒上百盒资料，数量不断翻番，库容的不断膨胀，给档案管理和手工归档、查档带来了空前的压力。为保护纸质档案，实现档案资源利用的最大化，公司分三次对公司总部库内1970-2017年的51482件，9727卷档案进行了数化，共计数化756613页，图纸8346张，公司总部库藏数字化率达到80%，大大地促进了档案信息集中统一管理，也提升了档案信息利用的效率。

6）细化基础管理，扎实抓好收集归档工作。一是档案管理工作纳入考核项目，与经济效益与评先挂钩。二是理顺、疏通收集渠道。对管网、基建项目和设备方面的文件资料的收集，公司专门召开工程项目建设管理协调会，理顺各部门的衔接关系，明确了责任部门和工作流程，即：由市场发展部在下工程计划时统一给工程号，并通知档案科；工程实施过程中，工程中心档案员实行全程跟踪，并随时与档案科保持联系，发现问题，及时解决处理；在工程验收前，先组织对档案材料进行预验收，完善各种手续后，方能进行正式工程验收；档案资料没有按要求完成手续的，不能提取工程项目的尾款。

7）加强燃气工程档案的审核工作。（1）审核竣工图的准确性。竣工图图面要整洁，必须逐张加盖竣工图章，竣工图章填写要完整，签字要齐全、清楚，手工书写，不得代签或盖私章；竣工图标不能代替竣工图章；竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应当重新绘制竣工图；竣工图应是新蓝图。（2）审核归档的工程文件材料应是原件。原件归档是指盖有印章和原始签证的文件材料，它是重要的原始凭证。因此，工程技术人员和档案员应重点检查，最大程度地杜绝复印件归档。因故无原件的情况，应在具有凭证作用的复印件或抄件上加盖公章，注明原件保存处。如建筑材料合格证应为原件，当使用复印件时，供货单位应在复印件上加盖公章。（3）审核往来文件的闭合。因工程建设时间长，工程建设中各大部门的审批文件有缺失的现象，导致前期文件收集不齐全。（4）审核数据是否存在涂改现象。工程建设中的数据会因建设情况的变化而有所变更，往往工程技术人员对文件中数据进行更改时，会直接刮改，改动的数据未进行签字和盖章确认。（5）审核文件材料的签名、盖章是否完整。工程文件材料签名、盖章的完整，关系到工程文件的合法性和有效性。在工程建设中的前期文件、施工文件、监理文件、测试记录、质量检测报告等，都应如实填写、签字、盖章，签字一律本人手工书写，字迹工整，利于辨认，除工商、银行部门备案的专用私人印章外，不得使用本人私章代签字；重要会议形成的各种记录、纪要、意见、结论，参会责任单位代表应签字，整理单位应在文件材料上加盖公章和骑缝章，参会单位应盖章；凡表格上出现（公章）或（章）处，应加盖本单位公章，若单位法定代表人有明确的书面授权，可使用工程项目部章代替。绝不允许漏签、漏盖、代签现象发生。（6）审核工程建设各阶段文件材料内容是否填写完整。工程建设各阶段文件材料内容填写不完整，无法真实、准确地反映工程建设活动的全过程。如施工文件中有施工单位的申报意见，没有监理单位的审核意见；原材料试验记录中，只填写了试验性数据，没有结论性意见；竣工文件中监理单位未签署意见等等。

综上所述，燃气工程档案只有严格执行各项规章制度，实现规范化管理，才能保证燃气工程档案从形成到归档，井然有序，质量得到保证，才能为企业管理、领导决策提供最准确的、最详实的数据，才能更好地为企业发展服务。