电力工程档案管理现状及完善对策

2020-02-26董文颖

卷宗 2020年34期

董文颖

（上海睦诚工程监理有限公司，上海 200000）

综合国力和物质水平的提升离不开电力事业的迅速发展，电力工程中的档案管理是电力行业进步的一个关键影响因素。在电力工程行业的积极管理之下，虽然档案管理的结构和过程以及准确性都在不断的完善，但是仍然存在一些缺陷，例如缺乏专业的管理人才、现有员工专业素质不足以及各个环节衔接不密切等问题，达不到所要求的准确、及时和协调等标准。本文通过分析目前许多电力企业档案管理中需要改进的情况，提出了一些优化措施，希望能够解决电力工程中的档案管理问题。

1 电力工程中完善档案管理的意义

由于科技的日新月异，现在的社会已经不是过去那种信息管理完全靠人力的模样，而是变成了靠计算机技术的互联网+信息化社会。不仅仅是电力工程，其他各个领域中信息化管理也已经渗透。在电力工程当中，信息化的档案管理对于施工来说带来了很大的便利，不仅在工程中给各个环节衔接带来了便利，使得档案信息更加全面准确，并且也可以在今后许多做某种决策时提供数据和资料。在过去的电力工程档案管理中，很大一部分档案的整理都是靠人力，员工的专业水平不同、员工内部工作中没办法协调好以及设备落后等原因都影响了档案的整理和管理。但是在今天重视完善电力工程档案管理的观念下，会让档案管理更加便捷，在遇到困难时也可以通过技术克服，提升了档案管理的效率和质量。

2 目前电力工程档案管理存在的情况

1）电力行业不够重视档案管理。落后的观念是阻碍实践进步的最主要元凶，许多电力企业的负责人对于电力工程中档案管理的重要性认识不足，认为只要工程质量过关、得到利润就足够了，这种传统理念已经不合时宜。上层领导不重视，下级在进行工程时自然就不会有这方面的管理意识，长此以往在工程中档案的管理就会出现问题，可能会导致档案丢失、资料不全或者是时间长了没有办法找到之前档案的情况。所以要想让档案管理工作得到完善，首先要做的就是改变电力工程负责人的管理理念，在企业内部营造重视档案管理的工作氛围，这样才能够从源头上推动档案管理工作的进展和提高成效。

2）相关员工专业能力不足。要推动电力行业中的档案管理，其中很重要的一点是要提高从业人员的专业素质能力和专业知识以及积极从外界招聘专业人才。但是目前在电力行业中的普遍情况是由于电力工程的日益增多以及招聘工人数量的极速提升，对于档案管理的要求也不同于过去，这就使得我们不得不要重视并且完善电力工程中的档案管理和积极培养员工的专业素质能力。一些电力企业在招收员工时，标准单一只要是能够进行资料整理就予以聘用，导致一些员工没有经过专业培训和学习就迅速开始工作，在工作中屡屡造成错误，阻碍档案的有效管理。员工专业能力低下，不仅不利于档案管理并且会对企业的管理产生影响。

3）档案管理部门中资金投入不足。由于上层领导和相关负责人的不够重视，自然而然的对于档案管理部门的资金投入和人力投入也就比较少。目前许多电力企业中存在着这样的情况，由于资金导致的硬件设施落后，无法进行顺应时代发展的信息化档案管理。完全靠人力或者是落后的设备不但会造成档案的丢失或者容易出错，还会影响电力工程的整体运行。

4）电力工程档案管理中监督机制不完善。电力企业在进行工程建设中的档案管理目前存在着管理过程不完善的情况，首先在电力工程进行档案归整中经常会出现不及时的情况，由于工作人员事务繁多不能够及时的进行档案归档以及入库。其次，因为在电力工程中环节复杂、工程量巨大加上人员繁杂就容易导致档案丢失或缺少，如果是重要信息的丢失会导致档案管理工作的困难加剧。最后，一些档案中记录的信息与实际情况不符，这会降低档案信息的效率以及质量。

以上四点的出现，是由于监督机制和评价体系不够完善，责任落实不能到各个具体的人。一些工程的负责人对于监督档案管理只是走形式，并不会认真地贯彻落实。评价机制没有切实可行的标准，让领导无法对下级员工的档案归整工作进行合理有效的考核。

3 优化电力工程档案管理工作的优化策略

1）提升电力企业对于档案管理工作的重视。目前电力工程中存在的许多问题归根到底是因为电力行业对于档案管理问题重要性的认识不足，档案问题关系到电力工程的各个环节，是极其重要的一部分工作，因此不管是领导还是员工都要充分认识到档案管理的重要程度。首要，企业要积极在电力工程进程当中宣传档案管理的重要性，让档案工作部门和人员了解到如何更好的进行档案管理工作以及指导自身责任重大。其次，档案管理工作的必要性不仅要在档案管理内部积极宣传，也要让电力企业中全体员工有此认识。让其他部门的员工在各自工作的环节中积极与档案管理部门想配合，才能够及时以及准确的进行档案归整。最后，上层领导要意识到档案工作的重要意义，定期的在企业内部邀请专家进行讲座，并且积极开展企业内部员工学习会议和讨论会，分享各自经验共同促进档案工作的进展。

2）提高档案管理人员的专业能力。提升档案管理工作人员的专业能力是推进档案管理工作完善的首要前提，可以通过以下三点进行改善。首先，加大对于档案管理部门的资金投入，更新硬件设备以及在工作中应用计算机多媒体技术。开展员工对于现代科技应用的培训，可以提升档案归整的效率和质量。其次，邀请电力工程行业中出色的讲师进行对于档案管理员工的培训，让档案管理工作人员对于电力行业中的专业知识理论有所了解以及掌握专业档案管理的基本操作能力。在培训本企业管理人员的专业素质之余，要积极招聘社会上的专业人才，并组织工作人员之间相互沟通交流，以提升档案管理的有效性。

3）完善档案管理整个过程。要改变过去那种档案管理工作不及时以及准确性不足的情况，就要从电力工程前提、中期以及后期进行积极管理。在档案管理的前提，要制定本次工程的档案管理计划，对于一切人员和工作的进展进行留档。其次，在中期要保持档案归整和工程实际进展相一致，上级领导要在工程当中及时监督档案管理工作，保证管理工作的顺利进行。

4）建立档案管理工作监督机制。只有将档案管理中的监督评价机制建立完善，才能够引起档案管理人员的重视。首先，要根据电力行业的现状以及企业自身的实际情况制定适合自身的监督体制，细分档案管理工作中的各个细节责任划分，改变过去责任划分不清晰，在出现事故的时候无法及时解决的情况，加强每个员工的岗位责任意识。其次，让档案管理人员的工作与工资挂钩，对于工作优异的管理人员可采取晋升或者涨工资之类的奖励手段，对于工作中经常出现失误的员工要及时进行沟通解决问题所在。