疾病预防控制机构档案管理现状分析

2020-02-26刘义美

卷宗 2020年34期

刘义美

（山东省济南市疾病预防控制中心，山东济南 250021）

疾病预防控制机构档案管理工作是指在国家医疗建设改革发展过程中，疾病控制机构对卫生监测、健康教育、公共卫生服务、疾病预防等项目进行研究，并对研究结果进行原始记载的总称，是疾病预防控制工作的重要信息来源，对我国医疗防控事业的发展起着重要的推动作用，对不同种类、不同科室的疾病预防提供辅助。

1 疾病预防控制机构档案管理的特殊性

疾病预防控制机构档案管理工作是在特殊环境、特殊时间、特殊情况下所建立的，一般来讲，疾病的确立是按照“发病——就诊——观察并检测——确诊——备案归档”的流程进行的，当患者在意识到自身可能有潜在疾病时，其实疾病已经发生了，从这一方面来讲，疾病检测和防控本身就具有滞后性，再经过现场观察和记录，形成疾病防控档案，是一个非常漫长的阶段。同时，疾病的种类多样，病理反应也各不相同，对档案信息的整理工作带来不小的难度，不容易整理和归档，其次，档案管理工作涉及的范围广泛，不仅与医疗人员合和档案管理人员有关，还涉及患者和群众，一些疾病信息只有在患者配合的条件下才能保证记录的完整性。疾病预防控制工作的特殊性直接决定了档案管理工作的复杂性，当前，我国疾病预防档案管理工作仍然存在一些不足，值得我们重点关注。

2 疾病预防控制机构档案管理工作的现状分析

1）档案管理意识薄弱，管理观念不正确。当前很多疾病防控档案管理的工作人员思想意识不高，不能正确看待档案管理工作，认为这只是一个“闲职”，只需要自己保管好资料，对各个部门呈交上来的资料信息进行收集和存放就是工作的全部内容，这样的管理态度显然是不对的，档案管理工作的重点不在“保管”，而是“管理”[1]。管理不是为了应付上级领导的检查，而是在保证档案外调、相关查档的基础上进行疾病防控的工作完善，从而提高档案的利用率，这样才能发挥疾病防控档案资料的作用。其次，还有一部分管理人员，管理观念不正确，不能摆正自己的工作位置，为了研究课题，利用职务之便将资料放在自己手中，更有甚者直接将资料据为己有，这种“本位”思想直接造成了医学防控档案管理的分散化，因此，要提高疾病防控档案管理人员的思想意识，树立正确的管理观念。

2）档案管理不完善，利用率不高。由于档案管理工作人员的思想意识松懈，不能重视管理工作，再加上行政机关和部门在长期工作中形成了“重人事档案，轻医疗数据信息”的习惯，很容易忽视卫生、防疫、疾病控制、安全检测等环节的资料信息保管工作，因此容易引发档案缺失、档案丢失的情况，其次，在防控机构收集档案的过程中，大部分都是以公文形式进行备档，没有对相关的声像资料及时整合归纳，再将其作为辅助材料添加到档案中，随着科学技术的不断发展和完善，文书档案、相关论文、医学研究报告越来越多，而一手的病历资料却少之又少，原稿的缺失对疾病防控工作带来了不小的麻烦，一些经过处理和筛选的档案记录不详细，没有太大的参考价值和应用价值，这些档案信息不完善、归档不齐、查阅不便的现象，最终导致防控管理档案的利用率不高。

3）档案管理体系不完善。疾病的预防和控制工作本来就是一项复合型的工作，尤其是疾病防控机构的管理，需要多个部门的相互配合，比如传染病、妇幼保健、免疫检测规划等[2]。但是在实际工作中，这些机构本就是由卫生防疫站演化而来，作为卫生机构的分支之一，本来就有一个单独的建档部门，疾病预防控制机构在进行档案建立时不可避免地与前期工作交叉和重复，一定程度上造成了疾病预防和控制机构的档案管理定位不清晰、体系不完善、制度不健全等情况，从而造成了档案分类不明晰、保管期限不明确、归档范围不合理，这样的管理模式缺乏科学性和高效性，不便于后续资料的查找和翻阅，降低了档案的利用价值和疾病防控的工作效率。

4）管理方法落后，信息化设备不充足。网络科技的飞速发展给各行各业带来了便利，档案管理工作也是如此，但是当前的防控机构管理方法落后，不能适应新时期条件下的档案业务管理发展要求[3]。很多疾病防控人员还是习惯于翻阅纸质资料，一旦遇到数据残缺，档案破损的情况就难以查到所需数据和信息，实用性不强，其次，信息化设备引进力度不够，一些机构虽然使用了信息化系统，但是系统更新慢，不能及时有效地升级，检索和查找功能不能完全体现，再加之，一些机构不能对相关系统和设备进行讲解和使用介绍，直接导致信息化设备的使用率不高，员工的管理效率低下。

3 疾病预防控制机构档案的管理对策

1）加强档案管理人才队伍建设。要想提高疾病防控机构档案管理质量，首先要提高管理人员的综合素质，管理人员要加强学习，提高对档案管理工作的重视程度，对档案管理有一个正确的认识，提高其工作岗位的责任感和认同感，提升档案服务意识，让其以“服务者”为工作的出发点，而不是以档案“拥有者”身份来随意调动和保管信息资料，从而保证档案管理的完整性。其次，疾病防控机构还应该组织档案管理人员定期培训，对档案管理进行普及和宣传，转变管理态度，让员工对档案管理工作“思想上可认同”，才能实现“行动上可参与”。

2）完善档案管理制度。疾病防控机构要建立健全档案管理体系，严格制定档案管理规章制度，明确各个部门职责，实现机构之间、部门之间的信息互通、资源互通，避免建档的重复性，其次，还要将具体的档案管理工作具体落实到人，对于档案整理、归纳、借调、补充等工作严格规范，制定严密的工作流程，统一标准，严格归档，确保疾控档案的完整性，提高档案管理水平。对于档案管理工作怠工、倦工、失职等行为，实施必要的奖惩机制，对管理人员的违规操作行为进行惩治，同时，对工作严谨，能够实现信息化管理的员工给予奖励，充分调动档案管理人员工作积极性，从而实现档案数据的利用价值，增加其使用率。

3）利用信息化手段，实现档案管理动态化管理。针对管理方法落后问题，疾病预防和控制机构应该创新管理机制，利用互联网的应用便利，加大对档案信息管理系统的开发力度，根据每种疾病预防特点，分类整理，建立档案，统筹优化管理系统，实现各部门、各机构之间的信息资源共享，再通过专业疾控技术人员对所呈报的信息进行分析，以纸质档案与电子档案相结合的方式进行建档，充分保留原始数据，对新建立的档案全程信息化处理，这样一来，不仅弥补了纸质档案不易保存的缺陷，还能提升员工操作效率，通过网络操作，从信息收集、整合、归类、建档、备案阶段的全流程动态化管理，提升管理效率，促进疾病预防控制机构的档案管理科学化、技术化、高效化、便捷化。