高校档案管理工作中存在的问题及对策研究

丽 丽

（赤峰学院档案室，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案作为高校文化在不同发展阶段记录载体之一，记载着高校在教学科研等各项管理工作中产生的各类文件、图表、照片、录像、实物等档案材料，这些宝贵财富承载了高校办学历程，传承着高校文化，对高校科学发展起着历史性重要的作用。做好高校档案管理工作是确保高校各项工作顺利进行的基础。高校档案管理作为高校教育教学工作的一部分，随着当前教育教学工作的改革与发展，档案工作者面临的新挑战是怎样建立健全高校档案管理工作规范适应高校教育教学管理新模式及如何加强档案管理创新，高质量地为档案利用者提供档案服务。作者结合工作经验从以下几个方面分析了高校档案管理的存在的几点问题及解决对策。

1 高校档案管理工作中存在的问题

1）档案管理规范化落实不到位。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。高等院校档案室应严格执行档案管理工作规范完成日常档案收集归档及档案利用服务工作，但是在实际工作中执行和遵守档案管理规范开展工作时遇到实际问题很多，在多年的档案管理实践中体会到因二级单位档案管理人员流动性和不稳定性以及二级单位部分兼职档案员没有受过系统的档案培训，没有档案管理工作经验，兼职档案员在单位还担任着其他业务工作，对档案收集工作的认识没有提到一定的高度，对档案工作的重要性认识欠缺没能把档案管理工作摆在与日常教学管理工作同等位置，使得档案收集归档工作难度加大。部分应归档的文件流失在外不能及时存档，存档文件形式单一，基本以纸质材料为主，一些重要的影响、照片、实物等档案资料没能及时归档保存。档案室工作人员指导不及时，二级单位档案员在分类过程中凭着自己的理解对档案进行分类归档，没有按着档案管理标准化来进行分类归档，出现归档文件缺附件、缺公章、有批复没请示、分类不准确、归档文件不完整、保管期限划分不准确，归档档案不规范收集档案的完整性和规范性达不到档案归档要求。各教学二级单位应把档案文字资料收集整理移交到综合档案室，再由负责各类的档案管理人员对不符合档案归档要求的文件一一检查，指导二级单位档案管理人员补充完成后移交档案室归档保存。

2）档案管理模式落后。高校教育教学离不开档案信息数字化管理。目前高校教职员工对档案管理工作的内容了解不够，高校档案信息化建设进度缓慢，不能给档案工作人员提供高效的数字化档案管理工作系统。

近年来随着各行业对档案管理制度的完善在录用人员和职称聘任、人员考核、毕业证丢失等都会用到个人学籍档案。学校毕业生的学籍档案是档案室查阅利用较高的档案门类，例如：我院2019年利用学籍档案查阅率为例，全年查阅利用学籍档案2123人次。就查阅档案现状来看，我们至今还停留在人工手工查找方法，查一个学籍档案须要学生的录取花名册，学籍档案，成绩，毕业生花名册，查阅利用一次学籍档案须至少须要5分钟时间，在学生利用档案高峰就会给我们查阅利用工作带来很大压力，档案利用工作急需改进信息数字化管理档案迫在眉睫。

3）档案室工作人员年龄偏大。由于对档案管理工作的偏见，认为档案管理工作不适合年轻人，工作单一，工作岗位平凡目前档案管理工作的人员虽业务能力过硬但年龄都偏大，对新事物接收能力慢，对网络信息化管理模式有着强烈的渴望但心有余力不从心。档案工作从传统的手工整理到网络信息化管理必须有新的网络技术专业人才来弥补档案队伍老龄化，从而更好地完成新老接替推进档案业务的整体工作水平的提升。

2 加强高校档案管理的对策

1）加强档案规范化管理。高校档案管理是高校管理工作不可分割的一部分，档案标准化管理是推进高校档案管理工作的主要环节。严格按着《高等学校档案管理办法》执行高等学校档案管理工作。高校档案管理专职档案人员要有较高的文化素养和现代管理技能，同时也要具有较高的政治理论水平，能科学地制定高校档案管理事业发展长期规划，制定完整的档案管理工作制度，加强档案管理工作做到每一项工作都落实到人有章可循，抓好档案形成部门与收集部门的交接工作。档案员要与各教学单位的档案管理人员相互配合及时收集齐全档案材料，保证档案的完整性，凡不符合要求的案卷限期改正后再移交档案室。档案工作者不仅要与二级单位档案员做好沟通工作，也要宣传讲解档案业务知识，做到职工和学生都对档案工作有一定的认识，在师生中开展问卷调查，网上答题等形式多样的活动，掌握师生对档案的了解程度，开办校园网宣传栏，利用室藏实物档案举办实物档案展览让师生了解学校的发展历程。 让师生真证了解档案归档的意义，加强档案室归档率和提高对档案的认识增加档案室归档材料多样化。通过一个个实例比如，学生在丢失个人毕业证时就要通过到毕业学校查阅学籍档案办理学历证明以证明此人是本校毕业生。对教师而言比如评职称时统计课时量，查阅获奖情况，查找晋升职务职称时间等都要通过查找档案来证明考证。

2）加强档案信息化管理。数字档案建设是一个高标准严要求的复杂性系统工程，必须有高素质的专业档案人才队伍来运转，因此培养高素质档案管理人才提升档案人员业务水平、更新业务知识是当前档案室迫不及待地工作任务。信息化的管理手段改变了传统手工整理档案的历史，不仅是档案管理水平地提高也是适应社会快速发展和高校改革大局。网络信息化管理提高了档案准确率，大大减少档案利用时人工查找的繁琐性，减少查找中的失误率。为保证档案管理软件及软件环境的安全，对档案软件运行情况定期进行检查，确保档案系统在安全环境下工作。

3）加强自身建设培养档案人才。档案管理人员不仅要学习掌握电脑操作常识也要熟练运用新时期信息化的档案管理知识，加强档案队伍的自身建设是推进档案工作在新的网络信息化建设过程中重要任务。培养档案技术过硬的网络管理人才利用信息化管理档案、利用档案，给档案管理队伍增加专业技术人员。通过参加盟市档案局举办的线上、线下学习从而提高档案信息化管理水平，有效地提高工作效率。如今高校提高了档案信息软硬建的投入增加了档案管理工作的经费，培养高素质档案人才改进工作环境为档案信息化提供有力保障的同时调动了档案管理人员的工作干劲，加强了档案管理队伍人才档案管理信息化更加完善，更好得为高校教育发展提供档案服务。

总之，档案管理工作对于学校档案各项事业发展而言是非常重要的。高校的档案管理工作还存有与时代脱钩落后现象，推进高校档案信息化管理的步伐必须提高教职工档案管理意识、完善档案管理制度、优化档案管理队伍配置，档案管理工作要与时俱进，紧跟学校发展步伐，做好信息化建设。