机构改革背景下事业单位人事档案管理工作刍议

张亚茹

（承德市避暑山庄博物馆，河北 承德 067000）

人事档案是国家机关、事业单位、社会组织在人事活动过程中产生的具有保存价值、反映个人经历、品德作风、业务能力、工作表现等的文件资料，与人才考察、任免、入党、调动、退休等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，人事档案管理成为事业单位人事部门的常项工作之一。随着机构改革和人事制度改革的深入，经济社会的快速发展以及计算机技术和大数据的应用普及，事业单位人事档案管理工作效率得以显著提升。然立足当前，人事档案管理状态仍不尽如人意，难以达到相关要求。基于现阶段人事档案现状及档案管理工作实际，剖析不足，应着力建立合乎单位发展的管理模式。

1 事业单位人事档案管理工作存在的问题

1）人事档案形成过程中其本身存在的问题，主要分为以下两个方面：一是材料不齐全。纳入人事档案收集范畴的资料众多，涉及干部履历表、学历学位、考察鉴定、职称评审、党团材料、奖惩材料等等，且收集环节较多，不同环节都会形成新的信息资料，需要不间断的添加完善，这就容易出现材料缺失、不齐全的问题；二是材料不规范、不准确。由于历史和个人原因导致信息记载的不准确、材料填写不规范，如“三龄”前后不一致、全日制学历和参加工作时间冲突。

2）支撑人事档案信息化、数字化的基础设施落后、硬件设备薄弱，档案保管方式传统保守。近年来，事业单位为提高工作效率，在办公自动化上下足了功夫，但档案信息化与之相比仍显落后，主要体现在两方面：一是保管方式落后，目前事业单位人事档案仍以纸质为载体，档案资料的编目、查阅、提取完全依赖人工，没有建立信息化的人事档案管理系统；二是档案室的硬件设备捉襟见肘，计算机多为日常办公设备更新换代的产物，未添置扫描仪等必需品，致使人事档案的收集、整理、查询难度增大，档案管理工作枯燥、重复、繁琐， 效率低下。

3）人事档案管理工作缺乏专门的技术人才和专业对口的档案管理人才，人事档案管理队伍建设有待加强。在具有保存人事档案权限的事业单位中，几乎未设置专职档案管理员。虽然近几年的事业编招聘考试成扩招趋势，但职位表中设置档案管理专业的岗位少之又少。档案管理工作多由担任其他职务或负责其他事务的人事科科员兼任，其所接受的档案管理理论知识多为自学及老一代经验传承，常规培训也不够系统化，进而导致档案管理人员的理论知识更新不及时，对档案工作的了解还停留在表面，对信息的综合研判能力有待加强，难以保证人事档案管理工作的科学性。

4）人事档案利用率不高，其利用价值和所蕴含的信息未得到充分挖掘。人事档案与其他领域的文书档案、科技档案的不同在于其具有很强的保密性，人事档案的查询、利用甚至是销毁等各个环节都有严格的程序性要求和实体性规定。虽具有保密性，但却不应该被束之高阁，因为它具有很大的利用价值。而目前人事档案的利用价值只是体现在政审、调升工资以及职务变动中，在人才选拔等方面的作用并没有真正体现出来，这就难以实现信息的综合利用和分析。

2 解决事业单位人事档案管理工作现存问题的合理化建议

1）人事档案资料的形成、收集、分类、编目、装订、查询、利用和销毁应严格按照《档案法》、《干部人事档案工作条例》等法律法规，保证收集到的材料具有比较高的完整性，若不完整，及时告知个人档案资料的缺失情况，使其协助单位完成资料的查缺补漏；资料收集完成后，档案管理员要运用相关专业知识，发挥自身专业能力，对信息进行研判和甄别，将无效信息过滤出去，将错误信息重新认定，确保档案资料的科学性和客观性。这样有助于让人事档案的价值发挥到最大，为单位的发展提供助力。

2）适当加强在档案管理工作方面的物力和财力投入，推进档案管理基础设施建设和档案信息化建设。的事业单位资金投入应向人事档案管理部门倾斜，建立一个具有防盗、防潮、防火的多功能档案室；添置计算机、扫描仪等技术设备，利用计算机信息技术手段对人事档案内容进行数字化提取，完成人事档案资料的信息录入工作，建立人事档案数据库，使档案管理工作对单位发展形成推动。

3）结合单位实际情况，合理调整人员结构，打破兼职模式的束缚，为档案管理工作提供可靠的人才支持和保障。增加档案管理人员数量，选聘政治站位高、专业对口、掌握一定信息技术、耐心细致、具有高度负责精神的人员作为专职档案管理员，充实到档案管理建设队伍中来；充分发挥多媒体网络教学优势，加强对人事档案管理工作者关于档案学、人力资源管理学和计算机科学等方面的理论知识培训，保障整体工作的专业性和先进性；还可开展档案管理技能比拼活动，提高档案管理人员工作的积极性，促进档案管理工作朝着规范化方向发展。

4）挖掘人事档案的潜在信息，提高档案利用价值。建立档案优化管理和利用的长效机制，不断探索和挖掘干部人事档案的优势。首先档案管理人员应紧随人事制度改革的步伐，及时更新观念，了解最新的人才政策，发现人才流动规律，清楚组织人事部门的现实需要，及时主动的提供全面、完整、准确的人事档案信息，为人事管理工作服务；其次，传统的人事档案材料多注重政治历史和思想品德等方面的内容，缺乏反映职工工作实绩和现实表现的材料，导致人事档案在选拔任用人才方面利用价值不高。因此，应优化人事档案内容，在档案原有材料的基础上加入能反映职工技术水平、科研成果、发明创造、个人征信和特殊贡献的资料，使档案的利用既能满足组织人事部门的要求，又能满足职工个人生涯的发展需求。

3 结语

人事档案管理工作，作为事业单位统筹全体工作中的一项重要工作，对于事业单位更充分的履行社会责任有着重要的作用。只有解决好档案本身存在的历史问题，推进档案管理基础设施建设和信息化建设，提高档案管理人员素质，充分挖掘人事档案的利用价值等多措并举，才能让陈列在档案室里的一本本人事档案“活”起来，从档案层面上实现“人尽其才”，促进事业单位的决策科学化，为事业单位的发展奠定坚实的人才基础。