试论基层档案管理过程中的问题与对策研究

何定光

（重庆市荣昌区档案局，重庆 402460）

开展基层档案管理工作，将有关信息数据及时整理、存储，从而保证档案信息的真实性与准确性，可以为单位未来的发展提供可靠的决策依据。因此，基层档案管理工作有着非常重要的作用和价值，也是单位发展需要的重要信息资源，影响着单位的可持续发展。随着时代的不断进步，管理理念的优化、管理模式创新、管理技术的改革等，加强基层档案管理工作，可以满足基层档案管理的发展需求，也和时代发展需求相符，体现出档案管理工作在单位的重要性。

1 基层档案管理的重要性分析

档案管理是单位发展中的重要构成一，档案中的信息数据也是单位发展的保障和资源。由于基层档案管理工作牵涉的内容不仅多、范围也广，例如有文书档案、业务档案、人事档案表、安全档案等，都是基层档案管理的工作内容。而每一项的工作内容又有着不同，有着管理性质上的区别，因此所对应的管理理念与模式也就不同。此外，对于单位的档案管理还存在着不同时期、不同阶段单位中发生的重要事件的详细记录，特别是单位中的会议报告、重要事件的照片、文字等。例如，在单位发展中发生了安全事故，就可以通过档案追根溯源，了解到事故发生的原因、过程、解决措施及结构影响等，也为单位稳定发展提供了可靠的依据，并使基层档案管理工作更加规范与全面。在发生了一些事故后，对制定的决策提供最佳的指导作用。基层单位的发展有着社会性，因此档案的管理也有着社会属性，体现出基层档案管理在社会发展中所具有的价值。由此看来，现代社会发展中，单位应该高度重视档案管理工作，使用先进化的网络信息技术，优化基层档案管理方式，最大化的发挥出档案管理工作的价值，使单位获得可持续发展。

2 基层档案管理工作中的问题

1）工作关注水平不高。单位在发展过程中没有重视档案管理工作，也成为当前比较普遍的问题，档案工作人员在实际的工作过程中，不了解档案管理的具体流程，无法发挥出档案管理的重要性和价值。一方面基层单位缺少对档案工作的管理，无法及时并精准的将有关的信息与数据进行及时的搜集、整理与储存，而是随意的摆放。另一方面由于基层单位对档案管理工作的监督不到位，虽然将档案管理工作划为单位发展工作计划中，但是没有将具体的工作内容和职责清楚地划分出来，让档案管理工作存在着一些漏洞，从而无法保障基础档案信息的真实性与准确性。

2）工作人员的素质能力不高。基层档案管理工作中，工作人员的素质直接影响到档案管理工作的质量。首先，一部分的基层档案管理人员没有受到专业的培训，或者是从其他部门借调过来的，所以对基层档案工作的了解不够充分，只是被动存储与查询，工作态度也是敷衍了事，缺乏责任意识。从而严重影响到基层档案管理的工作质量。另一方面，基层档案管理的工作调动非常频繁，无法定期的组织基层档案工作人员参加专业的培训，不管是专业知识还是职业素养，都和实际工作目标有一定的差距，使基层档案管理工作无法高质量的展开。

3）基层档案管理工作量过大。由于档案事业获得迅速发展，基层档案管理工作量也随之增加，导致工作人员需要承受较大的工作压力，需要全身心的投入到档案的归档、分类与存储中。与此同时，基层档案管理工作人员比较少，专业素养普遍不高，因此，在实际工作中难免会发生档案归档混乱与归档不及时的问题，也影响到档案资料价值的发挥。此外档案管理地位不高，大部分单位只注重到经济效益，忽略后勤部门的基层档案管理工作的重要性，在资金投入与档案设施方面都有所欠缺，如果保管不当纸质资料发生受潮与虫蛀，电子档案维护不当，使系统出现漏洞或资料失真等情况，都无法发挥档案的原本价值，也与实际工作目标背道而驰。

3 基层档案管理工作的改进与对策

1）转变基层档案管理认知和重视意识。基层档案管理工作中如何才能够有效的提高档案管理工作的效率，第一步，需要转变工作理念，提高档案管理的认知和重视，严格的按照制度与规范操作，做好档案的分类、存储与保管等工作。面对新时期的档案管理工作要求，要跟上时代发展的步伐，将资源进行整合，提高决策者对基层档案管理工作的认知，创建一支具有高素质的基层档案管理队伍，可以组织教育宣传工作，帮助全体人员认识到基层档案管理工作的重要性，深入挖掘基层档案具有的潜在价值，提高基层档案管理的地位。在建设并优化基层档案管理队伍中，需要培育高素质人才并招聘高素质的基层档案管理的专业型人才，打牢专业基层的同时，还要培养良好的责任意识，提高基层档案管理队伍的整体素质。对于在岗的基层档案管理人员，需要定期组织参与培训，还要和其他单位进行交流和学习，使基层档案管理人员掌握档案管理知识，并灵活应用互联网技术与方法，提高基层档案管理的工作效率与品质。

2）推动基层档案管理工作规范化发展。推动基层档案管理工作规范化发展，也是单位档案事业发展的主要方向，首先，需要改变工作理念，灵活的引入最新技术与方式，进一步优化基层档案管理的工作流程，从而保障档案资料的完整性、时效性和真实性。结合有关政策制度与文件的要求，使档案资料可以及时归档，以免工作出现无序重合的问题。其次，归档文件完整并且区分出档案资料的主次，把一个类型的文件归档在同一个案卷中，采用连续序号的标识把文件存储在一起。需要档案时能够迅速的找到对应的文件，从而充分的发挥出档案文件资料的价值，以免重要的档案文件丢失。此外，还需要对基层档案管理进行分工，具体到每一个环节，对具体的问题进行具体的分析，减少档案资料信息出现冗余现象，提高档案资料使用率，同时也为有关的管理人员与决策者提供真实可靠的依据。

3）增加资金投入优化基层档案管理方式。为了提高基层档案管理的工作效率与质量，首先需要整合资源，并加大资金的投入力度，进一步优化与完善当前的基层档案管理方式，充分发挥出档案资料的潜在价值。在充足的资金支持下，完善基层档案管理的相关设施，使纸质档案与电子档案获得高效保存，方便档案资料的审阅与检查。引入信息技术，使基层档案管理工作走向规范化、标准化、信息化，进一步挖掘档案资料存在的潜在价值，从而提高基层档案管理工作效率与质量。还要结合实际的工作情况创建完善的基层档案管理机制，结合有关的法律法规、政策制度，为档案工作人员培养良好的责任意识，规范基层档案管理工作，提高基层档案管理的工作效率与质量。

4 结论

综上所述，面对新时期档案管理的工作需要，首先要整合资源并转变档案管理的工作理念，加大资金投入力度，从而完善配套的基础设施与设备。提高档案管理在该单位的地位，构建完善的基层档案管理工作制度与体制。与此同时，还要培育更多的高素质人才，并指导档案管理人员规范化的开展工作，有效的提高档案管理的工作效率与质量，为单位的发展做出贡献。