刍议医院档案管理工作存在的问题及对策

刘 宇

（承德市第三医院，河北 承德 067000）

医院是寻医问药、救死扶伤的地方，医院任何工作的开展都是以档案为依据的。医院档案是医院发展史的见证，是医院各项工作的真实记录，以档案为依据，可以让医院管理者了解过去、认识现在、指导未来，从而不断提高医疗服务水平。但是就目前来看，医院管理者对档案管理工作还不够重视，档案工作还停留在传统模式下，档案的收集、处理、调用基本上是靠人工来完成的，这种方式不仅效率低，而且很容易造成档案的丢失、损坏，进而影响到档案的价值。因此，医院管理者要认清现状，高度重视起档案管理工作，有效应对，不断提高档案管理水平。

1 医院档案管理工作存在的问题

1）对档案管理工作的认识不到位。现阶段来看，我国许多医院的管理者都对档案工作不重视，认为档案管理工作不仅不能创造直接的经济效益，反而需要投入更多的人力、资金等成本。由于医院管理者未从思想上重视起档案管理工作，这也造成档案管理工作缺少必要的人力、资金支持，档案工作就无法顺利开展下去，档案的价值就得不到有效利用。

2）档案管理方法落后。医院经营过程中会产生大量的档案，这些档案是医院各项工作开展的依据，及时收集、存储这些档案信息尤为重要。但是就目前而言，医院在档案的收集、处理、使用等环节还停留在传统模式下。档案信息的收集、使用是靠人工来完成，这种人工方式效率非常低，档案的完整性、真实性得不到保障；同时，档案的存储还是以纸质档案袋为主，这种纸质档案在频繁的使用过程中容易出现丢失、损坏等问题，进而影响到档案的价值。

3）档案管理制度的不完善。档案管理工作主要是针对档案的收集、存储、使用等环节进行规范和约束，而要想保证各项工作的有效开展，健全的制度是关键。就目前来看，医院档案管理制度还存在诸多问题。一方面，医院对档案的收集、存储、使用等环节缺乏有效的规范，没有对相关工作的细节作出明确规定；另一方面，档案工作的监管不完善，档案工作的监督主要集中在事中，事前、事后的监管缺失，以至于档案管理达不到预期效果。另外，档案管理工作职责没有落实下去，缺乏专门的部门和负责人，以至于档案管理工作中的权责弄不清楚。

4）专业的档案管理人员不足。医院档案管理工作的专业性非常高，对档案管理人员的能力、素养有着很高的要求。然而就当前医院档案管理人员来看，他们的专业水平不高，缺乏档案管理方面的专业知识和能力，无法有效进行档案管理。另外，一些档案管理人员把档案工作当作是一项非常简单的工作，认为档案管理就是收集资料、整理文件，不愿意付出更多的时间和精力，从而造成档案信息失真的现象时常出现，严重影响到了档案的价值。

2 医院档案管理工作中存在问题的有效应对

1）提高思想认识。医院档案在医院经营发展中发挥着重要的作用，以档案为依据，医院可以少走弯路，实现医院的稳定发展，而要想切实抓好档案管理工作，医院管理者就必须从思想上重视起档案管理工作，将档案管理工作与医院的经营发展密切挂钩[1]。首先，企业管理者要将档案管理工作提升日常，明确档案管理工作的重要性，加大档案管理工作的宣传，提高各部门、各科室及相关负责人的思想认识；其次，加大资金投入，引进先进的计算机设备，为档案信息化管理提供支持[2]。另外，医院要设立相应的部门，负责档案管理工作，以便医院档案能够及时归档、能够得到有效利用。

2）加快档案管理信息化建设。基于医院发展的需要，传统的档案管理方式已经不适用，不利于档案的高效开发与利用，迫切需要改进。档案管理信息化建设是医院档案管理改革的重要目标，实现档案管理信息化，可以节约档案管理成本，提高档案管理效率。首先，医院管理者要加大信息化投入，借助信息技术，构建统一的档案信息系统，实现档案信息的收集、存储、调用等环节的信息化操作，彻底取代传统的手工方式，从而提高档案管理效率；其次，借助信息技术，将医院各部门、各科室有效联系起来，形成一个统一的系统，从而实现内部信息的共享，方便档案工作的高效开展[3-4]。值得注意的时，在构建档案信息系统时，要安装杀毒软件和防火墙，定期排查计算机系统，保证档案信息系统安全，防止档案信息被窃取、篡改。

3）完善档案管理制度。在医院档案管理工作中，制度是根本，只有建立起完善的制度，在制度上对档案管理工作进行全面的规定，档案管理工作才能实现规范化、制度化、科学化发展。首先，医院要建立起完善的档案管理制度，从制度层面对档案的收集、存储、调用等环节作出详细的规定，明确档案管理目标，以制度来约束档案管理工作；其次，建立审查制度，档案信息归档前，要对档案信息进行核对和检查，确保档案信息真实、完整；再者，建立有效的监督机制，对档案工作全过程进行监督，确保档案工作符合规范及相关要求[5]。另外，要落实责任制，明确档案工作中的权责利关系，将档案管理工作职责落实到具体人身上，从而提高档案管理者的责任心。

4）强化专业档案管理人才的培养。作为档案管理工作的主体，提高档案管理人员的能力水平尤为重要。首先，加强现有档案管理人员的专业培训，包括档案管理相关法律法规、规章制度、档案管理专业知识及能力，全面提升档案管理人员的业务水平；其次，对外引进专业的档案管理人才，壮大档案管理人才队伍，为档案管理工作的高效开展提供人才支持；再者，对档案管理人员进行再教育、再培训，引导档案管理人员学习“工匠精神”，让档案管理人员在工作岗位中践行“工匠精神”，从而提高档案工作实效[6]。作为档案管理人员，要认识到自己的职责所在，不断学习，完善自身知识结构，提升自己的业务能力，从而更好地迎合医院档案管理工作的需要。

3 结语

综上，医院档案管理工作十分重要，与医院的生存发展密切相关，做好档案管理工作，可以全面、真实地反映医院经营实况，以便医院管理者制定科学的经营决策。现行社会形势下，医院管理者要正视档案管理工作，完善档案管理制度，加强档案管理人员的专业培训，加快档案管理信息化建设，从而促进档案工作有序、高效开展，更好地服务医院发展。