浅谈事业单位档案管理规范化措施

张 颖

（江苏省新沂市交通运输局，江苏 新沂 221400）

档案管理是事业单位内部管理工作的一部分，承担着对档案资料进行收集、整理、保管、审核、开发、利用、销毁等职责，可以给单位的深入改革以及全面发展带来必要的支持。档案管理改进创新的重要趋势是规范化管理，但是当前档案规范化管理中还存在不少的缺陷，无法满足规范化建设的要求，也制约档案内在价值的发挥。为了改变这样的情况，事业单位也需要变革内部管理理念与管理模式，以规范化管理为重点在档案管理当中创新，推进多样化的规范化措施，为档案的开发利用创造良好发展，助推档案管理良性发展。

1 事业单位档案管理重要性及主要问题分析

档案是对事业单位历史发展情况的真实客观记录，是至关重要的原始材料以及历史证据在事业单位的综合发展和信息管理当中发挥着突出作用。事业单位档案管理内容，既涉及单位发展过程当中的一系列信息，也涉及职工活动信息，还涉及为社会公众提供服务的相关资料。这些信息能够给单位的长远建设与发展提供一手资料，能够为评估单位职工的职业化发展提供有效参考，也能满足群众多样化的信息利用要求，真正体现出单位服务民众的宗旨。具体来说，通过汇总档案材料能够给单位的创新稳步发展提供有效的信息依据，为内部管理的调整和改进提供多样化的参考信息；通过查询职工档案资料的方式，能够准确评估职工的能力以及素质水平，使得单位部门领导与管理人员可以客观完善评价职工，挖掘其中的优秀人才，并进行重点培养，为单位人力资源的科学化调整与合理配置奠定基础；单位为民众提供相应的档案查询与利用服务，可以满足公众生产生活当中信息利用的要求，从而得到群众的认可，体现出为群众服务的宗旨，为民生工程建设创造良好条件。总而言之，伴随着事业单位的长远发展，档案管理必须与时俱进进一步拓展，并发挥档案管理工作的积极作用，并朝着规范化方向改进，满足单位现代化建设的要求。

事业单位虽然逐步认清了档案管理规范化的重要性，但是在具体的工作当中还存在不少的缺陷，无法真正把规范化管理落到实处。主要体现在：一是分工协调不当，各项工作安排比较混乱，无法满足规范化处理的标准。档案管理人员不能够正确认识自己的工作职责，往往在实际工作当中各自为政，缺少交流和合作。二是档案管理人员的规范化管理素质有待提高，还不能够正确认识自己的角色与要求，不能凭借自身的专业素质为规范化档案管理服务，也由此降低了档案规范化管理质量。三是制度建设存在不足，无法依托规范制度促进规范化管理目标的实现，导致各项工作没有合理的依据和必要的实施保障。四是对现代信息技术的利用不足，需要在技术运用当中体现出智能技术在规范化管理当中的优势，促进单位现代化。

2 事业单位档案管理规范化措施

2.1 做好档案管理协调分工

事业单位存在着大量的分支部门，所涉及的工作任务较多，所以档案管理的任务量很大。面对如此庞大的任务量和日益复杂的档案管理工作，只有做好协调以及分工，才能够让各项工作有条不紊的进行。事业单位档案管理不单单是针对某个部门工作人员的档案资料管理，而针对的是所有部门的所有员工，还面向了大量的社会公众。基于此，档案管理人员必须要建立良好的责任意识，认清自身承担的任务以及责任，尤其是要加强彼此的协作力度，严肃对待每份档案资料，确保档案管理有条不紊进行。针对档案管理的各个阶段，为推动规范化管理的落实必须指出规范化工作的要求，利用协调分工的方式，消除档案管理当中的漏洞。每个档案管理人员应该把握好彼此的职责要求，特别是岗位工作要求，在确保分工明确与各尽其责的同时，资源共享一同交流，把档案规范化管理落到实处。

2.2 提高认识加强人员教育

在事业单位的改革与经营中，档案管理的重要性已经日益得到单位的认可。为了真正把档案管理落到实处，必须把握当下的规范化管理趋势与内在要求分析影响规范化管理的要素，以便在档案管理当中进行针对性改。大量的实践和研究显示，档案管理人员作为管理工作直接负责人，在规范化档案管理落实当中扮演着重要角色，为了进一步提高规范化管理效果，必须培养教育档案管理人员，壮大管理人才队伍，提高规范化管理的综合技能。事业单位在接下来的档案规范化管理建设当中必须把握好着力点，做好档案管理者的教育培养工作，一方面注意运用教育培训措施，提高他们的专业能力和规范化管理品质，另一方面要加大对他们的综合考核力度，重点增强其主人翁意识，使其能够对自己严格要求，配合考核，发现并且弥补自身在规范化档案管理中的不足。

2.3 完善档案管理规范制度

规范化档案管理的实现必然要有科学规范的制度作为根本支持，所以事业单位在探寻规范化档案管理道路的过程中，要重点建设规范化的档案管理制度，指出档案管理实施过程当中每个环节要遵循的要求和实践准则，让档案管理有据可循，有法可依，始终维护好档案信息的完整性以及真实性。在对档案管理制度进行建设之前，首先需要对国家的档案管理相关法律法规进行认真学习和综合解读，目的是以国家的档案管理制度为依据，建设与本单位相适应的管理制度，提升制度的规范化水平。单位在立足实际针对档案收集、整理、归档、查询、利用提出相应的规范制度之后，要让广大工作人员进行制度的学习，并通过完善监督制度的方式，确保档案管理制度的全面落实。

2.4 重视现代信息技术引入

在档案管理改革当中引入各项规范化的措施是满足档案管理现代化建设要求的重点而规范化管理目标的实现，除了要依托人力与物力之外，还必须依靠先进的技术手段。在档案收集当中，可借助信息技术收集图片、文字、影音等方面的素材，并对各项资料进行科学运用，确保资源收集全面有效。在档案的查询以及利用当中，单位可以通过构建档案管理信息系统的方式进行现代化和智能化的档案，使得档案的管理更加的规范和高效。当然在规范化管理当中，需要把关注点放在安全和保密建设层次，运用有效的安全加密技术促进信息的科学化管理，防止出现档案泄露丢失等不良问题，用档案为人民服务。

3 结论

事业单位作为国家的公共服务机构及内部管理的效果，关乎单位整体的工作质量，也影响着为公众服务的成效。在全新的信息化环境下，事业单位档案管理加快了现代化发展步伐，所要面对的档案类别与内容也越来越多，无形之中增加了档案管理的难度，也给档案管理规范化带来了很大的挑战。面对当前的复杂局面和档案管理规范化的迫切要求，事业单位需要立足实际，结合档案管理内在要求，设计规范化的管理措施，助推单位与时俱进，走上一条现代化和科学化的发展道路。