精准扶贫档案管理工作存在的问题及对策
2020-02-26罗静
罗 静
(新乡职业技术学院,河南 新乡 450006)
档案管理在精准扶贫战略推进中属于不可或缺的工作,同样需要保证“精准”。作为在精准扶贫工作中所形成的文件材料,精准扶贫档案是整个扶贫工作的见证与成果,也将对当下与今后的扶贫工作提供参考,保证未来扶贫方案制定的科学性与合理性[1]。随着乡村振兴战略的提出与实施以及2020全面建成小康社会的计划制定,意味着必须坚决打赢这场脱贫攻坚战,而精准扶贫档案管理工作作为这场攻坚战中的决策参考材料,更要采取有效对策完善工作中存在的问题,凸显档案的实用价值,对于精准扶贫工作开展而言具有重要现实意义。
1 精准扶贫档案管理工作存在的问题
1.1 档案材料收集不够完整
从实际工作情况来看,精准扶贫档案有着多种类别,其中包含综合管理、精准识别、项目识别等,对于这些档案应当及时整理、归档与保管。从材料收集的范围来看,除了要部署好中央、省、市、县等各级相关文件,还涵盖大量村级贫困户档案与帮扶计划。然而,虽然针对精准扶贫档案材料的收集制定了针对性的制度,但是在工作执行中却存在形式主义的情况,导致档案材料收集不够完整,比如对贫困户就业情况、家庭居住环境、致贫原因、主要经济来源等资料收集不齐,导致精准扶贫档案中缺相过多,这对于查找与核对精准扶贫信息而言带来较大困难[2]。同时,部分部门与工作人员片面地认为精准扶贫档案材料就单单是文书档案,所以在收集过程中也只关注这一方面,从而忽略了精准扶贫工作中形成的影像、图片等电子档案,对其未做专门归档,导致现存的精准扶贫档案种类单一,难以完整反映精准扶贫工作。
1.2 对精准扶贫档案管理工作不够重视
虽然国家针对精准扶贫工作的档案管理出台了相应办法,各级部门也结合地方实情出台了针对性的意见与工作方案,但是从具体工作执行情况来看,还存在有关单位对精准扶贫档案管理工作不够重视的情况,比如档案管理组织机构不够完善,没有进行明确具体的分工与统筹规划,所有工作的开展较为随意,致使精准扶贫档案材料在收集、整理、保管等工作环节中出现混乱。同时,也有部分领导人员主观上对档案管理工作并不看重,将更多精力放在了经济建设方面,所以留给精准扶贫档案管理工作的经费则少之又少,因此档案管理工作开展条件总体偏差。因为工作开展受到经费的局限,部分单位的档案管理基础设施建设不够完善,尤其是乡镇、村级地区,甚至没有档案室,或者是用仓库的角落堆放档案,与档案管理的“八防”要求不符,不利于精准扶贫档案管理工作的开展。
1.3 档案管理人员综合素质偏低
从高校专业设置层面来看,档案管理学科远比经济管理学科少,而且该专业由于就业渠道较为狭窄,所以招生情况并不理想,致使目前社会中档案管理专业人才较为匮乏。此外,大部分档案管理专业人才更愿意前往发达地区工作,但精准扶贫档案管理工作基本在不发达地区,所以目前从事精准扶贫档案管理工作的人员大多是非专业出身的兼职人员,存在业务素质偏低的情况。在具体工作中,这部分人员对档案管理业务不够熟悉,也不了解精准扶贫档案管理的重要意义,在材料收集、整理、归档、装订等工作中效率极低,达不到及时、标准、规范的服务要求[3]。尤其是在基层,兼职的档案管理人员事务繁多,无心顾及档案管理工作,而且该岗位人员会频繁变动,在交接中难免出现不及时、不到位的情况,严重影响档案管理工作质量。另外,针对精准扶贫档案管理人员缺乏系统化的知识培训,同样是导致业务水平始终难有提升的原因,从而出现资料收集不完整、保管期限划分混乱等情况,造成档案归档、查询、利用均较为困难。
1.4 档案管理信息化程度不高
随着信息技术的高速发展,越来越多行业的档案管理工作逐渐推行信息化管理,然而部分地区会因为基础设施薄弱、经费支持不足或者是对信息化管理不够重视等各方面的原因,导致精准扶贫档案管理的信息化程度不高,依旧以纸质档案居多。而随着精准扶贫工作的开展,会积累大量的工作材料,纸质档案不仅安全性差,而且查阅、利用效率非常低,很多资料无法第一时间同步到精准扶贫档案系统中,致使政府部门在精准扶贫工作决策制定中出现偏差,存在扶贫平均化、重复化以及遗漏等情况,严重影响精准扶贫工作的开展。同时,有些地区虽然建立了精准扶贫档案信息管理系统,但是系统功能与精准扶贫工作实际情况不符,出现信息模块少、功能弱、查阅不方便等情况,难有良好的使用效果。
2 精准扶贫档案管理工作的完善对策
2.1 做好收集整理,保证档案文件材料的完整性
在精准扶贫工作开展中,要保证所形成的档案文件材料得到及时收集整理与归档,并且保证不遗漏、不流失,唯有完整性的档案材料,才能反映出精准扶贫工作全貌。因此,各级扶贫部门需要对本单位形成的精准扶贫材料进行收集,各相关社会组织、企事业单位则要对本单位所涉及精准扶贫工作文件材料进行收集,各行政村则要对本村精准扶贫工作中产生的文件材料进行收集。同时,在收集档案材料时,要遵循真实性、规范性、标准性原则,从材料的起草、接收到传递、回收、汇总、装订等,均需严格按照档案管理制度妥善处理,保证所有档案材料都能得到齐全收集、完整汇总,为精准扶贫档案的系统化管理打好基础[4]。同时,在对档案进行整理的工作中,不仅要满足精准扶贫工作需求,还要保证与精准扶贫档案规范管理要求相符,进行精准分类与合理编制档案号,对不同类型的材料要进行针对性管理。具体来讲,有如下几类材料:1)文件类材料。按照国家政策指示,各级政府对精准扶贫的政策性文件进行阅读与执行,为贫困户建档立卡;2)表格类材料。精准扶贫工作中为贫困户量身统计的材料,包含家庭人口、住房环境、收入、根底面积、致贫原因等,不得有作假内容,并且要经过各级评审之后才能进行登记;3)记录类材料。这类材料包含精准扶贫工作开展的会议内容与相关决定,需要详细记录,为后续精准扶贫工作提供参考依据;4)公示类材料。在确定扶贫对象后需要将相关资料装订成册,并且进行上报与公示,保证档案管理的规范性与真实性。
2.2 提高重视程度,健全精准扶贫档案管理制度
打赢最后的脱贫攻坚战才能实现全面建成小康社会的愿景,所以需要全面提高对精准扶贫工作的重视度,自然也要提高对精准扶贫档案管理工作的重视度。作为精准扶贫档案管理工作人员,一定要积极响应国家的政策与号召,为精准扶贫工作开展打好基础,对档案材料及时更新,保证资料真实完整,各部门要密切协作,为早日实现脱贫贡献应有力量。既然精准扶贫档案管理与脱贫攻坚成果密切相关,那么为了保证精准扶贫政策得以全面落实,则要从制度层面权加强档案管理工作,构建 更完善的管理制度,对目前档案管理中存在的制度不足展开分析,制定相应的完善策略。比如,针对所有档案管理工作者,要明确岗位职责、签订保密协议,确保档案管理工作中的各个环节都能找到负责人,同时实施奖惩制度,以此激发相关人员的工作积极性。唯有通过制定完善的档案管理制度,才能提高各部分与相关单位对精准扶贫档案管理工作的重视度,具体来讲要从如下两方面做起:一方面,制定完善档案管理机制,依据地方精准扶贫工作要求,对不同类型档案材料的保管期限与存储要求予以明确,避免出现材料数据相互矛盾的情况,而且要尽快实现数据共享,凸显出档案材料的利用价值;另一方面,实行一户一档管理,坚持一户一档原则,构建完善档案体系与健全档案台账,实现档案的动态化管理。
2.3 完善队伍建设,提高档案管理人员的综合素质
人作为所有管理活动的主体,只有保证专业人才就职对应岗位,才能提高管理实效,其中档案管理工作也不例外。而精准扶贫档案管理工作不仅具备专业性与保密性特点,同时也有一定的政治属性,所以要求档案管理人员拥有更广阔的知识面、专业的业务能力与较高的政治敏感度,在队伍建设中要着重优选业务能力、职业道德、政治素养等方面表现优异的人员[5]。为了改善现有队伍中存在的人员素质偏低问题,应当将精准扶贫档案工作与扶贫工作进行有机融合,向档案管理人员定期开展政策宣传培训,为所有档案工作者提供理论指导机会,前往示范单位现场考察,立足具体问题展开工作调研,保证精准扶贫档案管理工作能够高效开展,提高档案管理的规范性与服务创新性。
2.4 加强信息化建设,提高精准扶贫档案管理信息化水平
精准扶贫工作的开展离不开信息技术的支持,而在信息化建设的过程中,也要重视档案管理工作与信息技术的融合,充分利用云计算、大数据等高新技术,对档案管理信息化系统进一步完善,尤其要关注贫困户数据库建设与档案管理系统功能等方面,保证所有精准扶贫工作人员能通过互联网平台对相关档案资料进行查询与利用,从而结合具体统计信息去制定详细的扶贫计划,体现出档案的重要价值。具体来讲,针对精准扶贫档案管理工作的信息化建设需要做好以下几方面:首先,对各级单位部门识别的贫困户信息与制定的帮扶措施进行收集整理,构建标准统一的精准扶贫档案数据库,确保信息详细到人且完全实现电子化、网络化,利用高速扫描仪等设备对现有纸质材料进行扫描上传,运用信息技术对电子档案进行精细化管理;其次,做好相关单位机构的协调配合工作,避免出现信息不对称的情况,将精准扶贫档案数据库与社会公共服务数据库进行管理,为相关决策制定提供参考;最后,实施精准扶贫工作的全程信息化,保证在互联网对扶贫资料如措施、经费等信息,均能实时查询、分析、比较,能有效防止精准扶贫专项资金被占用的情况。
3 结束语
综上所述,精准扶贫作为我国全面建成小康社会的重要抓手,在具体推进中需要重点关注档案管理工作。通过本文分析发现,在目前的精准扶贫档案管理工作中还存在档案材料收集不够完整、对精准扶贫档案管理工作不够重视、档案管理人员综合素质偏低以及档案管理信息化程度不高等问题,严重影响了精准扶贫档案资料的利用价值,所以提出了做好收集整理、健全管理制度、完善队伍建设以及加强信息化建设的对策,希望能为相关从业者提供参考,为打好脱贫攻坚战贡献力量。