新形势下科技档案管理的创新发展

2020-02-26侯智洋

卷宗 2020年34期

关键词：档案资料部门档案管理

侯智洋

（国家海洋信息中心，天津 300171）

科技档案主要保存的是在科学研究、生产过程中形成的具有一定价值的材料及声像资料等。随着信息技术的飞速发展，加速了科技档案现代化管理进程，在实际的保存管理过程中，应当积极融入先进的信息技术，借鉴其他成功的经验，由此保障科技档案的管理质量。

1 新形势下科技档案管理存在的问题

1.1 战略性管理认识不足

虽然目前国内有很多企业已经设置了专门的科技档案管理部门，构建了较为完善的科技档案管理体系，但是在实际的执行过程中，依然没有真正的将这项工作纳入战略层面上来，没有充分重视科技档案的价值性。同时，档案管理人员对于科技档案的全面认识也存在不足，使得科技档案管理工作无法在企业内部顺利全面的展开。再加上个别企业的科研创新水平较低，产生的科技档案信息也不够高端，使得企业内部无法形成合理的战略管理体系，相应的档案价值也得不到发挥。

1.2 管理体系建设不完善

完善的管理体系是科技档案管理工作的有力支撑，就国内大部分企业来说，针对科技档案的管理体系和规章制度还不够完善，甚至个别企业内部的科技档案管理存在盲目性和随意性。同时，对于科技档案管理的监督机制也参差不齐，共享机制不够完善，使得各个信息数据之间存在壁垒，科技档案的数据存在许多欠缺。

1.3 档案利用率不高

通常情况下，科技档案和其他的档案资料一起由专门的档案管理部门负责，而受到多方面因素的影响，使得档案管理部门更加侧重于开展保管工作，忽视了利用工作，严重制约了科技档案的价值发挥。与此同时，档案管理部门在收集、整理、归档等各个环节开展的工作也不够顺利，各个部门之间的交流沟通不畅，档案信息存在一定的缺损、失真、不规范等现象，科技档案管理水平不高，进而影响到了档案利用率。此外，还存在科技档案内容科技含量低的问题，也使得档案的利用水平久久不能提升。个别企业在内部没有打造共享的科技档案平台，档案的收集和管理是一个单向通道，除了档案管理部门，其他人很少能获知档案信息。虽然科技工作人员是应用科技档案资料的主要对象，但是由于科技工作人员的综合素质参差不齐，很少有人积极的将档案和实践工作有效对接，无法发挥科技档案的指导作用[1]。

1.4 信息安全程度不足

科技档案作为科研部门的重要信息资源，其具有较高的应用价值，且包含了各项专利或独有的信息数据，一旦损坏或泄露将造成难以估量的损失。基于信息技术的背景之下，科技档案管理部门也应当借助先进的技术，提升科技档案保管的安全程度，确保其在开放的互联网环境下，拥有完善的防护体系。一方面，档案管理部门应定期对电脑等杀毒，针对存在的病毒、潜在隐患等采取制止消除措施。另一方面，对各个档案资料进行备份，制定应急方案，一旦发生突发信息安全事件，能够采取补救措施，有效的避免损害范围的持续扩大。

2 新形势下科技档案管理模式的创新策略

2.1 充分贯彻企业战略发展理念

科技档案管理活动应当全面纳入企业的内部生产活动中，将管理方案和企业战略发展相融合，由此全面提升科技档案的管理水平，为其价值的发挥做好铺垫。由于科技档案本身就要给科技创新活动提供技术信息支持，因此，企业还需要在原有的基础上完善信息资源管理体系，通过数据库的构建和应用，将科技档案管理纳入企业发展的整体规划之中，切实从多个角度提升企业内部人员对科技档案管理的重视程度。在实际的操作过程中，企业需要定期对科技档案管理部门召开会议，就管理工作中存在的不足和问题加以分析探讨，真正将科技档案管理上升到战略层面，制定各项改进优化措施，提升各个部门之间的协调程度，最终确保科技档案管理能够得到持续化改善。

2.2 全面完善科技档案管理体系

科技档案管理属于一项较为特殊的管理活动，企业必须要积极引起重视，并全面完善科技档案管理体系，结合市场动态变化以及企业战略发展目标，动态化的调整和优化。借助信息技术，构建多元化的管理方法，例如推行办公自动化等，促进科技档案管理全面进入信息化、智能化，由此大大提升科技档案管理水平。与此同时，企业还要进一步细化管理机制，明确各项条例和规章制度，用严谨的体系约束档案工作人员。从科技档案的形成、积累、分类、归档、保管、调用等各个方面，实施多元化的控制和分析，形成精细化的控制体系。此外，各个企业还要加强对科技档案管理工作的监督，构建独有的质量控制措施，将各项职责落实到人头，制定奖惩机制，进而切实提升监督质量，督促科技档案管理的进一步优化[2]。

2.3 提升科技档案利用率

科技档案资料中涵盖了重要的信息数据，其对于科研事业发展具有关键的指导意义，对于企业来说属于无形资产，是不可忽视的一部分。如果科技档案得不到有效的开发和利用，那么其形成和管理无疑是没有价值的，也无法推动企业的科研事业进一步壮大。所以，档案管理部门必须要做好科技档案资料的开发和利用，具体来说，一方面要确保科技档案资料的规范性，注重全引目录的准确性和易查性，这样相关工作人员就能够在搜索框中输入关键词，及时的调取需要的资料。另一方面，档案管理人员要深层次的挖掘科技资料的价值，保障文献编研工作的质量，应用信息技术在缩短工作人员工作量的基础上，规范档案资料，显著提升工作效率。企业有必要构建档案管理系统，要求各个部门在每一次收集整理了资料后，及时上传到系统中，方便档案管理部门进一步完善，也方便后续相关人员的调取使用。

2.4 强化信息安全防护水平

新形势背景下，科技档案管理部门必须要强化信息安全防护水平，从物理防护和信息技术层面着手，持续提升科技档案资料的保密性。首先，针对实体档案，可以采取驱虫保护法、装帧保护法等，避免资料受到虫蛀、潮湿等影响腐烂，确保实体科技档案保存时间更长，不会损坏或失真。在档案管理部门装置多个监控仪器，又不同的人保管资料库的钥匙。其次，应用数据安全技术、网络安全技术构建档案管理平台，对每一类档案及时的上传备份，设置独立的密码，避免其他人员随意登录。最后，定期对档案管理系统的维护，通过杀毒等方式，对系统可能存在的漏洞进行测试，进而修复完善。注重查缺补漏，第一时间完善相关资料并加密处理，制定突发事件应对措施，使得科技档案保护持续有效[3]。