基于公共服务的人事档案管理体制研究

贾 茹

（中共秦皇岛市海港区委统战部，河北 秦皇岛 066000）

干部人事档案管理工作是公共信息服务的不可缺少组成部分，是人事制度全面推行的硕果。由于干部档案工作滞后于人事改革，现行的人事档案规章制度，管理体制和社会认识不适应人事制度的更换和改变，行政档案管理和工作形式受到了严峻的考验。本文提出了建立面向公共服务的干部人事管理体系的新方向。

1 建立公共服务干部人事档案的新理念

1.1 以人为本的管理理念

干部人事档案属于公民享有并进行管理的财产。中央档案馆馆长也提出干部人事档案的管理应当遵循以人为本的管理原则。首先，我们对待干部人事档案管理理念需要转变，从重视档案而轻视人的管理理念转变为档案和档案管理人一样重视；其次，我们需要改变对重视组织而忽视个人的看法。我们既要重视组织，也要重视个人，要树立既要为个人服务，要树立为社会大众服务、以人为本的新观念。

干部人事档案管理从计划经济时代建立以来，以强调档案相对人的政治鉴定和基本情况审查而建立的封闭档案管理制度，以稳定性和保密性为先，一般是不允许档案相对人或者档案相对人的亲属查阅利用自己的档案信息的。但是从新公共服务理念的角度来看，现代社会我们应该更加尊重公民权利，包括对自己档案信息的知情权，在保证个人隐私信息不被违法利用的情况下，充分发挥档案信息的巨大作用，提高社会管理效能。从我国本身来讲，党中央早就提出了让权力在阳光下运行的政策理念，政府也不断在政务公开、阳光政府方面不断努力转变，我国的法治建设也越来越侧重于公民权利的保障，所以我国的干部人事档案制度也应当适度借鉴国外的干部人事档案管理理念，并结合我国的实际情况，树立一种全新的干部人事档案管理的指导思想，即以人为本的干部人事档案的管理思想。

1.2 动态管理与服务理念

目前，干部人事档案内容多年来没有发生大的变化，特别是在干部的人事关系和政治状况上。关于工作人员的业务能力和个人信用的信息很少，难以第一时间系统全面地报告所有的情况。而干部和人才各方面都有突出的贡献或才能，但干部人事档案中很难看到相关材料或其他个性化材料，干部人事档案要全方位、系统化、动态地了解和反映干部的职业发展和具体情况。表现出个人优势和特点，反映出自己工作中的欠缺。提高干部的管理和专业水平，促进干部的职业发展。因此，有必要建立实时动态人事档案管理机制。同时，通过采集静态数据，采集不同的网络数据和电子信息，生成电子文档，并遵循一定的顺序确定程序。所有目录都可以链接到相应的电子文档。文件材料真实系统，彰显时代特点。干部人事档案管理一方面有利于社会发展，另一方面有利于社会的普遍利益。档案管理不是临时性的工作，它的有效性不会随着时间的流逝而磨灭。我们必须采取积极主动的办法，推动档案管理制度和服务的转变。

1.3 以用户为中心的服务信念

1.3.1 为干部服务

干部人事档案管理的最终目标就是为干部成长提供公共信息。所以从新公共服务所提出以公共服务为目标的理念来讲，档案管理必须从干部的角度出发，从档案相对人的角度发现干部人事档案中所存在的问题，从具体内容、形式、应用等多个方面来改善干部人事档案管理模式。第一是需要了解档案相对人的需求，他们需要人事档案的什么信息，这些信息对于他们社会生活起到什么作用，掌握他们的需求，再根据需求来提供相应的服务。第二是综合运用信息化网络化平台，借助于网络技术和数据信息化技术，整合教育系统、社保系统、诚信系统等多方面系统资源，形成多渠道多方面的干部人事档案服务信息模式。第三通过不同渠道宣传干部人事档案服务，让干部对于人事档案的重要性、查询手续、信息服务等方面应知尽知，更好利用人事档案来帮助个人发展。

1.3.2 为社会服务

通过对档案信息的挖掘和统计，结合各部门的要求，结合干部队伍的情况，预测人才需求的方向和数量，合理安排人才引进和配置，与今后的发展目标相结合，参考干部等级、职称结构等可以整理和制定相应的培育计划，提高干部综合能力。

同时，要最大限度地利用高层次人才档案，创造人才库，吸引更多的杰出人才。此外，将管理人员的人事档案变成各种形式的信息产品、采集、整理、研究、汇总等，有利于整个城市适当匹配人才供需。向政府提供关于人才引进的背景资料，以便使社会各阶层更好地理解和关注人才的分配，并更好地体现社会和经济效益。

2 建立干部人事档案管理模式创新机制

首先，要改变传统人事档案采集方式和现有档案内容“十大类”。加强关于干部状况的信息收集工作。需要客观对履历、职务、专业能力、技术能力和管理贡献等方面进行评估，并对人才管理进行分类。改进档案系统，特别是人事部门的组织。建立管理体系，并争取得到其他职能部门的支持，鼓励所有部门材料归档的 正轨程序。建立信息系统，改变按照规则和特点定期收集数据的方法。形成周期与不规则的结合；集中收集大量材料，定期监测偶然的数据，恢复不足的数据和数据采集通道的实用性。

同时，根据今后干部人事档案发展情况，扩展人事档案的采集，与各部门建立了积极的链接，尽早收集各类档案，让档案资源持续上升，让档案材料越来越多，确保人事档案不是残缺的。与此同时，干部人事档案管理人员应第一时间对不足的资料加以登记，并要求相关部门对文件信息的规整性加以保证，要把服务基础做好，强化各职能部门档案信息采集管理人员的档案保管意识。要将法律法规相衔接，充分捕捉档案管理过程，更新理念。要设立人事档案专项资金，专门设立库房和出入室，并配备相关封库等设备，让档案管理不成为无源之水。确保有一定水平的培训资金用于人员和人事记录的管理，有利于提升各单位的管理水平和工作成效。

3 建立电子信息数据库

传统的人事档案管理方式，无法及时更进信息材料，也正确地呈现个人信息内容。档案管理和日常使用不够严格，档案往往脱离实际，这说明传统档案管理的效率不足以跟上现状。干部人事档案管理工作需要进一步发展电子信息结构。

首先，使档案内容管理计算机化，改变手动管理方式，改用现代科技，利用计算机、复印机等设备，用科技的方式管理档案，创建一个完整的数据库。在挑选和评估过程中，人事部门可以访问简历，通过数据库系统评估，以满足要求的查找、提取和打印。

其次，改变干部人事档案现有的孤岛局面，利用网络信息平台，协调学校、医院、银行、社保等部门，建立多方面全系统的电子数据信息平台，对数据种类加以规范，让各类网络信息系统的兼容性和多信息源的采集得以实现，把最新信息提供给相关管理者和部门，让归档信息更加及时和准确。把网上客户服务系统建立起来，让客户可以直接在网上查找，把干部人事档案的公共服务作用更好地发挥出来。同时加强网络信息监管，避免个人信息网络盗取等恶性事件发生。

此外，还可以充分运用现代高科技技术，建立个人电子档案数据资料库，对人才进行归类，建立管理人才数据库、专业人才数据库等各类个人信息数据库，充分发挥干部人事档案的效益。